Reduzir custos na empresa: 6 passos para economizar

Para reduzir custos na empresa, você precisa colocar algumas dicas em prática. Existem 6 passos fundamentais para alcançar esse objetivo. Veja como!
 Otávio Hoffmann  |      03/11/2021
Reduzir-custos-na-empresa.jpg

Se você busca reduzir custos na empresa, mas não sabe bem por onde começar, calma! Dá para fazer ajustes na sua empresa que vão te ajudar muito.

Por exemplo, os gastos com a estrutura física são altos. Ou seja, o empreendedor já fez um investimento inicial significativo para começar a funcionar e abrir sua empresa. Porém, ainda precisa manter o aluguel e todas as outras contas em dia, como água, luz, manutenção.

Por isso, o futuro do trabalho busca a desmobilização de empresas. A ideia é reduzir custos na empresa sem perder produtividade e qualidade. Por exemplo, em vez de pagar R$ 132 em 1 m² na Avenida Paulista, em São Paulo, você pode pagar menos do que isso para ter um endereço fiscal e endereço comercial.

Como? É o que vamos te contar ao longo desse artigo.

Boa leitura!

Reduzir custos na empresa: passo a passo

Quando se fala em reduzir custos na empresa, é preciso ter em mente que qualquer mudança faz a diferença. Mesmo que ela seja pequena, traz um impacto positivo nas finanças do negócio.

Além disso, é preciso ter uma visão ampla. Evite só olhar para os gastos de cada setor para cobrar uma alteração de postura dos seus colaboradores. É preciso fazer uma modificação gradual, que seja abrangente e esteja inserida na própria cultura organizacional.

Parece exagero? Saiba que está longe disso. Afinal, se o futuro do trabalho é digital, sua empresa precisa começar a fazer esse movimento. Mais ainda, essa é uma forma de atender às demandas do mercado e se adaptar à nova realidade para conquistar vantagem competitiva.

Então, como efetivamente reduzir custos na empresa? Veja os 6 passos fundamentais a seguir.

Passo 1 - Entenda a diferença entre custos e despesas de uma empresa

Tudo é gasto. Mas custo e despesa são bastante diferentes, apesar de serem usados como sinônimos. O que muda, na prática? A forma como você pode economizar no seu negócio.

Para começar, é preciso entender que esses conceitos estão relacionados aos relatórios contábeis. Custo, despesa e investimento são gastos, mas de categorias diferentes.

Dessas classes, o investimento não permite fazer reduções. Isso porque ele é programado e feito apenas quando há dinheiro suficiente.

Ao mesmo tempo, é preciso reduzir custos e despesas para investir. O objetivo é diminuir o máximo possível para ter mais capital de giro.

Por isso, é tão importante entender a diferença entre custo e despesa. Entenda o que cada uma dessas palavras significa no contexto do seu negócio.

O que é custo de uma empresa?

O custo é um gasto relacionado à atividade-fim da sua empresa. Muito difícil? Vamos simplificar: é qualquer valor desembolsado para que sua empresa consiga fabricar, entregar, oferecer um produto ou prestar um serviço.

Para entender melhor, veja a seguinte analogia: se você fosse uma empresa, o custo seria o sistema vascular, que bombeia o sangue para todas as partes do organismo. Afinal, sem esse combustível, o corpo para de funcionar.

Portanto, o custo é fundamental para manter as atividades principais em funcionamento. Desse modo, alguns exemplos de custos são:

  • Energia elétrica;
  • Matéria-prima;
  • Folha de pagamento dos colaboradores da produção;
  • Equipamentos comprados para serem usados na produção;
  • Insumos.

Assim, um profissional com salão de beleza tem os seguintes custos, entre outros:

  • Xampus;
  • Condicionadores;
  • Máscara de hidratação;
  • Secador de cabelo;
  • Chapinhas;
  • Tintas para pintar o cabelo;
  • Tesouras;
  • Navalhas;
  • Esmaltes para pintar as unhas;
  • Salários das manicures e cabeleireiras;
  • Água e luz para manter o funcionamento dos equipamentos.

O que é despesa de uma empresa?

Já a despesa é um gasto sem relação com o produto final. Ainda assim, ela é importante para alcançar o resultado, ou seja, o faturamento do negócio. Portanto, é um valor secundário, mas que também tem bastante importância.

Voltando à analogia com o corpo humano, podemos dizer que a despesa é um órgão, como o fígado. Ele não tem relação direta com o sistema vascular. No entanto, o organismo depende dele para funcionar.

É a mesma ideia para uma empresa. Ainda que ela deva se dedicar à atividade-fim, sem as despesas com outras variáveis, o negócio não vai para a frente.

