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OKR: como colocamos a Company Hero no rumo certo

OKR: como definir Objetivos e Resultados-Chave garantiu sucesso ao time da Company Hero, startup de serviços para empresas
 Rafael Wild  |      21/02/2020OKR _ Diego.png

Qualquer pessoa que trabalha aqui recebe a mesma notificação do calendário toda quinta-feira: “Hero, defina suas prioridades semanais até 17h30”. Parece um simples lembrete, mas foi assim que estruturamos nossa gestão com o modelo OKR e colocamos a Company Hero no rumo certo.

Essa é uma boa prática adotada por aqui e que ajuda todo o time a separar um tempo para planejar quais tarefas serão prioridade da próxima semana, qual o nível de esforço que cada uma delas exige e pedir ajuda ou suporte operacional dos outros membros do time para realizar essas atividades.

Não sei como é para você, mas entender a melhor forma de priorizar tarefas e ter um time de 25 pessoas (que não para de crescer!) focado nas atividades que realmente valem a pena é um desafio diário para todos nós, aqui. Esse momento às quintas-feiras se tornou um ritual muito importante na Company Hero, sendo dedicado ao planejamento e que nos economiza muito tempo e evita retrabalho na condução da semana seguinte.

Nos últimos anos aplicamos a metodologia OKR para engajar e manter toda a equipe alinhada aos objetivos estratégicos da empresa. Me acompanha que vou contar um pouco mais sobre como os OKRs entraram em nosso modelo de gestão e se tornaram raízes na cultura da empresa.

Conhecendo melhor o modelo OKR

Todos que começam a trabalhar na Company Hero têm um “padrinho” que cuida de sua experiência nos primeiros dias. O padrinho auxilia na interação com todo o time e explica os processos da empresa (chamamos de onboarding interno).

Já na primeira semana os novos Heroes entendem com seu “padrinho” sobre o que são os OKRs e como se adequar a esse modelo que a gente cita praticamente todos os dias. E como isso funciona?

OKR é um propósito comum

Explicamos que OKR é a sigla para “Objectives and Key Results” e é um modelo colaborativo que adotamos para fazer a gestão de nossas metas internas.

Com essa ferramenta, damos um significado e peso de importância a todas as tarefas que cada pessoa do time realiza no dia a dia. Falando assim parece um processo complicado, né... mas garanto que não é!

Em uma única planilha disponível na nuvem todos os membros do time conseguem ver os principais objetivos e metas da empresa para o ano. A cada trimestre são definidos sub-objetivos, como peças do quebra-cabeça para a conquista dos objetivos principais do ano.

Na mesma planilha em que estão os “Objectives”, acrescentamos abaixo de cada um deles os resultados-chave esperados para cumpri-los, considerando nossos esforços em números mensuráveis, porcentagens e recortes de dados alcançáveis para o próximo período. Os “Key Results” serão a bússola para alcançarmos os objetivos e pelos quais saberemos se a empresa está na direção correta ou se é necessário rever processos.

Seguimos uma linha lógica entre os objetivos da empresa e os objetivos de todos os Heroes (sem exceção!). Desta forma, fica claro que todos estão trabalhando com um foco único para conquistar os mesmos objetivos, cada um contribuindo com tarefas e melhorias semanais em seus processos. Esse modelo reforça um propósito comum para a empresa e mantém o time unido.

Além de sintetizar a cultura de uma empresa de forma simplificada, os OKRs mostram qual o foco principal de trabalho de cada área e membro, facilitando a priorização de tarefas e o acompanhamento da performance individual e dos sub-times.

OKRs e priorização

Quando estamos falando sobre OKRs durante o onboarding dos novos Heroes, deixamos claro a necessidade de definir no máximo 4  objetivos para focar a cada trimestre, limite saudável para manter a priorização de nossas tarefas no período.

O processo de priorização começa com um alinhamento estratégico para definirmos os objetivos macro da empresa. Ao invés de cascatear metas até a última camada hierárquica da empresa, seguindo o conceito “top-down” com metas impostas, aqui preferimos realizar reuniões de discussão e sugestões abertas com o time.

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Reunião de definição dos OKRs trimestrais da empresa

O resultado é um “acordo” entre toda a equipe sobre quais serão os objetivos trimestrais e, assim, cada sub-time define como ajudar a empresa a conquistar aqueles objetivos.

Com essa abordagem “bottom-up” no nível tático, tomamos uma decisão estratégica que envolve os interesses comuns e otimiza as capacidades individuais do time, que segue alinhado com o restante da empresa.

