Saiba como abrir um escritório de contabilidade virtual

Entender como abrir um escritório de contabilidade virtual pode transformar sua forma de trabalhar na área.
 Otávio Hoffmann  |      27/04/2022
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Entender como abrir um escritório de contabilidade virtual pode transformar sua forma de trabalhar na área. O impacto financeiro do serviço online é consideravelmente maior em relação ao tradicional e amplia as possibilidades para o contador. Barreiras geográficas e limitação de tempo? Essas coisas não existem com essa modalidade!

Se você vive organizando papéis, redigitando dados e sofrendo com erros humanos, deve saber como isso consome a rotina de trabalho. Com a agenda tão apertada, mal sobra tempo para analisar melhor os números de cada cliente e oferecer um trabalho estratégico. A longo prazo, isso impacta no crescimento do seu negócio contábil. Muitos contadores já se deram conta disso e estão procurando saber como abrir um escritório de contabilidade virtual.

Como funciona a contabilidade online

Também chamada de contabilidade digital, a contabilidade online é um modelo de negócios no ramo contábil que vem conquistando seu espaço no mercado. O processo e os serviços de rotina são realizados por meio do computador e plataformas digitais. Em vez de pilhas de papéis, você tem arquivos organizados e fáceis de localizar.

Abrir um escritório de contabilidade virtual permite que o seu trabalho seja mais direcionado. Você consegue atender a todas as dúvidas do cliente, além de oferecer caminhos alternativos em casos de expansão ou redução de custos. Essa é uma chance de parar de correr atrás das pessoas e deixar que elas venham até você através de um trabalho diferenciado e processos mais ágeis.

Apesar da palavra “online” remeter a processos feitos na internet e sem intervenção humana, isso não quer dizer que o trabalho seja frio. As operações podem ser feitas à distância, mas os ganhos são bem próximos. O diferencial de um contador online está na sua presença. O ideal é que o profissional utilize as facilidades da tecnologia, mas mantenha seu olhar apurado e agregue sua experiência em cada ação.

Por que abrir um escritório de contabilidade virtual?

  • Para acompanhar o ritmo do mercado: inserir a tecnologia no trabalho contábil é uma tendência que veio para ficar. As plataformas digitais potencializam a conexão entre o cliente e o contador, reduzem erros e ampliam a capacidade de atuação do profissional. A partir do momento que as pessoas passaram a viver conectadas, explorar o uso das ferramentas digitais se tornou necessidade para a sobrevivência das empresas.
  • Para reduzir custos: um escritório de contabilidade tradicional custa caro. Se você já fez uma pesquisa de mercado para abrir o seu espaço, deve ter visto que pagar aluguel e arcar com os valores de manutenção não são coisas fáceis. Manter um ambiente funcionando envolve mais gastos do que parece, por isso, prestar serviços de forma remota tem o melhor custo-benefício.
  • Para ampliar a capacidade de atuação: há alguns anos, o trabalho do contador era determinado pela sua localização. Os clientes costumavam ser as empresas mais próximas e o dia a dia era norteado por envio de documentações e inúmeros envelopes. Hoje, com tantos recursos tecnológicos à disposição, a história mudou! O profissional consegue atender clientes nos quatro cantos do mundo, com processos mais ágeis e em menos tempo. Consegue imaginar a diferença que isso faz no faturamento mensal?

A contabilidade online automatiza processos, fazendo com que sejam mais ágeis, seguros e transparentes do que no modelo tradicional. As principais vantagens de abrir um escritório de contabilidade virtual na prática:

  • Preenchimento e entrega de declarações por meio digital;
  • Recebimento automático de informações para análise contábil;
  • Monitoramento do controle financeiro em tempo real;
  • Gerenciamento de documentos armazenados na nuvem;
  • Suporte ao cliente também por computador e dispositivos móveis;
  • Organização de dados em arquivos digitais para atendimento à fiscalização.

3 bons argumentos para você abrir um escritório virtual de contabilidade

Seu concorrente provavelmente já está atendendo online

A contabilidade online cresce no Brasil desde 2012. Várias empresas, principalmente as menores, com baixo faturamento e enquadradas no regime tributário do Simples Nacional, procuram a modalidade digital para reduzir custos e diminuir as burocracias envolvidas nos processos contábeis.

