O Cadesp é o Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo, mantido pela Sefaz-SP. A consulta pública do Cadesp mostra, de graça e sem login, se uma empresa paulista tem Inscrição Estadual, em que situação ela está e qual é o regime de apuração do ICMS. A busca é feita pelo CNPJ ou pelo número da Inscrição Estadual, no site da Sefaz-SP. É o mesmo destino do link de São Paulo no portal do Sintegra.
Se a sua empresa é de São Paulo e vende produto, o Cadesp é o cadastro que decide se você emite nota com ICMS ou não. Este guia mostra como consultar, o que cada resultado significa e o que fazer quando aparece algo diferente de “ativo”.
O que é o Cadesp
Cadesp é a sigla de Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo. A base legal é a Portaria CAT 92/1998 e o Regulamento do ICMS paulista. Toda empresa que circula mercadoria, presta transporte intermunicipal ou interestadual ou serviço de comunicação no estado precisa estar inscrita nele. A inscrição é o que dá origem à Inscrição Estadual paulista.
O Cadesp tem duas camadas:
- Consulta pública: aberta a qualquer pessoa. Mostra os dados básicos e a situação cadastral. É dela que este artigo trata.
- Área restrita: acessada com certificado digital ou vínculo com a empresa. Serve para alterar dados, acompanhar processos e ver o histórico completo.
Uma confusão comum: ter o CNPJ ativo na Receita Federal não significa ter a Inscrição Estadual ativa no Cadesp. São cadastros diferentes, com regras diferentes. A Receita cuida do CNPJ. A Sefaz-SP cuida da IE. Uma empresa pode estar perfeita num e travada no outro.
Cadesp e Sintegra: qual a relação
O Sintegra é o sistema nacional que integra os cadastros de ICMS de todos os estados. Quando você entra no portal do Sintegra e clica em São Paulo, ele te leva para a consulta pública do Cadesp. Ou seja, “consultar o Sintegra SP” e “consultar o Cadesp” dão no mesmo lugar.
Se a sua dúvida é sobre outro estado, ou sobre o sistema como um todo, a gente explica em Sintegra: o que é e como consultar a Inscrição Estadual.
Como consultar a Inscrição Estadual no Cadesp
O caminho é curto:
- Acesse o portal da Sefaz-SP (portal.fazenda.sp.gov.br), entre em Serviços e clique em Cadesp. Depois, em Consulta Pública. O link direto é o da página cadesp.fazenda.sp.gov.br, tela “Consulta Pública”.
- Escolha o critério de busca. A tela aceita CNPJ ou Inscrição Estadual. Para produtor rural, aceita CPF.
- Digite só os números, sem ponto, barra ou traço.
- Preencha o código de verificação e confirme.
- Leia o resultado.
O resultado da consulta pública traz: razão social, nome fantasia, CNPJ, Inscrição Estadual, endereço do estabelecimento, atividade econômica (CNAE), regime de apuração do ICMS, situação cadastral, a ocorrência ligada a essa situação e a data em que ela começou.
Se você não sabe qual é a Inscrição Estadual e quer achar pelo CNPJ, o caminho é o mesmo da busca acima. Tem um guia só sobre isso em como descobrir a IE pelo CNPJ.
Dois avisos práticos. A página da Sefaz-SP é antiga e às vezes demora para carregar ou cai fora do horário comercial. Se der erro, espere alguns minutos e tente de novo. E a consulta pública mostra a situação do momento. Se precisar comprovar a situação numa data específica, use a certidão, explicada mais abaixo.
O que significa cada situação cadastral no Cadesp
Esta é a parte que mais gera dúvida. O Cadesp mostra a situação e, ao lado, a ocorrência que levou a ela. Os dois campos juntos dizem o que fazer.
Ativo. A Inscrição Estadual está regular. A empresa emite nota com ICMS e opera normalmente.
