Como regularizar CNPJ inapto por omissão de declarações?

Seu CNPJ está inapto por omissão de declarações? Este conteúdo te explica quais as possíveis casos e como resolver esse tipo de inaptidão.
 Danila Xavier  |      17/10/2022
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Saber como regularizar CNPJ inapto por omissão de declarações é importante para todo mundo que tem um CNPJ. Seja qual for o motivo, a negligência com as entregas ainda é bastante comum. Por isso, ao verificar que a empresa está com situação cadastral inapta na Receita Federal, saber o que fazer pode poupar tempo e gastos.

Uma vez que o CNPJ está inapto, ele está irregular com a Receita. Como consequência, ele pode ser impedido de realizar suas atividades, emitir notas fiscais e até receber multas. Para te ajudar, preparei este conteúdo explicando as possíveis causas de omissão de declarações e um passo a passo para regularizar sua situação.

Acompanhe e saiba mais!

O que significa Inaptidão por Omissão na Entrega de Declarações?

Isso significa que o CNPJ está inapto a atuar porque não entregou alguma declaração obrigatória em até 90 dias contados após o vencimento do prazo estipulado.

Esse aspecto é regido pelo artigo 38 da Instrução Normativa RFB n.º2.119/2022:

Art. 38. Pode ser declarada inapta a inscrição no CNPJ da entidade que:

I - for omissa quanto ao cumprimento de obrigações acessórias, assim considerada aquela que, estando obrigada, deixar de apresentar declarações ou demonstrativos, pelo prazo de, no mínimo, 90 (noventa) dias, contado da data estabelecida pela legislação para sua apresentação;

(...)

Se sua empresa está classificada como inapta, não se desespere. Você pode emitir o comprovante de CNPJ gratuitamente no site da Receita Federal e consultar o campo “Motivo de situação cadastral” para descobrir o que ficou para trás.

Causas comuns para omissão de declaração

A falta de envio das declaração é a razão mais comum para a inaptidão do CNPJ. A justificativa de “omissão de declarações e demonstrativos obrigatórios” aparece nos históricos quando o PJ deixa de apresentar algum(ns) dos seguintes documentos:

  • Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ);
  • Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis);
  • Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
  • Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual (DASN-Simei);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf);
  • Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
  • Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

⚠️ Atenção: as declarações exigidas variam para os diferentes tipos de CNPJ. Por exemplo, para o Microempreendedor Individual, conhecido como MEI, a apresentação da DASN-Simei é obrigatória, mas não para os outros formatos.

Como regularizar CNPJ inapto por omissão de declaração

Se você descobriu que seu CNPJ está inapto porque deixou de entrar alguma declaração obrigatória, este tutorial vai te ajudar a voltar à regularidade. Acompanhe.

1- Descubra quais as declarações omitidas

A primeira coisa a se fazer é conferir o que está pendente para entregar todos os documentos de uma vez. Você deverá entregar tanto aqueles que levaram à inaptidão quanto quaisquer outros que venceram após a alteração da situação cadastral.

Utilize o serviço Certidões e Situação Fiscal no Portal e-CAC para se certificar de qual declaração deve enviar:

  1. Acesse o Portal eCAC com os dados da pessoa física responsável pelo CNPJ inapto;
  2. Utilize a opção “Alterar perfil de acesso” para acessar o perfil da empresa com situação cadastral inapta;
  3. Clique na aba “Consulta pendências situação fiscal”;
  4. Vá até a opção “Gerar relatório” para ver a lista de declarações em atraso.

As causas podem mudar de acordo com a natureza jurídica do seu CNPJ. Veja agora as especificidades de cada uma.

Microempreendedor Individual

Se você é MEI, mas andou omitindo declarações, deverá entregar a Declaração Anual Simplificada do Microempreendedor Individual (Dasn-Simei) relativo aos períodos em que estiver submetido a esta forma de tributação.

