Inscrição Estadual: O que é e como conseguir?

Leia o artigo e entenda o que é Inscrição Estadual e se você vai precisar da IE para regularizar sua empresa.
 Otávio Hoffmann  |      03/05/2022
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A Inscrição Estadual (IE) é o registro que toda empresa que comercializa produtos físicos precisa ter. A IE é feita na Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado e serve para que as empresas inscritas contribuam com o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias).

Para as empresas de comércio ou indústrias, a Inscrição Estadual é a forma de se manterem 100% regularizadas e emitirem Nota Fiscal sobre seus produtos ao consumidor final.

O ICMS, imposto muito conhecido de boa parte da população, é a principal fonte de arrecadação dos estados, representando 86% da arrecadação direta das Unidades Federativas (UFs).

Para você entender no detalhe o que é Inscrição Estadual com todas as suas características de detalhes, convido à leitura deste artigo. Você vai ver:

  • Para que serve a Inscrição Estadual;
  • Quem precisa de IE
  • Como abrir empresa com IE
  • Inscrição Estadual para MEI
  • Escritório Virtual com Inscrição Estadual

Quer saber tudo isso e muito mais? Então prepare um café, sente-se confortavelmente e vem com a gente! ☕

O que é Inscrição Estadual

Bom, vamos começar pelo começo. A Inscrição Estadual é uma determinação que serve para todas as empresas que operam comercializando mercadorias físicas e que precisam contribuir com o ICMS. Ela também é necessária para indústrias, empresas de telecomunicação e combustíveis.

Provavelmente você já ouviu falar no ICMS - antes do início do artigo, claro! - e, como falamos na introdução, ele é a principal forma que os estados brasileiros arrecadam.

A IE é, portanto, um cadastro feito pelas empresas de comércio junto à Secretaria da Fazenda onde o CNPJ será constituído, para poderem recolher o ICMS e emitir a Nota Fiscal de Produto (NF-e).

Pense na Inscrição Estadual como um número complementar ao CNPJ da empresa. Com ele, você comprova que está regular e passou pela viabilidade da Junta Comercial. É isso mesmo: empresa com atividade econômica de comércio, sem IE, está irregular.

Se a empresa que você possui - ou vai abrir - não tem um CNAE relacionado a comércio ou indústria, ou é uma empresa de prestação de serviços, então a IE não será necessária. O imposto a ser pago, nessas horas, é o ISS (Imposto Sobre Serviço) que, como você verá mais à frente, “é o ICMS dos municípios”, podemos dizer. O ISS representa o principal imposto das administrações municipais.

A importância do ICMS

Como você percebeu, a Inscrição Estadual existe em função do ICMS. Através da inscrição é que os estados conseguem cobrar de quem precisa pagar o imposto. Mas por que ele tão relevante, você pode estar se perguntando. Bem, o ICMS é tão relevante porque ele incide em tudo o que é comercializado, como gasolina, diesel, bebidas, roupas ou eletrônicos.

Ou seja, o ICMS abrange muita coisa!

Inclusive, muitas discussões polêmicas ocorreram entre o Governo Federal e os governadores, pelo efeito que o ICMS tem nos combustíveis, que sofreram forte alta nos últimos 12 meses.

Só para você compreender, em 2021 a arrecadação de ICMS bateu recorde, com valor de R$ 637 bilhões. O crescimento representou 22,6% em relação a 2020, conforme o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz). Uma das justificativas para tamanha arrecadação foi justamente o aumento dos combustíveis e da energia elétrica.

Bem, se você tem ou terá uma empresa em seu nome, já deve estar por dentro da quantidade de tributos que o país cobra. O ICMS é mais um deles e, para que a cobrança seja feita, a Inscrição Estadual é necessária.

Gosto de usar um raciocínio lógico para explicar a Inscrição Estadual, que você vai gostar. Para entender de uma vez por todas:

Toda empresa que vende mercadoria física precisa pagar ICMS + Para pagar ICMS a empresa precisa ter Inscrição Estadual = A empresa precisa ter Inscrição Estadual.

Agora siga a leitura para entender mais detalhes sobre a IE e como tirá-la!

Para que serve a Inscrição Estadual?

A função da Inscrição Estadual é estritamente tributária, simples assim. É assim que o governo a enxerga. Mesmo os municípios, que possuem outras formas de arrecadação mais importantes, também recebem parte do ICMS - 25% do total arrecadado pelos estados é distribuído aos municípios, conforme critérios de cada governo estadual.

