Como regularizar CNPJ inapto por omissão de declarações?

Como regularizar CNPJ inapto por omissão de declarações é uma dúvida muito comum. Este artigo foi feito para você que precisa resolver essa situação.
 Otávio Hoffmann  |      17/10/2022
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Como regularizar CNPJ inapto por omissão de declarações é uma dúvida muito comum. A negligência com as entregas gera mais problemas do que os empresários podem prever. É por isso que, ao verificar que a empresa está com situação cadastral inapta na Receita Federal, logo surge a dúvida sobre o que fazer.

O status “CNPJ inapto” na consulta de situação cadastral de uma empresa indica que seu cadastro junto à Receita Federal não está regular. A preocupação em solucionar esse problema é justificada, já que a irregularidade traz consequências para a empresa, que tem suas atividades prejudicadas, e para as pessoas responsáveis, que podem se endividar sem nem saber.

Entenda o que significa CNPJ inapto

De acordo com a Receita Federal, uma empresa é considerada inapta quando não apresenta demonstrativos e declarações por dois anos consecutivos ou mais.

Segundo o art. 41 da Instrução Normativa RBF n.º1863/2018, as razões para inaptidão são:

  • Não apresentar declarações e demonstrativos obrigatórios por dois exercícios consecutivos;
  • Ser definida como não localizada;
  • Irregularidades em operações de comércio exterior.

Se sua empresa está classificada como inapta, não se desespere. Você pode emitir o comprovante de CNPJ gratuitamente no site da Receita Federal e consultar o campo “Motivo de situação cadastral” para descobrir o que ficou para trás.

O que significa Inaptidão por Omissão na Entrega de Declarações?

A falta de envio das declaração é a razão mais comum para a inaptidão do CNPJ. O

Art. 81. declara que uma empresa poderá ser classificada como inapta, nos termos e condições definidos pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, se deixar de apresentar declarações e demonstrativos em 2 exercícios consecutivos.

A justificativa de “omissão de declarações e demonstrativos obrigatórios”, aparece nos históricos quando o empresário deixa de apresentar alguns dos seguintes documentos:

  • Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ);
  • Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis);
  • Declaração Única e Simplificada de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DASN);
  • Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual (DASN-Simei);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf);
  • Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
  • Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Atenção:

As declarações exigidas variam para os diferentes tipos de CNPJ. Por exemplo, para o Microempreendedor Individual, conhecido como MEI, a apresentação da DASN-Simei é obrigatória, mas não para os outros formatos.

Quais as consequências de estar com o CNPJ inapto?

Mais cedo ou mais tarde, o documento irregular vai prejudicar as atividades da sua empresa. Aliás, os danos podem ir além, chegando até seu bolso! Uma das possíveis consequências do CNPJ inapto é a responsabilização dos sócios pelos débitos em cobrança da empresa. Você precisará pagar as dívidas da sua empresa.

A participação na abertura de uma nova empresa fica impedida quando o atual está irregular. Outro prejuízo é que o CNPJ inapto pode ser incluído no Cadastro de Informativo de Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Federais (Cadin), impedindo a obtenção da Certidão de Regularidade Fiscal e a contratação de financiamentos públicos.

As notas fiscais e demais documentos emitidos pela empresa são considerados nulos, portanto, é impossível fazer novos pedidos com fornecedores, venda de produtos ou prestação de serviços.

Ainda tem mais! A empresa com CNPJ inapto ainda fica impedida de realizar transações financeiras, como abrir e movimentar contas ou contratar empréstimos, conforme estabelece o art. 46 da IN RFB n.º1863/2018. Muitos prejuízos, não é mesmo? A regularização é a melhor escolha.

Confira a lista de consequências que a inaptidão do CNPJ causa de acordo com a IN RFB nº 1.863, de 2018:

  • Os integrantes do Quadro de Sócios e Administradores não podem entrar em outras empresas.
  • Risco de baixa de ofício da inscrição no CNPJ da entidade.
  • A invalidade da utilização da inscrição para fins cadastrais.
  • Inclusão no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal, o Cadin.
  • Bloqueio da participação de concorrência pública ou contratos que envolvam recursos públicos;
  • Os documentos fiscais podem ficar nulos.

Como fazer a regularização de um cnpj que está inapto por omissão de declaração

  • Descubra quais as declarações omitidas

Só dá para resolver os problemas que você conhece, por isso, é essencial analisar todos os itens que não foram entregues. Utilize o serviço Certidões e Situação Fiscal no Portal e-CAC. Em seguida, preencha as declarações e faça o envio à Receita, pela internet.

Se puder, consulte um profissional da área contábil para fazer o preenchimento e envio das declarações omissas. Isso evita erros e agiliza o processo de regularização. Dê preferência para aqueles que utilizam ferramentas digitais, como a Plataforma de Legalização da Company Hero, assim as etapas serão mais rápidas e com menos chances de erros.

  • Dê entrada no processo de regularização

A regularização das omissões ou da inaptidão é obtida com a entrega de todas as declarações ou escriturações omitidas, conforme previsto na IN RFB nº 1.863, de 2018:

Art. 42.

(...)

1º A pessoa jurídica declarada inapta nos termos do caput pode regularizar sua situação mediante apresentação, por meio da Internet, das declarações e demonstrativos exigidos ou comprovação de sua anterior apresentação na unidade da RFB que a jurisdiciona.

Você deverá resolver todas as omissões na entrega de declarações, tanto as listadas no e-ADE e ainda não decaídas, como as vencidas após a emissão do e-ADE. É importante que não fique nada para trás para que a regularização seja concretizada.