Suspenso por inatividade presumida. A empresa deixou de entregar obrigações acessórias ao estado (GIA, Declaração do Simples ou STDA-SP). A Sefaz presume que ela parou de funcionar e suspende a inscrição. Você tem 60 dias a partir da publicação do ato de suspensão para entregar o que faltou. Entregando dentro do prazo, a inscrição volta para ativa sozinha, em cerca de 3 dias. Passado o prazo, vira inapta. O roteiro está em como reativar a Inscrição Estadual.
Suspenso preventivamente por não localização. O fiscal foi ao endereço cadastrado e não encontrou a empresa. É a situação mais ligada ao endereço e a que mais pega quem opera remoto ou mudou de sede sem avisar. Se a empresa de fato mudou de endereço, o caminho é comunicar a alteração pela Redesim (evento 209 ou 211), e o pedido de regularização no estado vem junto. MEI faz isso pelo Portal do Empreendedor. Se a empresa não mudou e o fiscal não encontrou ninguém, é sinal de que o endereço cadastrado não tem quem receba a fiscalização. A gente detalha o que fazer em Inscrição Estadual suspensa por não localização.
Inapto (cassado). A suspensão não foi resolvida e o estado cassou a inscrição. Pode ser por inatividade presumida ou por não localização. Aqui muda de patamar: se passaram mais de 15 dias da publicação do ato de cassação, a empresa precisa pedir uma inscrição nova pela Redesim (evento 601), e o número da IE muda. Dentro dos 15 dias, ainda dá para pedir a reativação pelo SIPET. Nota emitida com IE inapta é rejeitada.
Baixado. A inscrição foi encerrada. Se foi você que pediu a baixa, está tudo certo. Se não foi, procure a Sefaz-SP, porque a baixa de ofício também existe. O passo a passo de quem quer encerrar está em como dar baixa na Inscrição Estadual.
Nulo. A inscrição foi anulada, em geral por vício no processo ou fraude. Situação rara, resolvida só com atendimento direto na Sefaz-SP.
Se o que apareceu foi “não habilitado” na hora de emitir a nota, e não no Cadesp, o erro é outro e tem solução própria: Inscrição Estadual não habilitada: como resolver.
Certidão de Situação Cadastral: quando a consulta não basta
A consulta pública é uma tela. Para comprovar a situação da empresa para um banco, um marketplace, um fornecedor ou uma licitação, você precisa de documento. O Cadesp emite a Certidão de Situação Cadastral, gratuita, para qualquer situação do estabelecimento, inclusive baixado.
O caminho: na página do Cadesp, escolha “Certidão de Situação Cadastral”, informe o CNPJ, preencha o código de verificação e confirme. A certidão traz a situação atual e, se houve mais de uma ao longo do tempo, lista todas em ordem cronológica. Para produtor rural, ela só tem dados a partir de 2006.
Se alguém te pediu “prova de inscrição no cadastro de contribuintes do estado”, é dessa certidão que está falando. A gente explica as variações por estado em prova de inscrição no cadastro de contribuinte estadual e em comprovante de Inscrição Estadual online.
Minha empresa não apareceu no Cadesp. É problema?
Depende do que a empresa faz.
Empresa de serviço, tributada pelo ISS, não tem Inscrição Estadual e não aparece no Cadesp. Isso vale para consultoria, agência, desenvolvimento, advocacia, profissional liberal e boa parte dos MEIs. Nesses casos, não aparecer é o normal. A lista completa está em quem é isento de Inscrição Estadual.
Empresa que vende produto, ou presta transporte ou comunicação, e não aparece: aí faltou a inscrição, ou ela foi baixada. Os dois casos têm o mesmo destino, e é um assunto diferente deste artigo. Consultar a IE é o que você fez aqui. Obter a IE em São Paulo é outro processo, com viabilidade, documentação do imóvel e análise da Sefaz. A gente explica do zero em como conseguir Inscrição Estadual em São Paulo.
