Alteração Contratual: o que é e quando é necessário

Toda mudança nos dados cadastrais de uma empresa deve ser feita através de alteração contratual. Precisa alterar seu CNPJ?
 Otávio Hoffmann  |      14/06/2022
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Está pensando em mudar algum dado oficial de sua empresa? Então você vai precisar de uma alteração contratual. Entenda o que é isso e quando é necessário neste artigo!

Você sabia? Toda e qualquer mudança necessária nos dados cadastrais de sua empresa, para ser considerada oficial e valer para os órgãos públicos, deve ser consolidada através de uma alteração contratual.

Troca de endereço fiscal, uma nova atividade econômica, entrada ou saída de um novo sócio, transição de MEI para ME e diversas outras situações vão exigir alteração contratual, seja você empresário ou contador.

O artigo de hoje serve para todos: contadores que trabalham com processos desse tipo, ou empreendedores que estão em vias de alterar o CNPJ e querem se informar mais antes de efetivar a mudança.

Então eu te convido a seguir com a gente e ler o artigo até o final para aprender todos os detalhes sobre alteração contratual e ampliar seus conhecimentos.

Vem com a gente!

O que é alteração contratual?

Se você me pedisse para definir o que é alteração contratual em apenas uma frase, eu diria: alteração contratual é a atualização dos dados cadastrais da empresa.

Mas, claro, você não se contentaria só com isso. Então aqui vai uma resposta mais completa: pense no ato da alteração do CNPJ como um processo quase idêntico à abertura da empresa que você possui.

Lembra como foi? Idas e vindas à Junta Comercial, união de muitos documentos, assinaturas, reuniões com um contador de sua confiança… A alteração contratual é muito parecida com tudo isso, mas serve para atualizar só algum ponto específico do CNPJ já consolidado - e não ter que fazer todo o processo desde o início.

Ainda assim, os custos - de tempo e de dinheiro - podem se aproximar bastante dos envolvidos na abertura da empresa, pois a alteração contratual também passa pelas mãos dos mesmos órgãos públicos e pela já conhecida burocracia brasileira.

A menos que, claro, você conte com o auxílio de um escritório de contabilidade que faça uso de softwares e agreguem tecnologia para agilizar os processos de legalização de empresas. Nestes casos, o vento pode virar a seu favor.

É preciso fazer alteração no nº do CNPJ também?

Essa é uma dúvida comum e bastante pertinente, mas a resposta simples é não. O número do seu CNPJ não sofre alteração quando há alteração contratual, isto é, nos dados da empresa.

Tal qual seu CPF, por exemplo, o número é o mesmo para sempre, mesmo que você acrescente novos dados ou altere os dados da empresa. A geração de um novo número é só para o caso da constituição de uma nova empresa, é claro!

Quais os tipos de alteração mais comuns?

Alguns tipos de alteração contratual são mais comuns e já conhecidos por contadores e também pelos órgãos públicos. Veja quais são eles:

  • Endereço no mesmo município ou entre estados
  • Atividade econômica (CNAE)
  • Quadro societário
  • Aumento de capital e cláusulas contratuais
  • Enquadramento da empresa (Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido)
  • Transformação do tipo jurídico (transição MEI para ME, LTDA, etc.)

Embora raros, também existem casos de correção na informação cadastral da empresa, no ato de sua constituição. Isso ocorre quando empreendedor e contador preenchem algum dado com erros de digitação, por exemplo.

Ao passarem despercebidos pela Receita Federal, Junta Comercial e pelos próprios envolvidos no preenchimento destes dados, a alteração contratual acaba sendo necessária, gerando um custo desnecessário a todos.

É uma dor de cabeça que também pode ser evitada quando a contabilidade conta com processos bem definidos e utiliza a tecnologia para gerenciar processos paralegais, onde há revisão dos formulários para evitar possíveis erros.

Resumindo: sempre que você tiver um dos casos acima prestes a ocorrer em sua empresa, corra para conversar com um profissional contábil e comece o planejamento, para ver quais documentos são necessários e não correr o risco de operar com irregularidade e sofrer sanções fiscais.

Trocando em miúdos: o que significa cada alteração da lista?

Vamos lá, caro leitor ou leitora! Como você pode estar em vias de fazer alguma das alterações que listamos acima, achamos importante detalhar três delas:

  • Mudança de razão social com o mesmo CNPJ
  • Alteração de endereço
  • Alteração da atividade da empresa

Assim, você já chega com mais preparo para conversar com seu contador. Ou, em outros casos, pode se dar conta de que logo mais à frente alguma mudança neste sentido pode ocorrer com sua empresa e começar a se preparar desde já.

Mudança de Razão Social com o mesmo CNPJ

A alteração da Razão Social pode ser feita mantendo o mesmo número de CNPJ, sem problemas. Lembrando que essa alteração é uma mudança no nome da empresa. Por exemplo, se sua empresa fosse mudar de “Ricardo Transportes LTDA” para “Ricardo Transportes e Turismo LTDA”.