👉 Como fazer a Declaração Anual do MEI: passo a passo.

Fique atento: a contagem dos exercícios é feita de acordo com os anos-calendário das declarações omitidas, no caso daquelas com periodicidade anual.

Pessoa Jurídica Optante pelo Simples Nacional

O contribuinte omisso deverá preencher o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples – Declaratório (PGDAS-D) e a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), mesmo que esteja inativo ou sem débitos a declarar.

Pessoa Jurídica Inativa (não optante do MEI ou Simples Nacional)

O contribuinte que esteja em situação de inatividade em algum dos exercícios deve ficar atento para cumprir as obrigações de forma prática, sem deixar os problemas acumularem.

Para o ano-calendário de 2015, o empresário deverá apresentar a Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica – Inativa, a DSPJ-Inativa. O certificado digital não é exigido nesse caso. Para os anos-calendários a partir de 2016, a DCTF relativa ao mês de janeiro com o item “PJ inativa no mês da declaração” selecionado deverá ser enviada.

Pessoa Jurídica Ativa sem débitos a declarar na DCTF

Para os anos-calendários a partir de 2015, deverá ser apresentada a DCTF relativa ao mês de janeiro sem declarar débitos. A DCTF que for apresentada indevidamente, sem débitos a declarar, será automaticamente desprezada quando houver indícios de atividade ou de tributos omitidos apurados nas escriturações.

Pessoa Jurídica com débitos a declarar na DCTF

O contribuinte omisso com débitos a declarar na DCTF deve ficar atento aos valores dos tributos devidos informados nas escriturações anuais e mensais. O erro nas informações prestadas pode ocasionar a aplicação de multa específica e o lançamento de ofício da obrigação principal.

Pessoa Jurídica sujeita à entrega da ECF

O contribuinte omisso com a entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deve ficar atento para que os períodos das escriturações envolvam todos os dias do ano-calendário, desde a data da efetiva abertura do CNPJ até a data da baixa, quando for o caso.

No caso de PJ Sócia Ostensiva, a escrituração de cada Sociedade em Conta de Participação (SCP) deve conter o CNPJ da SCP adequadamente informado no campo correto da escrituração. Cada uma das SCP e a própria PJ Sócia Ostensiva precisam apresentar os períodos cobertos por uma escrituração.

Caso haja inatividade durante todo o ano-calendário, a entrega da DCTF do início de atividade ou de janeiro com o item “PJ inativa no mês da declaração” selecionado dispensa a exigência da ECF no ano correspondente. No entanto, a DCTF com o item “PJ inativa no mês da declaração” não dispensa a entrega da ECF caso tenha havido atividade em quaisquer dos meses do ano-calendário respectivo.

Pessoa Jurídica sujeita à entrega da EFD-Contribuições

O contribuinte omisso com a entrega da Escrituração Fiscal Digital do PIS/Pasep e da Cofins (EFD-Contribuições) deve ficar atento para que os períodos das escriturações mensais incluam todos os dias do mês em que esteja obrigado à entrega.

Os meses sem fato gerador ou sem débitos apurados devem estar informados na EFD-Contribuições de Dezembro ou de Situação Especial do mês de encerramento, no caso de baixa por incorporação, fusão ou cisão total.

2- Entregue as declarações pendentes

Em seguida, preencha as declarações em atraso e faça o envio à Receita, pela internet. Se puder, consulte um profissional contábil para preencher e enviar as declarações omissas. Isso evita erros e agiliza o processo de regularização.

3- Dê entrada no processo de regularização

A regularização das omissões ou da inaptidão é obtida com a entrega de todas as declarações ou escriturações omitidas, conforme previsto na Instrução Normativa RFB nº 1.863, de 2018:

Art. 42.

(...)

1º A pessoa jurídica declarada inapta nos termos do caput pode regularizar sua situação mediante apresentação, por meio da Internet, das declarações e demonstrativos exigidos ou comprovação de sua anterior apresentação na unidade da RFB que a jurisdiciona.