Já para sua empresa, a IE é aliada da emissão de nota fiscal. Sem ela, sua empresa não consegue fazer isso. Lembrando que emitir NF-e traz uma série de vantagens ao seu negócio, além do cumprimento da legislação:

  • Mais credibilidade nas vendas
  • Segurança na prestação de contas
  • Controle financeiro

Isso vale também para empresas de e-commerce, que muitas vezes deixam esse passo para depois. Com a IE é possível conseguir formas melhores de entregar os produtos e estar presentes em marketplaces, como Mercado Livre, Magazine Luiza e outros.

Ao adquirir um produto, pela internet ou não, tudo o que o cliente quer é uma boa experiência. Isso inclui produto de qualidade, bom preço e condições de pagamento, mas também garantias contra defeitos, desistência da compra e ciência da empresa que está confiando. A nota fiscal representa tudo isso, por isso é tão importante fazer a emissão.

É por intermédio da NF-e também que a Receita Federal fiscaliza as entradas e saídas de mercadorias pelas empresas, já que fica tudo registrado. Ao parar uma carga a ser entregue, por exemplo, a fiscalização vai ver as notas fiscais para garantir que não há qualquer irregularidade.

Dica da Hero

Vai abrir sua empresa de comércio? Fale já com seu contador para tirar a Inscrição Estadual e começar a operação 100% regular. Depois disso, sua única preocupação será com a conquista de novos clientes e vender seus produtos, que é a parte mais prazerosa de ter uma empresa!

Quando a Inscrição Estadual é obrigatória?

A resposta curta é: quando a empresa possui atividade econômica relacionada ao comércio, indústria, comunicação ou combustíveis.

Para responder de forma mais completa, eu diria para se atentar ao fato de que, no caso de empresas de comércio, a IE só é obrigatória àquelas que comercializam produtos físicos!

Se você tem produz cursos online, vende álbum de fotos online ou qualquer outro produto virtual, está livre do ICMS e, por consequência, da Inscrição Estadual. Caso contrário, ela será obrigatória!

Empresa de e-commerce precisa de Inscrição Estadual?

Essa é uma dúvida bastante recorrente, pois a cada dia surgem mais empresas de comércio eletrônico e dropshipping. Mas a verdade é que a IE também é obrigatória para empresas de e-commerce, pois elas entregam produtos físicos, independente de terem - ou não - um estoque.

Como muitas pessoas começam seus e-commerces atuando na pessoa física, precisam dar um passo à frente e buscar a regularização da loja virtual, com abertura do CNPJ de comércio e, por consequência, a IE.

Esse passo pode parecer longo em alguns casos, em outros arriscado e complicado demais. Atuar em conformidade com a lei, isto é, com um CNPJ ativo e recolhendo o ICMS, é a forma correta de trabalhar. Se isso parece complicado para você, peça ajuda a um contador. Um bom profissional certamente saberá lhe orientar o melhor caminho a seguir.

Ah, vale destacar: mesmo que a entrega seja feita pelos correios ou por você próprio, ao invés de uma transportadora, você precisa emitir a NF-e e, portanto, precisa ter Inscrição Estadual cadastrada em nome de sua empresa.

Como abrir a sua Inscrição Estadual

Abrir a Inscrição Estadual de sua empresa não é tão complicado. É uma etapa a mais da abertura de um CNPJ, visto que é um cadastro na Secretaria da Fazenda estadual e não na Junta Comercial, como outros processos de legalização de empresas.

Ao definir o CNAE da empresa que você vai abrir, é só já se informar se ele requer Inscrição Estadual. Se não tiver certeza, ligue para a Sefaz do seu estado ou fale com seu contador.

A solicitação da IE deve ser feita assim que o CNPJ sair. Caso contrário, sua empresa ficará inoperante porque você não poderá emitir a Nota Fiscal Eletrônica.

Agora pegue papel e caneta, porque essa parte é importante. O procedimento para abrir a Inscrição Estadual é o seguinte:

  • Procure e acesse o site da SEFAZ de seu estado
  • Acesse a página relacionada a “inscrições” ou “inscrição estadual”
  • Preencha o cadastro com o seguinte:
  • RG
  • CPF
  • CNPJ
  • Comprovante de endereço residencial e empresarial (endereço fiscal)
  • Alvará de funcionamento
  • E-mail válido

Via de regra o procedimento é este. Claro que cada estado pode ter regras específicas para o processo. Por isso, a fim de complementar as informações colocadas aqui, informe-se pelo site da SEFAZ ou busque o atendimento de funcionários da Secretaria. Um profissional contábil também poderá ajudar você.

