Tudo o que você precisa saber para regularizar seu CNPJ

Regularizar CNPJ é tão importante quanto estar com o CPF em ordem. Te contamos tudo sobre o assunto neste artigo.
 Otávio Hoffmann  |      03/10/2022
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Imagine ficar por alguns meses com seu CPF irregular. Dá um arrepio só de pensar no tanto de problemas que isso vai trazer, não é? Regularizar CNPJ segue a mesma lógica de importância. Se esse documento estiver com restrições, suas movimentações comerciais ficam limitadas.

O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, conhecido por CNPJ, é um número único que identifica uma pessoa jurídica brasileira e outros tipos de arranjo jurídico junto à Receita Federal. Sem ele, uma empresa não pode existir!

A sequência do número do CNPJ é dividida em blocos: a inscrição, que são os primeiros 8 dígitos, a parte que representa se é matriz ou filial e os dois dígitos verificadores. O número que você recebe segue este padrão: XX. XXX. XXX/0001-XX. Por exemplo, o CNPJ aqui da Company Hero é: 20.240.272/0001-76.

Entre todos os documentos de uma empresa, o CNPJ é o mais importante. Somente com ele o empreendedor consegue realizar atividades fundamentais do dia a dia, como emitir notas fiscais, contratar fornecedores e buscar financiamentos. Portanto, regularizar CNPJ é a única maneira de garantir que ele permaneça ativo.

Quando é necessário regularizar CNPJ?

Se você tentar fazer alguma transação empresarial com o CNPJ irregular, é bem provável que surja uma mensagem te avisando sobre o problema. Nesse caso, é importante ir atrás de regularizar CNPJ.

O primeiro passo para colocar tudo em ordem é emitir o Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral no site da Receita Federal. A situação correta que deve constar é a ATIVA. Se o resultado for outro, recomendamos que você converse com um profissional da área contábil, porque é hora de resolver as pendências da sua empresa.

Se quiser, fale com um Hero agora.

Antes de pensar nos processos envolvidos para regularizar CNPJ, vamos entender quais os tipos de situação cadastral empresarial de um CNPJ.

Um CNPJ pode apresentar diferentes status em uma pesquisa de situação cadastral. A partir do seu resultado, você deve ir atrás de regularizar CNPJ, caso sua empresa não esteja ativa.

Viu o relatório e ficou com dúvida? Confira o que cada termo significa.

  • SUSPENSA: é quando a empresa não cumpriu com as obrigações naquele ano, apresentou problemas nos dados entregues à Receita ou está em investigação por possível fraude.
  • INAPTA: aparece após dois anos da situação SUSPENSA, quando a empresa segue irregular e não apresentou as devidas correções.
  • BAIXADA: significa que a empresa está extinta, mediante solicitação ou mediante ação da própria Receita. Isso pode ocorrer após 5 anos sem apresentar as informações à Receita Federal.
  • NULA: representa um CNPJ inválido, porque existem problemas cadastrais em outras instâncias, como uma Inscrição Estadual duplicada.

O CNPJ inapto, ou seja, quando declarações e demonstrativos contábeis não são entregues à Receita Federal no prazo, pode ser regularizado. Em contrapartida, os que estão baixados ou anulados não podem ser alterados mais.

O que pode deixar seu CNPJ irregular?

Seu CNPJ pode ficar irregular por várias razões. Experimente deixar de pagar impostos ou não entregar os documentos obrigatórios para controle da Receita Federal para ver como a situação vai ficar. Aliás, aqui vai um alerta: isso pode ser considerado crime tributário.

Entre os motivos mais comuns para uma empresa ficar irregular estão:

  • Débitos de tributos federais, estaduais ou municipais;
  • Irregularidade em transações no comércio exterior;
  • Omissão de declaração ou demonstrativos;
  • Não reconhecimento de atividade empresarial no endereço do cadastro.

Quando as empresas são acompanhadas por contadores de confiança, esses problemas são raros. Por isso, tenha um profissional experiente com você. Se a sua empresa for MEI, ou seja, Microempreendedor Individual, o acompanhamento contábil não é obrigatório, mas esse auxílio serve para manter o negócio funcionando conforme a legislação vigente.