Se a omissão estiver relacionada a incorreções cadastrais, como o erro na indicação da natureza jurídica no CNPJ, o ato de alteração cadastral pertinente para eliminar a omissão precisa ser feito.

O relatório da situação fiscal fica disponível até as 17 horas depois que você dá entrada na regularização. O responsável pelo processo consegue verificar o status por meio da “Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral” no site da Receita Federal Brasileira.

Aqui vai um resumo de como regularizar cnpj inapto por omissão de declarações

  • Acesse o Portal eCAC com os dados da pessoa física responsável pelo CNPJ inapto;
  • Utilize a opção “Alterar perfil de acesso” para acessar o perfil da empresa com situação cadastral inapta;
  • Clique na aba “Consulta pendências situação fiscal”;
  • Vá até a opção “Gerar relatório” para ver a lista de declarações em atraso.

Quer evitar a inaptidão? Mantenha as entregas em ordem

Na maioria das vezes, o atraso nas entregas das declarações é causado pela falta de atenção do empresário. Só que o que parece um simples esquecimento pode prejudicar sua empresa a longo prazo.

Já imaginou estar em contato com um grande fornecedor, perto daquela chance de ouro, mas descobrir que você não pode negociar com ele? Isso acontece com frequência! A empresa inapta não pode cumprir com as suas atividades regulares, pois não é capaz de emitir notas fiscais, realizar operações comerciais ou movimentar contas bancárias.

Se a sua rotina é muito corrida e não sobra tempo para cuidar das obrigações legais, chame um profissional da área contábil para te ajudar. O investimento na gestão da documentação do seu negócio é mínimo perto do trabalho e dos custos para regularizar um CNPJ inapto por omissão de declarações.

Por quanto tempo uma empresa pode ficar inapta?

O limite é de cinco anos. Se a empresa declarada inapta não regularizar sua situação nos cinco exercícios subsequentes, o CNPJ pode ser baixado de ofício, ou seja, extinto.

Antes do fechamento oficial da empresa, a intimação por edital é feita e o responsável tem 60 dias para regularizar o CNPJ, contados a partir da publicação. Você já conferiu há quanto tempo o seu está irregular? Fique esperto!

Como regularizar CNPJ inapto por omissão de declarações em situações específicas

  • Microempreendedor Individual.

Se você é MEI, mas andou omitindo declarações, deverá entregar a Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual (Dasn-Simei) relativo aos períodos em que estiver submetido a esta forma de tributação.

Fique atento: a contagem dos exercícios é feita de acordo com os anos-calendário das declarações omitidas, no caso daquelas com periodicidade anual.

  • Pessoa Jurídica Optante pelo Simples Nacional

O contribuinte omisso deverá preencher o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples – Declaratório , O PGDAS-D, e a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, a DEFIS, mesmo que esteja inativo ou sem débitos a declarar.

  • Pessoa Jurídica Inativa (não optante do MEI ou Simples Nacional)

O contribuinte que esteja em situação de inatividade em algum dos exercícios deve ficar atento para cumprir as obrigações de forma prática, sem deixar os problemas acumularem.

Para o ano-calendário de 2015, o empresário deverá apresentar a Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica – Inativa, a DSPJ-Inativa. O certificado digital não é exigido nesse caso. Para os anos-calendários a partir de 2016, a DCTF relativa ao mês de janeiro com o item “PJ inativa no mês da declaração” selecionado deverá ser enviada.

  • Pessoa Jurídica Ativa sem débitos a declarar na DCTF

Para os anos-calendários a partir de 2015, deverá ser apresentada a DCTF relativa ao mês de janeiro sem declarar débitos. A DCTF que for apresentada indevidamente, sem débitos a declarar, será automaticamente desprezada quando houver indícios de atividade ou de tributos omitidos apurados nas escriturações.

  • Pessoa Jurídica com débitos a declarar na DCTF

O contribuinte omisso com débitos a declarar na DCTF deve ficar atento aos valores dos tributos devidos informados nas escriturações anuais e mensais. O erro nas informações prestadas pode ocasionar a aplicação de multa específica e o lançamento de ofício da obrigação principal.

  • Pessoa Jurídica sujeita à entrega da ECF

O contribuinte omisso com a entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deve ficar atento para que os períodos das escriturações envolvam todos os dias do ano-calendário, desde a data da efetiva abertura do CNPJ até a data da baixa, quando for o caso.

No caso de PJ Sócia Ostensiva, a escrituração de cada Sociedade em Conta de Participação (SCP) deve conter o CNPJ da SCP adequadamente informado no campo correto da escrituração. Cada uma das SCP e a própria PJ Sócia Ostensiva precisam apresentar os períodos cobertos por uma escrituração.

Caso haja inatividade durante todo o ano-calendário, a entrega da DCTF do início de atividade ou de janeiro com o item “PJ inativa no mês da declaração” selecionado dispensa a exigência da ECF no ano correspondente. No entanto, a DCTF com o item “PJ inativa no mês da declaração” não dispensa a entrega da ECF caso, em quaisquer dos meses do ano-calendário respectivo, tenha havido atividade.

  • Pessoa Jurídica sujeita à entrega da EFD-Contribuições

O contribuinte omisso com a entrega da Escrituração Fiscal Digital do PIS/Pasep e da Cofins (EFD-Contribuições) deve ficar atento para que os períodos das escriturações mensais incluam todos os dias do mês em que esteja obrigado à entrega.

Os meses sem fato gerador ou sem débitos apurados devem estar informados na EFD-Contribuições de Dezembro ou de Situação Especial do mês de encerramento, no caso de baixa por incorporação, fusão ou cisão total.

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Otávio Hoffmann
Redator

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