Posso alterar meu CNPJ com Inscrição Estadual?

Se você já tem empresa constituída com ou sem IE e precisa alterar, acrescentar o cadastro ou situações semelhantes, poderá fazer isso sem grandes percalços.

A alteração do contrato social deve ser feita por um profissional contábil de sua confiança e a alteração na situação da Inscrição Estadual da empresa também é feita pela SEFAZ do estado em que a empresa foi constituída.

Como dar baixa na Inscrição Estadual?

A SEFAZ de seu estado poderá ter regras específicas. Geralmente, a baixa na Inscrição Estadual é feita para encerrar a cobrança de ICMS, quando a empresa deixa de operar ou algo semelhante.

Se este é o seu caso, entre no site da SEFAZ e solicite a baixa da inscrição até o último dia útil do mês para não precisar mais contribuir com o ICMS. Se você for MEI, a baixa da IE deve ser feita diretamente no Portal do Empreendedor.

A Inscrição Estadual possui algum custo?

Não, a Inscrição Estadual é gratuita. A IE é um número de cadastro gerado no estado para fins de cobrança de ICMS e regularização junto à Receita Federal. A solicitação não exige qualquer pagamento extra para efetivação do processo.

Quanto tempo demora para sair a IE?

Como a Inscrição Estadual é solicitada em cada SEFAZ dos estados, o prazo para ser efetivada varia bastante. Em São Paulo, o prazo estipulado é de 15 a 30 dias úteis. O ideal é perguntar a algum agente da SEFAZ - via internet mesmo, ou telefone - do prazo para sair o número e acompanhar pelo sistema qualquer atualização.

Isso porque alguns casos, como quando a empresa possui como sede administrativa um outro endereço - como um escritório virtual - a SEFAZ pode solicitar outras comprovações, o que pode tornar o processo mais lento, pela análise criteriosa.

Qual a diferença entre Inscrição Estadual e Inscrição Municipal?

A essa altura, a diferença entre Inscrição Estadual e Inscrição Municipal já deve estar clara para você, mas não custa tirar esta, que é uma dúvida muito comum.

Uma diz respeito ao município (Inscrição Municipal) e a outra ao estado (Inscrição Estadual), isso já fica claro pelo nome. Enquanto a IE é voltada a empresas que comercializam produtos, a municipal serve para empresas prestadoras de serviços.

👉 Quer saber mais? Leia em nosso blog: O que é Inscrição Municipal e como emitir o comprovante

Quais tipos de empresa devem ter IE

Ao consultar um contador para abrir o CNPJ de sua empresa você determinará - se já não determinou - de qual tipo ela é: MEI, Empresário Individual (EI), LTDA com sociedade ou unipessoal, dentre outros tipos.

Ainda assim, o que vai determinar se sua empresa vai precisar de Inscrição Estadual é a atividade econômica que você vai desempenhar. Caso envolva a circulação de mercadorias físicas, então a IE será necessária.

Mesmo empresas do tipo MEI precisam de Inscrição Estadual, como nós mostraremos a seguir.

MEI também precisa de Inscrição Estadual?

Essa é uma dúvida que permeia muitos dos Microempreendedores Individuais do país, que formam a maioria das empresas abertas no Brasil. A resposta é que sim, MEI também precisa de Inscrição Estadual. No entanto, a forma de cadastrar a empresa com IE é diferente do que foi mostrado até aqui.

Como tirar a Inscrição Estadual de MEI

A inscrição do MEI no estado, para contribuir com o ICMS, é ainda mais simples do que os outros tipos de empresa. Os Microempreendedores Individuais têm cadastro automático da Inscrição Estadual assim que a empresa é aberta com uma atividade econômica de comércio ou indústria.

Como saber se meu MEI tem Inscrição Estadual?

Se você já tem um MEI aberto, mas não sabe se tem Inscrição Estadual, basta acessar o Portal do Empreendedor e consultar seu CNPJ através do número. Se você tiver IE, aparecerá no cartão CNPJ.

Outra forma é acessar o site da Secretaria da Fazenda de seu estado e consultar o CNPJ. Através disso, todas as informações da empresa serão mostradas.

