Endereço virtual para empresas: 5 cuidados que você precisa ter

A hora de escolher o endereço virtual para empresas exige bastante atenção. É o momento em que surge a necessidade de alugar um endereço fiscal ou comercial para seu CNPJ.

Essa necessidade surge por diversos motivos: quando você precisa de um endereço profissional para fazer negócios ou formalizar um serviço que ofereça via home office, já que o endereço de casa pode não passar tanta segurança. 

Ou então pela redução de despesas com aluguel ou contas fixas que o endereço virtual garante, por exemplo.

De qualquer forma, por não conhecer bem como funciona e quem oferece esse serviço, pode ser que você fique um pouco perdido(a) na hora de escolher e contratar.  

É possível que você não saiba bem como identificar o que caracteriza um bom serviço deste segmento, não é? Com base nisso, trouxemos este artigo, para te ajudar com 5 cuidados para escolher um serviço de endereço virtual. Vamos lá?

Devo apostar num endereço virtual para empresas?

Ter um endereço virtual para empresas pode ser uma opção vantajosa para quem está começando um negócio com funcionários de diferentes locais, ou trabalha de casa, como autônomo ou freelancer. 

Na realidade, o escritório virtual (outro termo bastante usado para o serviço de endereço virtual) traz uma série de benefícios para quem busca flexibilidade e não quer depender de um endereço físico para a empresa, que costuma custar bem caro. 

Nesse caso,um escritório compartilhado ou coworking é um serviço que pode acompanhar o endereço virtual, mas há várias outras vantagens. De acordo com a plataforma “Statista”, existem cerca de 19 mil espaços que oferecem o serviço pelo mundo.

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Afinal, quais os 5 principais cuidados que alguém que busca endereço virtual para empresas precisa ter?

1. Localização

A localização é um dos principais pontos que você deve se atentar ao buscar um endereço virtual. O primeiro motivo disso é que o endereço estará vinculado à imagem da sua empresa.

Por isso, o primeiro passo é buscar um local que passe credibilidade para seus clientes e parceiros de negócio. Dentro de um mesmo município existem diversas empresas que oferecem o serviço. Opte por uma boa região e pela empresa que te passe mais confiança.

O que costuma ajudar a dar credibilidade ao local é a proximidade com centros comerciais, financeiros, órgãos públicos e grandes empresas, por exemplo.

Também faz diferença que seu endereço de escritório virtual esteja próximo  do transporte público e de estacionamentos, ou seja, que seja acessível o local ser acessível também faz a diferença. 

Pense numa reunião importante que você precise marcar com um cliente seu, por exemplo. A facilidade de chegar a um endereço bem localizado pode fazer total diferença no fechamento do negócio, porque garante uma experiência positiva para seus convidados.

2. Preço

Se atentar ao preço não tem só a ver com as despesas que você economiza para sua empresa ao contratar um endereço virtual. Aqui vamos falar sobre você conhecer todos os planos que as empresas de escritórios virtuais oferecem.

Há no mercado locais que oferecem o serviço por valores mais altos e os que são mais em conta. Mas o essencial é que você se preocupe se o escritório corresponde bem às suas expectativas sobre o que é o adequado para a sua empresa.

Na realidade, tão importante quanto preços, é a qualidade no atendimento e os serviços oferecidos. Pesquise sobre a empresa na internet focando nos comentários dos clientes e compare os serviços oferecidos por mais de uma empresa.

Observe:
– Se a empresa responde rapidamente às dúvidas
– Se repassa suas informações com facilidade ou se tem dificuldades com isso

Tudo isso contribui para uma melhor experiência da sua empresa no escritório virtual. Na dúvida, sempre priorize a empresa que oferecer o serviço que seja mais fácil de entender e usar, desburocratizado e digital.

Essas são algumas das principais dicas que temos para te dar em relação ao seu processo de escolha.