Como a demanda aumentou, as empresas do ramo contábil estão migrando ou adotando planos de contabilidade online ao seu modelo de negócios. Dito isso, oferecer a opção digital deixou de ser uma questão diferencial para se tornar um fator de sobrevivência no mercado.

A geografia não poderá te limitar

Quando você possui um escritório de contabilidade tradicional, atende apenas clientes locais. Quando presta serviços online, o atendimento é realizado por telefone, chat e internet. Além de diminuir os gastos com um escritório equipado para receber visitas e reuniões, você consegue se conectar com empresas em regiões afastadas do seu bairro.

Você não precisa abrir mão do modelo tradicional

Existem muitas empresas que não desejam migrar para um modelo online, porque gostam da possibilidade de marcar reuniões ou receber consultoria empresarial. Você, como contador, não precisa abandonar o modelo antigo para apostar no online.

Basta colocar na ponta do lápis o valor para os atendimentos presenciais. Dessa forma, você pode criar diferentes tipos de planos e variar o tipo de contato dentro de cada pacote. Os serviços personalizados são tendências. Aposto neles!

Como abrir um escritório virtual de contabilidade que se destaca no mercado

O primeiro passo é a comunicação. Faça seus clientes entenderem como serão os novos processos, para que fiquem tranquilos quanto ao fato de não haver uma estrutura física na cidade. Mostrar que você é a pessoa mais qualificada para cuidar da empresa, com o conhecimento e experiência, também te fará sair na frente dos profissionais do mercado.

Esses passos serão úteis na hora abrir o seu escritório de contabilidade virtual:

1 - Faça da tecnologia parte importante do processo de contabilidade

Pela lógica, um escritório digital precisa da tecnologia para existir. Portanto, o primeiro passo é escolher a melhor plataforma de gestão com integração contábil para o seu negócio. Defina quais serão os canais de comunicação com o cliente e de que maneira você utilizará os aplicativos e a internet a seu favor.

2 - Faça um treinamento e prepare sua equipe

Se tem outros profissionais trabalhando com você, é importante que todos estejam na mesma página. A equipe deve ser preparada para atender a nova demanda digital, com a consciência de que os novos clientes precisam ser tratados de uma forma diferente da convencional, principalmente se estiverem a quilômetros de distância. Essa mudança de postura é motivadora para o profissional contábil e ajuda a reter o time do escritório.

3 - Troque informações com os clientes

A colaboração do cliente é fundamental para que o serviço online funcione. Ele precisa ajudar com as informações e organização. É importante também que esteja aberto para novas soluções que surgem no mercado. No papel de consultor, o contador deve indicar ferramentas e orientar sobre processos que sejam bons para as duas partes

Quando o cliente se compromete com a entrega, ele tem mais organização na sua contabilidade e mais informação para a tomada de decisões, o que aumenta suas chances de sucesso. Nesse sentido, ganha o contador, que tem um trabalho mais produtivo, e o cliente, que cresce direcionado pela gestão.

4 - Faça o marketing da contabilidade online

Uma das vantagens de ter um escritório digital é poder atender empresas do país inteiro, porém, o desafio é captar esses clientes. Para isso, o marketing contábil é muito importante. A dinâmica de trabalho segue uma sequência: atrair a atenção, coletar os dados de contato, estabelecer um relacionamento e fechar o negócio.

O primeiro ponto de reflexão é: quais os canais que os seus clientes frequentam? A partir dessa informação, defina se o foco do trabalho será nas redes sociais, blog, site ou e-mail marketing. Depois de traçar a direção, pense nos assuntos que interessam para essas pessoas. Sobre o que elas pesquisam na internet? Falar sobre os temas é uma forma de ser encontrado!

Já faz um tempo que a área contábil deixou de ter aquela imagem quadrada que passa nos filmes. Os contadores modernos de sucesso sabem que aliar a tecnologia a sua bagagem profissional é a receita para aumentar os ganhos e deixar os clientes satisfeitos. Agora que você já entendeu como abrir um escritório de contabilidade virtual, deixe a Company Hero te ajudar com o processo!

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Otávio Hoffmann
Redator

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