E se o que está travado é o CNPJ na Receita, e não a IE, o caminho também é outro: como regularizar CNPJ inapto por omissão de declarações.
O endereço é o que mais derruba Inscrição Estadual em São Paulo
Repare que duas das situações da lista acima (suspenso por não localização e inapto por não localização) têm a mesma raiz: a Sefaz-SP foi ao endereço do cadastro e não encontrou a empresa. Em São Paulo a fiscalização de endereço é frequente, sobretudo para quem acabou de abrir, mudou de sede ou trabalha de forma remota.
Para conceder e manter a IE, a Sefaz-SP exige um endereço comercial com documentação do imóvel e com alguém que receba a fiscalização no horário comercial. Endereço residencial dá problema aqui: o imóvel não tem a documentação comercial que a Sefaz pede, a prefeitura pode barrar a atividade no local e a família passa a receber a visita do fisco em casa.
O Endereço Fiscal com Inscrição Estadual da Company Hero existe para isso. É um endereço comercial legalizado em São Paulo, com número de sala, a documentação que a Sefaz exige (IPTU, AVCB, habite-se, permissão de uso) e recepção no horário comercial, mais a gestão das correspondências pelo app. Serve para comércio, e-commerce, dropshipping e qualquer empresa paulista que precise recolher ICMS sem alugar uma sala. Conheça as unidades de Escritório Virtual em São Paulo e, se a sua empresa é de comércio, a página de Endereço Fiscal para Comércio.
Na dúvida entre o plano com e sem Inscrição Estadual, a gente comparou os dois em escritório virtual com ou sem Inscrição Estadual: qual escolher.
Perguntas frequentes sobre o Cadesp
Cadesp e Sintegra SP são a mesma consulta? Na prática, sim. O link de São Paulo no portal do Sintegra leva à consulta pública do Cadesp. O Cadesp é o cadastro; o Sintegra é a porta de entrada nacional.
A consulta do Cadesp é paga ou precisa de login? Não. A consulta pública e a Certidão de Situação Cadastral são gratuitas e não exigem login. Só a área restrita pede certificado digital ou vínculo com a empresa.
O Cadesp mostra se a empresa tem dívida de ICMS? Não. Ele mostra a situação cadastral. Débitos aparecem na certidão negativa de débitos tributários da Sefaz-SP, que é outro documento.
Meu CNPJ está ativo na Receita. Por que a IE aparece suspensa no Cadesp? Porque são cadastros diferentes. A Receita cuida do CNPJ e a Sefaz-SP cuida da Inscrição Estadual. A IE pode ser suspensa por obrigação estadual não entregue ou por não localização, mesmo com o CNPJ em dia.
Quanto tempo leva para a IE voltar a ativa depois que eu regularizo? Se estava suspensa por inatividade presumida e você entregou as obrigações dentro dos 60 dias, cerca de 3 dias, de forma automática. Se já estava inapta há mais de 15 dias, o caminho é inscrição nova, e o prazo depende da análise da Sefaz-SP.
MEI de São Paulo aparece no Cadesp? Só se vender produto. MEI de comércio tem Inscrição Estadual e aparece. MEI de serviço não tem IE. Detalhes em MEI precisa de Inscrição Estadual?.
Leia também
- Sintegra: o que é e como consultar a Inscrição Estadual
- Como conseguir Inscrição Estadual em São Paulo
- Como descobrir a Inscrição Estadual pelo CNPJ
- Inscrição Estadual não habilitada: como resolver
- Como emitir nota fiscal sem Inscrição Estadual
Sua Inscrição Estadual em São Paulo depende de um endereço que a Sefaz encontre
Consultar o Cadesp mostra onde a sua empresa está. Manter a IE ativa depende de um endereço comercial regular, com documentação completa e alguém para receber a fiscalização. A Company Hero oferece Endereço Fiscal com Inscrição Estadual em São Paulo e nas principais cidades do país, com a documentação pronta para o registro e a gestão de correspondências no app. Pode contar com a gente.