3. Conhecer todos os serviços oferecidos

Ter um endereço remoto, muitas vezes, não é apenas o único serviço oferecido pela empresa de escritório virtual que você contratar. Com uma breve pesquisa, você vai se deparar com outros benefícios que podem te ajudar muito a crescer com seu negócio.

Um deles é o de secretária virtual. Principalmente se sua empresa é pequena, contar com isso pode te proporcionar um grande apoio. Porque possivelmente você não precisará mais se preocupar com o atendimento telefônico e a gestão de seus recados. Tudo é feito de maneira rápida, e o serviço é totalmente digital.

Há pacotes que também oferecem gestão de correspondências, por exemplo. Nesse caso, o seu endereço recebe as suas correspondências e você recebe uma notificação no seu e-mail quando elas chegam.

Valores diferenciados para salas de reunião também podem estar no pacote. Ou seja, no seu endereço virtual você pode encontrar outras formas de apoio para sua empresa que você sequer pensaria que encontraria!

Isso é um diferencial na escolha do melhor lugar para alocar seu negócio. Por isso, busque essa informação antes. Um contrato que não possua nenhum benefício pode não ser o ideal para o momento da sua empresa.

4. Conhecer bem o processo

Quando já tiver decidido o local e a empresa de endereços virtuais em que confiar, procure entender bem todo o trâmite de abertura da sua empresa no local escolhido. 

Leia atentamente todos os Termos e Condições do contrato e saiba exatamente todos os documentos que irá precisar. Essa é uma fase  importante para formalizar seu endereço e que pode passar despercebida. 

Alguns detalhes podem atrasar seu processo, caso a empresa escolhida não garanta formas de agilizar, exigindo contratos físicos e várias etapas de negociação até a contratação. 

Dica: avalie quando o serviço de endereço virtual for 100% online, isso pode facilitar muito a sua vida!

Conhecendo bem todas as etapas, você se protegerá e conseguirá cobrar caso algum detalhe não ocorra dentro dos termos esperados.

5. Valorizar o atendimento

Por último e também muito importante é observar como você foi atendido: antes e depois de começar a frequentar o seu escritório virtual. Perceba se recebe a atenção necessária para solucionar qualquer imprevisto.

Afinal, em muitos dos casos, a empresa contratada fará a gestão de correspondências da sua empresa. Esse serviço deve ser realizado por alguém disponível para você falar sempre que tiver dúvidas, por quem você  sinta confiança e que tenha rapidez e cordialidade no atendimento. Isso é fundamental no dia a dia.

O escritório virtual que você escolher, mesmo que faça home office e frequente o endereço eventualmente, será o local onde realizará reuniões com clientes e divulgará em seu site, redes sociais e documentos oficiais do seu CNPJ. Cuide para dar preferência a empresas que te ofereçam um bom atendimento e passem segurança.

Por que endereço virtual, para empresas, é um recurso importante?

Tratando-se de uma empresa, o endereço é uma parte importante do seu planejamento de negócio. Ao apostar num serviço de escritório virtual, busque sempre qualidade na sua experiência enquanto cliente.

De acordo com James Stephenson e Courtney Thurman, no livro “Ultimate Marketing Business”, publicado em 2007, “ao […] construir credibilidade, seus visitantes saberão que sua segurança está garantida quando entregam informações pessoas e seus dados financeiros”.

Caprichar na escolha do seu endereço virtual é um primeiro passo em direção à construção de credibilidade para a sua empresa perante os seus consumidores, cada vez mais exigentes.

Por isso, procuramos ressaltar neste artigo que ser cuidadoso na escolha é uma etapa mais que fundamental. Em suma, busque unir esses três pilares no seu processo de escolha: atendimento, praticidade, localização.

Pronto(a) para abrir o seu endereço virtual?

Esperamos que essas dicas tenham te ajudado. Se você está na fase de escolha do lugar ideal para depositar a sua confiança, ou se já tem seu endereço comercial nesse formato, esse é o momento de fazer uma escolha bem pensada.

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