Tem como fazer a mudança de razão social com o mesmo CNPJ? Acabe com as dúvidas de uma vez por todas!

A dúvida “dá pra fazer a mudança de razão social com mesmo CNPJ?” é muito comum. Leia o artigo e descubra tudo sobre o assunto!
 Otávio Hoffmann  |      20/06/2022
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O nome de uma empresa é uma das coisas mais importantes que ela tem. Em algum momento da trajetória empresarial, pode ser necessário alterar esse dado. A dúvida que fica é: “dá pra fazer a mudança de razão social com mesmo CNPJ?”. Se você está entre os milhares empreendedores que têm o mesmo questionamento, saiba que isso até é possível, porém, seguindo alguns critérios. Continue lendo para descobrir!

A Razão Social é o nome jurídico de uma empresa. Ela vai nos contratos e documentos oficiais do negócio. Muitas pessoas confundem o termo com o nome fantasia, aquele apresentado ao mercado, mas é fundamental saber que são coisas distintas e com finalidades diferentes. Todo estabelecimento possui uma razão social e um nome fantasia, mas enquanto a primeira serve para a documentação, o outro irá diferenciar a marca e criar sua reputação no mercado.

O que é a razão social?

Esse é o seu nome com que sua empresa está registrada perante os órgão legais e a informação que aparece nos contratos. Também pode ser chamada por denominação social ou firma empresarial. Nem sempre o termo está relacionado ao nome fantasia do empreendimento, ou seja, aquele que é conhecido por seus clientes.

Como a razão social está diretamente ligada aos documentos do negócio, o processo para a alteração costuma ser mais burocrático. Mesmo que esse não seja o nome mais popular e utilizado nos materiais de comunicação, ele é o maior identificador da sua empresa. É por isso que muitos profissionais se questionam se é possível fazer a mudança de razão social com mesmo CNPJ ou se será necessário emitir novos documentos.

Diferença entre razão social e nome fantasia

A Razão Social é o nome de identificação que consta na certidão do negócio e aparece em todos os documentos legais. Ele é utilizado nos registros na Junta Comercial ou no Cartório de Pessoas Jurídicas no momento da abertura da empresa. Sua principal serventia é identificar o estabelecimento perante os órgãos regulamentadores e viabilizar a emissão de comprovantes de que ele está apto para funcionar de acordo com a legislação brasileira.

Já o nome fantasia, também chamado de marca empresarial, é como as pessoas vão chamar sua empresa. É como você chama sua loja. Nem sempre ele é igual à razão social, isso não é obrigatório.A única exigência é que seja registrado no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI). O registro de marca garante a proteção do nome e os direitos de exclusividade - ninguém poderá ter o mesmo nome que o seu!

Embora apareça apenas nas documentações e quase ninguém se lembre dela no dia a dia, a razão social é extremamente importante para o funcionamento do estabelecimento. Esse nome ficará marcado no contrato social, aparecerá nas notas fiscais emitidas, nas escrituras, além das faturas de cartão de crédito dos clientes.

Sabe quando você olha a notinha do restaurante e o nome é diferente do que você conhece? Esse é o termo jurídico dele!

Quando você deve mudar a razão social da empresa?

Escolher o melhor nome no momento da abertura da empresa é fundamental, mas, mesmo optando por um bom termo, pode ser necessário mudar a razão social alguns anos depois. Você pode alterar o nome de um estabelecimento a qualquer momento, mas antes de fazer isso, precisa levar em consideração as consequências da alteração.

Quando você for modificar o nome de registro da empresa, todos os documentos que trazem a nomenclatura deverão ser atualizados, por exemplo, as notas fiscais, escrituras, comprovantes legais e certificado digital. Como o nome do estabelecimento aparecerá diferente na fatura de cartão de crédito dos clientes, vale a pena comunicar a sua rede de contatos sobre a mudança, assim você evita dúvidas ou constrangimentos.

É possível fazer uma mudança de razão social com mesmo CNPJ?

Diante das possibilidades de alterações, muitos empreendedores têm uma dúvida específica: é possível fazer a mudança de razão social e manter o mesmo CNPJ da empresa? A resposta é sim! Porém, você deve ficar atento caso a Receita Federal gere outro número após as alterações contratuais.

Antes de começar qualquer alteração, considere que a mudança da razão social significa que todos os registros que trazem o dado anterior deverão ser atualizados. Isso pode gerar um trabalho maior do que o esperado, por isso, é importante ter certeza de que se quer alterar a razão social e procurar um contador para te auxiliar nas etapas que virão a seguir.

Caso você opte por mudar a razão social, vá atrás de efetivar os procedimentos legais para a mudança. A alteração do nome empresarial deve ser formalizada com a alteração do contrato na Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa Jurídica - o CNPJ vai ser sempre o mesmo, apenas o nome será alterado.

Como escolher uma nova Razão Social?

Algumas orientações são importantes para te ajudar a pensar em uma boa razão social para a sua empresa. Acompanhe o checklist a seguir.

  • O nome deve ter relação com a atividade exercida pela empresa;
  • Quanto mais fácil de identificar e compreender, melhor.
  • Prefira termos mais curtos, para que não haja dificuldade para pronunciar.
  • Se o nome escolhido for parecido ou relacionado ao nome fantasia da empresa, fica ainda melhor.
  • Tente algo exclusivo e diferente dos títulos de outras empresas do mercado.
  • Uma boa ideia é usar as iniciais dos sócios do negócio para compor a razão social.
  • Pode inserir uma palavra ligada à àrea de atuação, como comércio, marketing ou internet.
  • É obrigatório trazer o tipo de constituição legal, como MEI, microempreendedor individual, ME, que é a microempresa, EPP, empresa de pequeno porte, ou LTDA, a sociedade limitada.

Mais uma vez, o trabalho de um bom contador pode ser um diferencial para evitar retrabalho. O profissional usará sua experiência com outros negócios para te aconselhar sobre quais nomes funcionam e quais poderão confundir seus fornecedores, parceiros e clientes.

Quer saber outro segredo que fará a diferença na escolha? Pesquise suas ideias para a razão social da sua empresa em sites e redes sociais para saber se existem outros negócios que usem palavras idênticas. Caso encontre termos parecidos, tente explorar outras possibilidades.

A razão social da sua empresa é algo único, portanto se já houver alguma empresa registrada com a sua ideia, você terá que pensar em um novo nome. Crie uma lista com todos os termos que achar interessante para o seu negócio e vá riscando aqueles já usados.

Importante: não esqueça de comunicar a alteração da razão social!

Você terá que comprovar a mudança do nome empresarial com um recurso na Justiça do Trabalho. Isso serve para mostrar que o estabelecimento é legítimo e evitar problemas com a fiscalização. Além disso, tenha o cuidado de comunicar a mudança ao seu público, mesmo que a alteração seja apenas do termo jurídico.

É interessante avisar os clientes, parceiros e fornecedores mais próximos, para evitar confusões com o novo nome. Quando todas as questões legais estiverem formalizadas, você deve conferir os lugares onde você tem informações sobre sua empresa e atualizá-los com o novo nome. A fase do ajuste é trabalhosa, mas com o suporte de um contador experiente, você passa por ela com tranquilidade.

A razão social estará em todos os documentos importantes da empresa, porque é a identidade do estabelecimento com a justiça. Por isso, agora que você já sabe que é possível fazer a mudança de razão social com mesmo CNPJ, vá adiante, encontre um profissional da área contábil para te ajudar e cumpra todos os requisitos exigidos para a atualização.

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Otávio Hoffmann
Redator

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