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Por que escritório virtual é a solução ideal para pequenas empresas

É a solução porque escritório virtual é uma alternativa ágil, digital e que te poupa muita burocracia. Descubra mais aqui!
 Frederico Foini  |      21/02/2020Por que escritório virtual é a solução ideal para pequenas empresas

Sabe por que um escritório virtual pode ser a solução ideal para você? Vamos explicar. Ao abrir uma empresa, descobrimos várias exigências: organização e planejamento estratégico, definição de um endereço comercial,  necessidade de abrir CNPJ, entre outras.

A maioria das empresas já passou por isso. Nesse começo, é comum ficarmos perdidos no meio de tanta informação.

A chance de errar nessa fase tão importante existe, e sempre procuramos evitar isso, não é mesmo? Mas há uma solução que vai te ajudar nessa etapa. Já se perguntou por que escritório virtual é a opção de muitas empresas hoje?

Para te ajudar a se aprofundar sobre o assunto, preparamos este artigo. Aqui, vamos te contar o que é mais importante na jornada de abrir uma empresa, e por que escritório virtual é a solução ideal para pequenas empresas.

Antes de tudo: o planejamento

Se você está vivendo o processo de abrir uma empresa, é fundamental que defina bem o seu planejamento. Você deve escolher o seu perfil de fazer negócios e a imagem que quer passar.

Como assim? Falando de definir a imagem, estamos nos referindo às características da sua empresa:

  • Definir se ela terá  uma abordagem mais formal ou informal com os clientes;
  • Decidir se construir credibilidade é importante a curto prazo;
  • Saber se vai precisar de flexibilidade para trabalhar remotamente e não precisar estar presente todos os dias, entre outras.

É importante que essas bases estejam firmes para que o ritmo de crescimento do seu negócio flua naturalmente, o que ajuda você a fazer as melhores escolhas para a sua empresa.

O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) divulgou em 2017 que 21,5 mil empresas fecharam em território brasileiro. Você com certeza quer fazer parte do outro grupo de empresa que cresceram, não é? Então, vale conhecer os caminhos para autogestão que te levam a fazer um planejamento bem feito.

Durante a abertura de empresa, uma série de decisões precisam ser tomadas a partir de algumas definições, como o segmento de atuação -  se a sua é uma empresa de serviços, ou se o foco é um e-commerce na prática, se é voltada para o mercado de tecnologia, ou do ramo da saúde, por exemplo.

Tenha em mente que uma escolha te levará a um caminho e te distanciará de outros. E que você precisa ter tranquilidade para lidar com eventuais erros nessa primeira etapa. Os erros são parte do processo. 

Steve Jobs uma vez disse:

“Você pode encarar um erro como uma besteira a ser esquecida, ou como um resultado que aponta uma nova direção”

Isso não poderia ser mais verdade! No entanto, o planejamento te dá a segurança necessária para impedir algumas dificuldades ao abrir uma empresa. Aqui entra a busca por serviços que te ajudem a agilizar e a não ter que lidar com burocracia nesse momento.

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Definir prioridades é fundamental. E como o escritório virtual ajuda nesse processo?

Depois de bem definido o planejamento, junto dele está definir as prioridades para a empresa. Você pode, por exemplo, decidir que precisa funcionar com o menor custo possível. 

Assim, o caminho a ser seguido no início da sua empresa já fica muito mais evidente. Se a opção pelo caminho de baixo custo combina bem contigo e com sua empresa, é preciso direcionar ações para isso.

Você pode começar por uma etapa que está muito relacionada com planejamento e com suas prioridades - a escolha do endereço da empresa, ou seja, o domicílio fiscal. Muitas empresas não dão a devida atenção a essa parte. É algo que pode, inclusive, impactar na credibilidade da sua empresa.

Imagine, por exemplo, que você optou por definir como endereço comercial o seu próprio endereço residencial. Nesse caso, poderia ficar sujeito a imprevistos como: ter que receber contatos profissionais em casa ou arriscar perder alguns pontos no profissionalismo com um cliente importante.

Como mencionamos no início, uma alternativa que vem surgindo no mercado há alguns anos é a do escritório virtual. De uma maneira simples, podemos dizer que você garante as vantagens de um escritório real, mas a parte “virtual” é o seu negócio. O serviço de escritório virtual foi projetado para ser uma referência, e a sua empresa fica registrada naquele endereço. 

Para ter uma ideia, alguns dos benefícios desse serviço são:

  • Não gastar com aluguel e condomínio, se seu negócio não necessita de um espaço físico como despesa essencial;
  • Contar com serviços de gestão de correspondências e de atendimento telefônico virtuais;

Trata-se de um segmento que já chegou a crescer de 15 a 20% ao ano, de acordo com uma pesquisa da Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais. Mas quais os motivos desse sucesso?

O Escritório Virtual: praticidade e custo-benefício a seu favor

Tendo em mente a importância da gestão de custos para a fase inicial da sua empresa, o escritório virtual é uma alternativa que vem sendo utilizada cada vez mais no mercado, como comentamos.