Para ficar mais claro, veja alguns exemplos de despesas:

  • Aluguel do escritório;
  • Pró labore, ou seja, a remuneração dos sócios;
  • Comissão dos vendedores;
  • Materiais de escritório;
  • Folha de pagamento dos colaboradores da parte administrativa;
  • Impostos.

Para reduzir custos na empresa, você deve entender que a ideia é diminuir os gastos. Afinal, é possível economizar nesses dois âmbitos.

Passo 2. Renegocie dívidas da sua empresa

Boa parte das empresas brasileiras está endividada. A Serasa Experian avalia o nível de inadimplência e identificou que 5,42 milhões de micro e pequenos negócios tinham alguma conta não paga em junho de 2021.

Quando avaliadas as empresas de todos os portes, o número chega a 5,89 milhões. O que esses dados indicam? Primeiro, sinaliza a necessidade de uma boa gestão financeira. Em segundo lugar, mostra que há muitos gastos desnecessários com o pagamento de juros.

Explicando: toda empresa que atrasa o pagamento de alguma conta paga o valor da fatura mais juros, multas e mora. O total depende da alíquota de encargos aplicada. De toda forma, essa atitude é a mesma coisa que jogar dinheiro no lixo ou rasgar algumas notas.

Por isso, uma das formas de reduzir custos na empresa é justamente renegociar as dívidas. Veja todos os débitos em aberto e confira o Custo Efetivo Total (CET) pago em cada uma delas. Essa sigla soma a taxa de juros com os possíveis encargos cobrados.

Em seguida, veja se é possível pagar à vista e a partir de algum desconto. Se o valor não se encaixar no orçamento da sua empresa, tente renegociar as condições.

Outra alternativa é contratar um empréstimo com taxas mais baixas. Ou seja, você soma tudo que tem para pagar, paga à vista e fica com apenas uma dívida. No entanto, isso só vale se você pagar menos no final. Por isso, vale a pena avaliar e fazer as contas.

Passo 3. Desmobilização de empresas e Escritório Virtual: reduzindo o espaço físico

O próximo passo para reduzir custos na empresa é a desmobilização. Junto com ela, vem a ideia do escritório virtual.

O que isso significa? Bom, na prática, você terá um local estratégico como o endereço da sua empresa, mas não precisará arcar com os custos disso. Por isso, haverá uma redução considerável.

Artigo relacionado

👉O que é Escritório Virtual: dúvidas, benefícios e como funciona

Entenda os conceitos a seguir e saiba aplicar essas sugestões.

O que é desmobilização de empresas?

A desmobilização de empresas consiste em retirar equipamentos e móveis da estrutura física do negócio. Essa medida pode ser tomada por vários motivos, como a mudança de local ou sua readequação.

Para garantir a redução de custos na empresa, o propósito da desmobilização é alterar o endereço para um lugar mais barato ou até deixar de ter uma sede física. Tudo depende da necessidade do seu negócio.

Quer saber mais detalhes sobre desmobilização e o porquê sua empresa vai se beneficiar? Confira o artigo relacionado.

👉Desmobilização de empresas: entenda esse conceito que vai te ajudar a reduzir custos fixos

Como o escritório virtual ajuda sua empresa a reduzir custos fixos?

Por sua vez, o escritório virtual é um endereço fiscal e/ou comercial contratado para sua empresa. O trabalho pode ser exercido remotamente, mas você também tem acesso a salas de reunião e a outros serviços, como:

  • Gestão de correspondências;
  • Atendimento telefônico personalizado;
  • Salas de reunião compartilhadas que você pode contratar por hora ou diária, sob demanda.

Essa descrição já demonstra como você pode reduzir custos na empresa. Afinal, com as vantagens do escritório virtual, você não precisa alugar um local para exercer suas atividades. Ou pode ter uma sede em um lugar mais barato, mas um endereço para divulgação em área estratégica.

Assim, você ainda conquista vantagem competitiva, credibilidade e melhoria da reputação do seu negócio, ao mesmo tempo que tem seus gastos reduzidos. Entre os exemplos de gastos diminuídos com o escritório virtual estão:

  • Aluguel;
  • Manutenção;
  • Equipamentos;
  • Equipe de limpeza;
  • Materiais de escritório;
  • Café, água e outros suprimentos.

Em outras palavras, você tem tudo de que sua empresa precisa, mas por um custo baixo. Inclusive, você pode contratar esse serviço por menos de R$ 100 por mês. Quer saber como?

A Company Hero tem a solução de escritório virtual para ajudar sua empresa a reduzir custos fixos. Fale com a gente!