Atenção #1: Ah! Salientando que a Razão Social é diferente do nome fantasia, certo?! A Razão Social é o nome que vai lá no seu cartão CNPJ e possui, no final, o tipo de empresa que seu CNPJ está enquadrado. O nome fantasia não é alterado de forma conjunta, ele é o nome de “fachada” da sua empresa.

Atenção #2: A última observação sobre a alteração desse tipo é que junto com o CNPJ é preciso alterar todos os materiais gráficos, carimbos e outros documentos oficiais que por ventura estejam em circulação.

Alteração do endereço no mesmo município ou entre estados

Essa alteração contratual pode ser necessária quando seu endereço fiscal está sendo alterado. Isso pode ser porque você tem o CNPJ registrado em casa e vai se mudar, ou porque sua empresa vai para um ponto comercial fixo na cidade.

Algumas pessoas mudam de endereço entre estados para terem benefícios fiscais também. Como você pode imaginar, o primeiro caso é mais simples, já que envolve menos órgãos oficiais e menos burocracia. Quando se trata de alteração de endereço fiscal entre estados, a complexidade é maior.

Para evitar a troca de endereço fiscal - e consequente alteração contratual - você pode optar pela contratação de um escritório virtual. Sabe como funciona? É um endereço fiscal virtual, onde você registra o CNPJ de sua empresa.

Ele proporciona, junto com o endereço fiscal, a gestão de suas correspondências, além da permissão para que você explore o endereço comercialmente - escritórios virtuais são uma excelente alternativa para te ajudar a conquistar mais clientes!

👉Sugestão de leitura: O que é escritório virtual? Entenda como funciona, como abrir e o que ele faz pela sua empresa

💡 Aqui na Hero, os contadores possuem benefícios ao indicar um escritório virtual para seus clientes. Consulte nossos especialistas para saber mais.

Alteração de atividade econômica

No momento da constituição de sua empresa, você e seu contador definiram a atividade primária e, em alguns casos, as atividades secundárias que você iria desempenhar. As atividades econômicas, chamadas de CNAE, podem sofrer alterações durante o curso da história de sua empresa.

Você pode trabalhar com conserto de equipamentos eletrônicos e, futuramente, começar a comercializar peças, por exemplo. Neste caso, sua empresa vai precisar fazer uma alteração contratual para incluir esta nova atividade econômica.

Quanto custa um processo de alteração de CNPJ?

Como você deve imaginar, cada caso de alteração possui uma complexidade diferente, pois envolve órgãos públicos diferentes.

Por isso, determinar quanto custa uma alteração de CNPJ é muito impreciso. Seria preciosismo de minha parte. Isso vai variar da complexidade do processo, de quais órgãos deverão ser acionados.

No caso do empreendedor, envolverá ainda o custo do honorário do contador - se é um profissional novo na história da empresa ou se ele vai incorporar o custo nos honorários já trabalhados.

Lembrando que além da “mão de obra”, existem as taxas cobradas pela Junta Comercial, Receita Federal, etc, que geralmente são repassadas ao dono da empresa e seus sócios.

Precisa de contador para alterar o contrato da empresa?

Bom, se você é contador, eu já imagino a sua resposta para essa pergunta e aposto que vai concordar com a resposta que virá a seguir.

Mas, caso o seu negócio aqui seja empreender, saiba que a alteração contratual tem bem mais chances de dar certo quando feita em conjunto a um profissional contábil de sua confiança.

Isso porque são vários os cadastros e as entradas em órgãos públicos - como quando você abriu seu CNPJ, lembra?! Então, nossa recomendação é que você contrate um contador para fazer a alteração contratual de sua empresa, sim.

O que o contador pode fazer para melhorar o processo de alteração contratual

Bom, se você e seu contador devem ser parceiros durante toda a vida de sua empresa, essa parceria tem que ser ainda mais próxima em momentos como este, de alteração do CNPJ.

Antes de falarmos das etapas do processo de alteração de CNPJ, deixa eu contar um pouco como esse processo pode ser mais rápido e previsível para todos os envolvidos.

Algumas linhas acima falei da necessidade de, hoje em dia, os escritórios de contabilidade contarem com a tecnologia para conseguirem oferecer mais transparência e agilidade aos processos de seus clientes.

Aqui na Company Hero, nós oferecemos uma Plataforma de Legalização para que contadores e advogados possam gerir os processos paralegais de seus clientes, como abertura de CNPJ e alteração contratual.

Resumidamente… Como funciona a Plataforma?

Bem, através dela o profissional pode abrir processos de alteração de CNPJ, preenchendo os formulários sobre a empresa do cliente. Depois disso, é só deixar que os especialistas da Hero cuidem de cada etapa nos órgãos públicos e, com isso, ele pode se ocupar de

ajudar você em outros aspectos importantes da empresa, como planejamento fiscal, etc.

Ah! E ele também pode acompanhar cada etapa da evolução do processo de alteração contratual através da Plataforma. É bem prático mesmo! Confere só esse vídeo aqui, que explica em detalhes como ela funciona. Se você é contador, vai amar saber disso!