Recomendamos que você salve o comprovante de Inscrição Estadual (se houver) e o cartão CNPJ para consultars posteriores, caso seja necessário.

Como funciona a Inscrição Estadual no DF

O Distrito Federal, por não ser um estado formado como as demais Unidades Federativas, possui regras um pouco diferentes. A primeira está na existência do Cadastro Fiscal do Distrito Federal (CFDF). O CFDF é o CNPJ das empresas abertas na capital do país.

Além disso, o CFDF serve como Inscrição Estadual e Municipal das empresas abertas no Distrito Federal, para contribuírem com o ICMS e o ISS, respectivamente. Toda empresa aberta no DF precisa estar cadastrada no CFDF, incluindo MEI.

Como consultar a IE de uma empresa?

A consulta da Inscrição Estadual de uma empresa deve ser feita pelo sistema SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços).

Veja como fazer a consulta da Inscrição Estadual de uma empresa:

  • Acesse o site do SINTEGRA
  • Clique sobre o Estado que a empresa está cadastrada, por meio do mapa na tela ou da lista à esquerda
  • Insira o número do CNPJ e da Inscrição Estadual

Depois disso, serão exibidas as informações do cadastro.

Como descobrir o número da Inscrição Estadual pelo CNPJ

Se você não tem a Inscrição Estadual também pode fazer a consulta no site do SINTEGRA. Para isso:

  • Acesse o site do SINTEGRA
  • Clique no estado em que a empresa está cadastrada
  • Preencha o número do CNPJ
  • Clique em “pesquisar”

Se a empresa em questão tiver IE, a SEFAZ vai informar o número dela e a condição da inscrição constará como “habilitada”.

Composição do número da IE

Falamos bastante sobre Inscrição Estadual até aqui, mas você saberia identificá-la? No cartão CNPJ da empresa o número fica identificado.

A Inscrição Estadual possui uma sequência lógica de numeração. Ela é composta por nove números, que significam o seguinte:

  • Os 2 primeiros indicam o estado de cadastro
  • Os 6 números subsequentes são os números de inscrição de cada empresa
  • O último dígito é o verificador ou dígito de controle

O que é o CAD ICMS?

Achou que a Inscrição Estadual era a única obrigação das empresas de comércio? Bem, achou errado…

Aqui está mais uma obrigação das empresas que comercializam produtos e que, consequentemente, precisam de Inscrição Estadual: CAD ICMS (Cadastro de Contribuintes do ICMS).

O CAD ICMS é o cadastro que a Secretaria da Fazenda de cada estado mantém com informações gerais sobre todos os contribuintes do ICMS, pessoas físicas ou jurídicas, que operam com circulação de mercadorias.

É obrigação do empreendedor incluir sua empresa no CAD ICMS ao abrir seu CNPJ.

Caso alguma alteração nos dados seja feita ao longo da vida da empresa, ela também deverá ser informada no Cadastro.

Através deste cadastro a Secretaria da Fazenda consegue organizar seus contribuintes conforme a localização e atividades econômicas, regime de recolhimento, natureza jurídica. O CAD ICMS significa o registro formal do negócio junto à SEFAZ.

Como inscrever uma empresa no CAD ICMS

Certamente seu contador saberá lhe auxiliar, mas nós também podemos ajudar. A inscrição junto ao CAD ICMS se dá por meio da Junta Comercial de seu Estado, no cartório ou na Delegacia da Polícia Federal. Ela deve ocorrer somente após a constituição da empresa.

Inscrição Estadual e CAD ICMS são a mesma coisa?

Simplificando a resposta? Não. A IE permite a emissão de Notas Fiscais e garante a contribuição da empresa ao ICMS.

O CAD ICMS é um banco de dados que contempla todas as informações das empresas que possuem Inscrição Estadual.

As duas coisas estão vinculadas, uma precisa da outra, mas são coisas diferentes.

Escritório Virtual com Inscrição Estadual

Você já tem um endereço fiscal para sua empresa com Inscrição Estadual? Caso ainda não tenha definido, sabia que pode contar com um escritório virtual para isso? Muitos empreendedores não sabem, e é uma informação que profissionais contábeis também não têm certeza.

A verdade é que empresas com Inscrição Estadual também podem contar com um Escritório Virtual para alocar seu endereço fiscal e comercial gastando pouco e com muita credibilidade.