Salas sob demanda para reuniões e treinamentos

Você ainda pode ter o escritório virtual e/ou contratar uma sala para reunião quando for necessário. Seja para receber o seu time, clientes, fornecedores… Assim você não tem o custo de manter um espaço só para essa finalidade. Quando precisar, você contrata. Assim, é possível ter contato presencial com colaboradores e clientes sempre que necessário.

Vantagens de alugar sala de reunião sob demanda:

  • O local está pronto para ser usado quando quiser, com equipamentos, móveis, wi-fi e fechadura digital;
  • Há o suporte de uma equipe experiente que fornecerá todo o apoio necessário;
  • Os espaços são privados e confortáveis, ideais para fazer treinamentos, reuniões com clientes e fornecedores, entrevistas de emprego e gravação de vídeos;
  • Salas nas principais avenidas de São Paulo e Rio de Janeiro para você impressionar os seus convidados e para maior comodidade de todos.

Além desses benefícios, existem vários locais com salas sob demanda para locar. O valor da hora ou da diária muda conforme o local. Desse modo, você tem a chance de escolher um espaço adequado ao seu orçamento.

Passo 4. Invista em tecnologia

Uma das formas mais eficientes de reduzir custos na empresa é com a tecnologia. Usando os sistemas adequados, sua equipe tem todas as ferramentas em mãos por um valor mais baixo. Alguns deles são:

  • Software de gestão de relacionamento com clientes (CRM): gerencia todos os dados dos compradores para melhorar o relacionamento e aumentar a chance de fidelização;
  • Software de gestão empresarial (ERP): integra os dados dos diferentes setores, como compras, estoque, financeiro e mais;
  • VoIP: permite fazer ligações pela internet para reduzir os gastos com telefonia;
  • Software de armazenamento em nuvem: guarda todos os documentos em um repositório online centralizado, que pode ser acessado a qualquer momento.

A escolha dos sistemas depende do que sua empresa precisa. De toda forma, você reduz custos devido a diferentes fatores, por exemplo:

  • Mobilidade, o que permite contato com clientes e fornecedores a qualquer momento sem implicar aumento dos valores com telefonia;
  • Redução de gastos com estoque, porque você tem mais precisão no controle de mercadorias. Assim, evita o excesso de produtos (que representa dinheiro parado) e a falta deles (o que leva à perda de oportunidades);
  • Agilidade nos processos administrativos. Assim, há mais eficiência no atendimento aos clientes. Com o tempo, isso gera mais vendas;
  • Economia nos materiais de escritório, já que todos os dados ficam centralizados em um só local.

Passo 5. Pague as contas em dia

Pagar multas, juros e mora nunca é um bom negócio. As alíquotas mudam, mas o resultado é sempre o mesmo: é como se você rasgasse dinheiro.

Essa situação é ainda pior para microempresas e Microempreendedores Individuais (MEIs). Nesse caso, os juros bancários são 6 vezes maiores do que para grandes empresas. A taxa média cobrada é de:

  • 38,5% para MEIs;
  • 38,9% para microempresas;
  • 6,5% para grandes empresas.

Agora é possível imaginar quanto esse percentual pode representar para o faturamento de uma empresa. Imagine que, em 1 ano, ficaram R$1.000 em contas em aberto. Com a alíquota de 38,9%, seriam R$389 de juros.

Portanto, sempre pague as contas em dia. Utilize um sistema de gestão financeira para integrar os dados e receber alertas sobre datas de vencimento. Assim, você evita atrasos.

Passo 6. Digitalização de processos

A digitalização de processos consiste em informatizar os fluxos de trabalho. A medida é válida para qualquer departamento e tem tudo a ver com a implantação da tecnologia.

Além de tornar o trabalho mais fluido, a digitalização de processos também permite reduzir custos na empresa. A economia pode chegar a 20%. Como? Entre os fatores que levam a esse resultado são os gastos com:

  • Materiais, impressões e cópias;
  • Pessoal;
  • Armazenamento;
  • Segurança;
  • Gestão dos dados.

Em outras palavras, a digitalização de processos traz eficiência e bons resultados financeiros, já que gera a diminuição de gastos. Isso ajuda na competitividade e na satisfação dos clientes.

Agora você já sabe o que fazer para reduzir custos na empresa. Todas essas dicas ajudam a alcançar esse objetivo, mas você também pode contar com parceiros de confiança.

Quer ver como a Company Hero pode te ajudar na redução de custos da sua empresa? Conheça todas as soluções desde a abertura do CNPJ até o escritório virtual e o atendimento telefônico.

otavio-hoffmann-company-hero.png
Otávio Hoffmann
Redator

Outros artigos | Minha Empresa