Algumas das grandes empresas que existem hoje se beneficiaram desse tipo de serviço em sua fase inicial. Um exemplo é o próprio Instagram

A marca deu seus primeiros passos num espaço chamado "Dogpatch Labs", na Califórnia. Foi lá que Kevin Systrom e Mike Krieger tiveram a ideia de um conceito diferente de mídia social, um segmento à época dominado pelo Facebook.

O sucesso do Instagram tem muito a ver com um dos benefícios do escritório virtual, que é a possibilidade do networking. Mais do que isso, as grandes empresas apontam o ambiente como um “talent pool” (“piscina de talentos”), onde você pode ter contato com excelentes profissionais de uma maneira bem mais próxima e cotidiana.

Existem inclusive empresas que propiciam que você passe a fazer parte de uma rede, compartilhada por muitos outros empreendedores e em diversos endereços diferentes.

Mas há muitas outras vantagens. As empresas do segmento de escritório virtual te poupam do processo burocrático e dão a possibilidade de reduzir muitos custos na fase inicial da empresa. Sabe aquela dor de cabeça que pode ser o processo de abrir CNPJ?

Ao contratar um pacote de serviços, é bem provável que agilizem esse processo para você a um custo muito baixo. Na prática, o escritório virtual é um endereço que é partilhado por muitas empresas e prestadores de serviço (PJs autônomos),  e pode ser a saída para você otimizar custos e alcançar ainda mais credibilidade para a sua empresa. 

Isso porque os escritórios virtuais normalmente estão situados num local valorizado comercialmente, que pode agregar valor e status para sua marca e impressionar seus clientes. 

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A sua empresa passa a ter um espaço físico de referência, com possibilidade de uso de salas de reunião e suporte administrativo numa região muito mais próxima do seu cliente, dependendo de onde está seu mercado potencial.

Você também sai ganhando no quesito flexibilidade. A contratação de um escritório virtual te dá a possibilidade de frequentar mais de um endereço. Isso pode ser vantajoso por dois motivos:

  1. O fato de poder ter acesso a mais de um endereço, para abrir uma filial da sua empresa e atuar em mais de uma região, por exemplo. Tudo isso em locais que dão credibilidade para o seu negócio (ex.: Av. Paulista-SP, Ipanema-RJ e Brasília-DF);
  2. Poder alugar salas de reunião em diferentes endereços.

Sabe aquela dor de cabeça de não ter um endereço comercial ou uma sede distante de onde seus clientes estão? Ao contratar um escritório virtual, você evita esse tipo de problema. 

Com este serviço, você também pode ter uma redução muito grande de eventuais despesas de realocação da sua empresa, caso seja algo necessário em algum momento.

Outra vantagem bem interessante é que o escritório virtual pode contar com diversas salas de reunião para você alugar por hora ou diária, fechar os melhores negócios e ter encontros proveitosos com seus clientes, funcionários e colaboradores. 

O benefício disso, principalmente comparado ao endereço residencial, é que você tem mais flexibilidade e opções para receber os seus contatos profissionais. E não fica preocupado com a imagem ao misturar sua atuação profissional com o local de residência.

Mas algumas perguntas podem surgir: “Como será a gestão das minhas correspondências?” e “Devo contratar uma secretária?”. A resposta para as duas é a mesma: não se preocupe. Um escritório virtual pode te oferecer uma assistente virtual com DDD próprio, que cuidará das suas ligações e recados.

A gestão de correspondências também é feita pela empresa que oferece o serviço de escritório virtual, e as suas cartas e pacotes  ficam armazenados para retirada, ou podem ser digitalizadas, se você achar mais conveniente.

Resumindo: quais são os serviços oferecidos por um escritório virtual que podem salvar a sua vida e te ajudar nesse momento tão importante da abertura de empresa?

Vantagens de contratar um escritório virtual e seus serviços

Abaixo, resumimos os serviços que justificam por que  essa alternativa pode te trazer tantos benefícios. Ela te dá as seguintes vantagens:

  • Agilidade ao abrir CNPJ;
  • Endereço comercial e fiscal;
  • Redução de despesas desnecessárias para o seu tipo de negócio;
  • Possibilidade de estar alocado em endereços privilegiados e assim gerar credibilidade;
  • Secretária virtual e gestão de correspondências.

Como você deve ter percebido, todos esses serviços podem te ajudar muito. Principalmente se a sua empresa for uma empresa de serviços e em início de atividades, por exemplo.

Pronto para fazer a sua empresa evoluir ainda mais?

Você aprendeu que não pode pular etapas na fase inicial de sua empresa. Isso evita que fique perdido e auxilia a definir quais são as suas prioridades como empresário.

Tendo planejamento e prioridades bem definidos, apostamos que você vai enxergar um mundo de oportunidades à sua frente! 

Saberá quais parceiros poderão te dar o melhor apoio e quais as novidades do mercado que podem auxiliar nesse processo.

Serviços como os oferecidos pelo escritório virtual aparecem como importantes aliados com os quais você pode contar nesse momento. Eles vieram para salvar a sua vida, e facilitar o crescimento inicial da sua empresa.

Quer se aprofundar ainda mais? Conheça aqui sobre os inúmeros benefícios do escritório virtual: uma  alternativa ágil, digital e que te poupará de muita burocracia!

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Frederico Foini
Copywriter - Company Hero