Geralmente utilizado por prestadores de serviço como advogados, consultorias e profissionais de TI, o endereço fiscal virtual é uma realidade de muitas empresas, incluindo clientes nossos, aqui na Company Hero.

Quem comercializa produtos também pode aproveitar os benefícios do escritório virtual para o seu negócio. Abrir uma empresa com Inscrição Estadual em um Escritório Virtual recebe atenção especial da Junta Comercial e Secretaria da Fazenda, mas é uma possibilidade real.

O que é endereço escritório virtual

Se você ainda não tem familiaridade com o assunto, saiba que o escritório virtual é uma solução legal para empreendedores que querem economizar nos custos fixos, sem pagar aluguel.

Enquanto sua empresa fica registrada em outro endereço - como os nossos! - você trabalha e se preocupa em vender seus produtos de qualquer lugar do país.

Vantagens de contratar um Escritório Virtual com Inscrição Estadual

  • Endereço Comercial: você pode utilizar o endereço contratado para fins comerciais. Ou seja, divulgar o seu negócio em um endereço de excelente localização nas redes sociais, site e cartão de visitas, etc. Imagina divulgar sua empresa na Av. Paulista ou em Ipanema, no Rio de Janeiro?!
  • Gestão de Correspondências: os clientes do Escritório Virtual da Company Hero contam com um eficiente sistema de gestão de correspondências, onde recebem escaneadas as cartas e contas que chegam em nome da empresa e no nome do proprietário também.

Se você vai abrir um CNPJ com Inscrição Estadual e quer economizar em sua operação, pode contar com o Escritório Virtual para ter mais liberdade, segurança e privacidade na venda de seus produtos.

Escritório Virtual com IE: o que fazer com seu estoque

Empresas de e-commerce buscam cada vez mais pelo escritório virtual, já que não possuem estoque e a viabilidade da Junta Comercial é aprovada sem grandes problemas. Já empreendedores que possuem ou vão precisar de estoque ficam com um pé atrás na hora de buscar um escritório virtual, pelo medo de não conseguirem o alvará de funcionamento.

Saiba que existe solução para isso!

Caso você precise de estoque, o que terá que fazer é informar à SEFAZ e à Junta Comercial que o escritório virtual funcionará somente como sede administrativa e o estoque ficará em outro lugar. Informe onde será localizado o estoque para fins de fiscalização e pronto, as chances de efetivação do endereço fiscal aumentam bastante.

Se tiver dúvidas ou ficar com insegurança, fale com nosso time de especialistas - ou peça para que seu contador fale com a gente. Será um prazer ajudar!

Peça para seu contador falar com a gente, confira nossos endereços disponíveis para empresas com Inscrição Estadual e economize em seu negócio.

Resumo do artigo

Fico feliz por você ter chegado até aqui em nosso artigo! Sei que é muita informação e detalhes para absorver, por isso preparei um resumo dos principais termos que vimos por aqui:

ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

Imposto estadual e que incide em diversos tipos de produtos, de eletrodomésticos a alimentos, bebidas e vestuário. É o principal meio de arrecadação dos estados brasileiros.

Inscrição Estadual

Registro feito na Secretaria da Fazenda de cada estado, para fins de recolhimento de ICMS para empresas que comercializam produtos físicos e para a emissão de notas fiscais.

CFDF - Cadastro Fiscal do Distrito Federal

Substitui o CNPJ das empresas da capital do Brasil e serve tanto como Inscrição Estadual (comércio) como Inscrição Municipal (serviço) das empresas abertas no DF.

Inscrição Municipal

Registro feito junto à Secretaria da Fazenda de cada município, com as empresas prestadoras de serviço, para que elas contribuam com o ISS e emitam notas fiscais.

CAD ICMS

Cadastro feito pelas empresas que possuem Inscrição Estadual para que a SEFAZ mantenha um registro das atividades, localização e natureza jurídica de cada empresa que contribui com o ICMS

ISS - Imposto Sobre Serviço

Principal imposto dos municípios e incide sobre as empresas prestadoras de serviço.

Escritório Virtual

Termo que denomina o aluguel de endereço fiscal e comercial por empresas que buscam economizar e modernizar sua gestão, alocando seu CNPJ em endereços estratégicos. Os CNPJs com Inscrição Estadual também podem contar com esse tipo de serviço.

Se tiver dúvidas sobre qualquer dos assuntos tratados aqui, fale com a gente no chat ou consulte um especialista contábil.

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Otávio Hoffmann
Redator

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