E se você não é, envie para seu contador e conte da novidade. Se todo mundo espalhar, a tecnologia chega mais longe e mais rápido ainda!

Para que você tenha uma noção de como a Plataforma de Legalização da Company Hero pode ajudar, é só dar uma olhadinha na quantidade de etapas que uma alteração contratual precisa passar logo abaixo!

Conheça cada etapa do processo de alteração do CNPJ

Reunimos abaixo as etapas mais importantes no processo de alteração contratual de uma empresa, com o objetivo de dar mais previsibilidade ao que você deve encarar, se for o seu caso.

Por isso, pegue papel e caneta e anote, que é uma parte muito importante do nosso conteúdo!

Alinhamento entre contador e cliente

Obviamente, o primeiro passo é o alinhamento entre empreendedor e contador. Vocês devem se sentar para definir o que realmente será preciso alterar no CNPJ - lembra da lista que montamos neste artigo? Utilize-a!

Pode ser uma reunião presencial ou virtual, tudo bem. O importante é que o alinhamento seja feito integralmente. Nessas horas, o contador precisa saber de todos os detalhes sobre o que será alterado e os motivos para isso.

Da parte do empreendedor, é importante tirar dúvidas e questionar prazos e preços. Muitas vezes as mudanças têm como consequência impostos a mais para pagar, além das taxas do processo de fato.

Processo de viabilidade na Junta Comercial

Algumas prefeituras exigem uma consulta de viabilidade antes que a alteração seja efetivada. Ela serve para dar mais segurança ao entrar com o pedido e evita uma sobrecarga da Junta Comercial com processos que posteriormente serão indeferidos.

A dica é verificar a legislação do município para saber antecipadamente se a mudança e a atividade econômica é realmente permitida.

Elaboração do novo documento

Essa é outra etapa muito importante. É o momento de coletar as assinaturas dos responsáveis pela empresa, se houver mais de um sócio.

O documento pode ser elaborado diretamente pelo contador ou em conjunto com ele, com as informações dadas na reunião de alinhamento. Depois disso, os responsáveis pela empresa devem revisar, para só então avançar à próxima etapa, que é o cadastro nos órgãos competentes de fato.

Cadastro nos órgãos responsáveis

Agora é a hora em que o contador “põe a mão na massa”! Caso não conte com uma Plataforma como a da Company Hero, deverá levar a papelada a cada órgão responsável pela alteração contratual em questão.

Os órgãos responsáveis pela alteração do CNPJ variam conforme necessidade e complexidade do caso.

Veja como proceder em cada um deles:

Receita Federal

Se a alteração contratual envolve mudança nos dados da matriz e filial, interrupção ou retorno das atividades, dentre outros motivos, é preciso informar a Receita Federal. As alterações podem ser feitas diretamente pelo site da Receita.

Através do processo será gerado o DBE (Documento Básico de Entrada do CNPJ), que é o ponto de partida para as demais etapas.

Junta Comercial

Só com o DBE em mãos a alteração do CNPJ será regularizada na Junta Comercial. “Lá vem mais taxas para pagar”, você pode estar pensando. E acertou! Os valores dependem de cada estado e município.

Com o processo na Junta, é preciso esperar a análise para ver se será aceito ou não. Em caso de indeferimento, será necessário corrigir o que houver de erro e entrar novamente.

Caso o pedido seja deferido, você avança à próxima etapa! - Pensou que tinha acabado, né?! Engano seu. Mas estamos quase lá!

Ah! Caso sua empresa tenha Inscrição Estadual, como é o caso das empresas de comércio, o cadastro também deverá ser atualizado na Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz), para que tudo fique regular.

Prefeitura

Chegamos à última etapa! É na Prefeitura que você atualiza a Inscrição Municipal (se empresa de serviço), o alvará de funcionamento e outros documentos que forem necessários.

Órgãos de Classe (quando houver)

Essa é uma etapa que nem sempre é necessária, mas que é bom entender se é seu caso desde já.

Atividades como contabilidade, advocacia, engenharia, dentre outras, exigem que a atualização também seja feita nos órgãos representativos de classe, os Conselhos.

Se este é seu caso, consulte sua entidade de classe para entender quais as exigências e possíveis taxas.

Como o contador pode fugir da burocracia

Bom, com tantas etapas assim é possível se perder, concorda? Por isso que, cada vez mais, os contadores inconformados com a burocracia recorrem à Plataforma de Legalização da Company Hero.

Ninguém mais tem tempo a perder e os empreendedores buscam cada vez mais por profissionais antenados em tecnologia e que se apliquem às atividades consultivas, não só processuais.

Já pensou contar com uma equipe de especialistas cuidando de cada passo da alteração contratual de sua empresa? Fale com nosso time ou peça para seu contador falar com a Hero!

Espero que tenha gostado da leitura. Até a próxima!

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Otávio Hoffmann
Redator

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