Quais os problemas de estar com o CNPJ irregular?

Estar com o CNPJ irregular impede as práticas cotidianas da empresa. Por exemplo, somente os negócios ativos podem emitir notas fiscais ou movimentar conta bancária da Pessoa Jurídica. Fora isso, cada vez que você faz alguma movimentação estando irregular, o problema aumenta.

É bem provável que seus fornecedores que atendem Pessoa Jurídica não fechem mais com você se o CNPJ estiver irregular. Além disso, não será possível colocar o nome da empresa em nenhum novo negócio que for fazer, nem mesmo como cliente, pois até nisso o documento influencia.

Manter o CNPJ irregular é como permitir que sua empresa deixe de existir! É comum os empresários se enrolarem, tentando burlar os controles da Receita e sonegando impostos. A grande questão é que os danos vão se acumulando: as dívidas aumentam e o número de dados para justificar também.

Vale a pena fazer um novo CNPJ?

Talvez você queira abrir uma nova empresa para se livrar do documento atual que está irregular. Sem dúvidas, esse seria um caminho mais fácil. Porém, a legislação brasileira não permite isso. Mesmo que o objetivo seja criar um novo CNPJ, vai precisar regularizar o documento anterior.

Se você estiver com débitos da outra empresa no nome, o primeiro passo é regularizar o CNPJ atual, nem que seja para fechar o registro. Depois que você regularizar a situação do documento atual, pode dar baixa e, em seguida, abrir uma nova empresa. Na dúvida, procure um especialista na área contábil.

Que tal falar com um Hero? Atendemos esses casos com frequência e podemos atuar em conjunto com o seu contador.

Quanto tempo leva para regularizar CNPJ?

Como a maioria dos processos administrativos, o período para regularizar CNPJ pode variar. Na verdade, o mais demorado é deixar a documentação toda em dia, porque a partir da entrega das questões que foram levantadas, a Receita costuma liberar o seu documento bem rápido.

O prazo para reativação do CNPJ costuma ser de 24 horas após a análise dos documentos e do pagamento dos débitos. Porém, como tudo vai depender do tipo da causa da irregularidade, o melhor que você pode fazer é contar com o acompanhamento de um profissional da área contábil. Assim será mais fácil se programar.

Quanto custa para regularizar um CNPJ?

Tudo vai depender dos valores em aberto junto à Receita Federal e a outros órgãos públicos. Levante dívidas referentes à documentação encaminhada, mas considere a multa aplicada para entregas fora do prazo, que é de R$ 200.

Dependendo da situação fiscal e do tipo de empresa, o valor pode ser maior ou menor. A boa notícia é que a Receita Federal oferece descontos progressivos de até 50% para pagamentos feitos no prazo de 30 dias. A multa também é variável conforme o enquadramento tributário da empresa.

Você trabalha com a regularização de CNPJ? Conheça a Plataforma de Legalização da Company Hero!

Apesar do processo para regularizar CNPJ ser fácil, ele requer atenção do profissional. Se você atende diferentes empresas, sabe do que estamos falando. Com a Plataforma de Legalização da Company Hero, contadores, advogados e profissionais paralegal têm acesso a uma forma mais ágil e inovadora para abrir, regularizar, encerrar e proteger negócios em todo o Brasil. É o que você precisava para se organizar melhor.

Em um único ambiente digital e com poucos cliques você pode:

  • Iniciar e acompanhar processos de abertura, alteração, regularização e encerramento de CNPJ;
  • Acessar documentos como IPTU, contratos sociais e certidões;
  • Contar com um time de especialistas em legalização;
  • Ativar endereço fiscal nas principais regiões do país.

Ficou curioso? Fale com um Hero e conheça a Plataforma que já ajudou mais de mil escritórios contábeis e jurídicos na formalização de seus clientes.

Deu para perceber que regularizar CNPJ é urgente, não é? Se tem algo de errado com seu documento, não deixe para resolver depois, porque as questões jurídicas viram uma bola de neve. É melhor agir o mais rápido possível para garantir o sucesso da sua empresa.

Ainda tem dúvidas? Entre em contato com a gente pelo chat agora mesmo!

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Otávio Hoffmann
Redator

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