Você deverá resolver todas as omissões na entrega de declarações, tanto as listadas no e-ADE e ainda não decaídas, como as vencidas após a emissão do e-ADE. É importante que não fique nada para trás para que a regularização seja concretizada.

Se a omissão estiver relacionada a incorreções cadastrais, como o erro na indicação da natureza jurídica no CNPJ, o ato de alteração cadastral pertinente para eliminar a omissão precisa ser feito.

O relatório da situação fiscal fica disponível até as 17 horas depois que você dá entrada na regularização. O responsável pelo processo consegue verificar o status por meio da “Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral” no site da Receita Federal Brasileira.

O que acontece quando o CNPJ está inapto?

Confira um resumo das consequências da inaptidão do CNPJ de acordo com a IN RFB nº 2.119 de 2022:

  • os integrantes do Quadro de Sócios e Administradores não podem entrar em outras empresas;
  • risco de baixa de ofício da inscrição no CNPJ da entidade;
  • invalidade da utilização da inscrição para fins cadastrais;
  • possível responsabilização dos sócios sobre os débitos da empresa;
  • Inclusão no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal, o Cadin;
  • Bloqueio da participação de concorrência pública ou contratos que envolvam recursos públicos;
  • os documentos fiscais podem ficar nulos ou inidôneos.

Agora, para esclarecer o impacto dessas consequências no seu dia a dia, vou explicar algumas delas com mais detalhes. A primeira é a responsabilização dos sócios pelos débitos da empresa. Isso significa que você poderá ter que pagar as dívidas da sua empresa com seus recursos pessoais.

Outro prejuízo é a inclusão do CNPJ no Cadastro de Informativo de Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Federais (Cadin). Isso impede a obtenção da Certidão de Regularidade Fiscal e a contratação de financiamentos públicos.

A anulação das notas fiscais e demais documentos emitidos pela empresa também é muito prejudicial. A partir disso, é impossível fazer novos pedidos com fornecedores, venda de produtos ou prestação de serviços.

Mantenha as entregas em dia para evitar a inaptidão

Na maioria das vezes, o atraso nas entregas das declarações é causado pela falta de atenção do PJ. Só que o que parece um simples esquecimento pode prejudicar seu negócio a longo prazo.

Já imaginou estar em contato com um grande fornecedor, perto daquela chance de ouro, mas descobrir que você não pode negociar com ele? Isso acontece com frequência! O CNPJ inapto não pode cumprir com as suas atividades regulares, pois não é capaz de emitir notas fiscais, realizar operações comerciais ou movimentar contas bancárias.

Se a sua rotina é muito corrida e não sobra tempo para cuidar das obrigações legais, chame um profissional da área contábil para te ajudar. O investimento na gestão da documentação do seu negócio é mínimo perto do trabalho e dos custos para regularizar um CNPJ inapto por omissão de declarações.

Por quanto tempo uma empresa pode ficar inapta?

O limite é de 5 anos. Se a empresa declarada inapta não regularizar sua situação nos cinco exercícios subsequentes, o CNPJ pode ser baixado de ofício, ou seja, extinto.

Antes do fechamento oficial da empresa, a intimação por edital é feita e o responsável tem 60 dias para regularizar o CNPJ, contados a partir da publicação.

Procurar um profissional que atua com serviço paralegal pode facilitar sua vida. Ele te ajudará a regularizar seu CNPJ sem muitas confusões.

Entendeu como regularizar CNPJ inapto por omissão de declarações? Aproveite que está por aqui e entenda também como regularizar CNPJ em atraso! Precaução nunca é demais!

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Danila Xavier
Especialista em Ciências Contábeis, a Danila compõe a equipe de Legalização da Hero, ajudando clientes com demandas de Direito Tributário, Direito Empresarial, Legalização de CNPJs e Registro de Marcas todos os dias.

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