Muitos dos novos Heroes têm dúvidas sobre esse modelo, por vivenciar ambientes de trabalho anteriores em que havia metas impostas, sem possibilidade de diálogo e revisão.

Isso faz com que nos questionem, de forma natural, se suas metas serão “pré-definidas” ou se será mesmo uma construção colaborativa (o que parece improvável, em um primeiro momento). É aí que os OKRs nos ajudam em mais um ponto de desenvolvimento da empresa: a autogestão.

OKRs  e autogestão

Começamos falando das tarefas semanais, lembra? Essas prioridades são  individuais e definidas por cada pessoa com base em seu planejamento de OKR, sempre pensando nos objetivos e resultados-chave do trimestre.

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Modelo OKR de prioridades semanais relacionadas a objetivos trimestrais

Trabalhar com essas prioridades semanais direciona a autogestão de todos da equipe e libera tempo dos gestores, que não se perdem na estratégia com demandas diárias de microgerenciamento. A abordagem OKR contribui muito para termos uma gestão mais humanizada e horizontalizada.

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Como funciona a definição destas prioridades? 

Toda quinta-feira cada um define até 4 tarefas que serão sua prioridade na semana seguinte, sempre mantendo o foco nos objetivos do trimestre. Aproveitamos para conversar com outras pessoas do time, das quais precisaremos de ajuda, para que elas também considerem essa tarefa em suas prioridades. Assim, toda a equipe inicia a próxima semana mais sintonizada.

Nesse momento, outra dúvida muito comum surge: “como escrevo minhas prioridades, meus objetivos para o trimestre e meus resultados-chave?”

Como aplicar OKRs na empresa da maneira correta

Difundir a cultura de como define-se corretamente os OKRs é um desafio constante aqui na Company Hero. Esse processo não se aprende na teoria, tem que praticar! A teoria é simples, seguindo a fórmula de Doerr:

“Eu vou (Objetivo) medido por (esse conjunto de Key Results)”

Ao estruturar OKRs, precisamos considerar sempre os três componentes:

  • Objetivos: O que queremos realizar?
  • Key Results: Como vamos medir nosso progresso?
  • Iniciativas: O que vamos fazer para alcançar: projetos, tarefas ou atividades?

O de Objetivos

Os objetivos devem ser frases curtas, simples, inspiradoras e fáceis de memorizar. Eles podem ser de 2 tipos:

  • Roofshot
  • Moonshot

Recomendamos adotar objetivos “roofshot” no início da implementação do modelo OKR em uma empresa. Esse objetivos são desafiadores, mas a realização é possível em um período recortado de tempo. Ao considerar esse tipo de objetivo, o sucesso significa alcançar 100% dele.

Já os objetivos “moonshot” demandam mais maturidade e integração da equipe. Esse objetivos são conhecidos como “stretch goals” ou metas alongadas, e servem para tirar o time da zona de conforto. São objetivos que vão além do que parece possível naquele contexto, e servem para fazer o time repensar a maneira como trabalha, trazendo discussões à tona que, até o momento, eram evitadas. Aqui o sucesso significa cumprir pelo menos 70% dos key-results deste objetivo.

KR de Key Results

Cada Objetivo deve ter associação com 3 a 5 Resultados-chave. Key-results são critérios de sucesso, ou seja, é a partir deles que saberemos se tivemos sucesso ou não em alcançar nosso objetivo.

Para facilitar, gostamos de seguir o modelo de escrita abaixo:

“Se formos bem-sucedidos no Objetivo “X” é porque conseguimos:

Key Result nº1
Key Result nº2
Key Result nº3”

Os resultados-chave devem ser sempre mensuráveis e bem específicos, para que o cumprimento da meta fique claro. Se existiu alguma dúvida ao alguém ler um KR, é necessário reescrever: ou alcançamos os resultados-chave, ou não alcançamos.

Devemos sempre diferenciar os resultados-chave de tarefas simples: nos KRs o foco é definir o que queremos conquistar com o conjunto de algumas tarefas importantes. As iniciativas ou atividades serão nossas prioridades semanais, mas não nossos resultados-chave.

Iniciativas ou Prioridades Semanais

As iniciativas são nossas atividades do dia a dia, devemos monitorá-las sempre pela autogestão, a fim de saber se estamos no caminho correto. Sempre lembramos a equipe de que toda iniciativa está relacionada a um desejo de melhorar uma ou mais métricas da empresa.

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Tabela de prioridades semanais seguido por todos os Heroes

Assim como a transformação digital e o foco no cliente nos tornaram um case de sucesso, os OKRs nos ajudam a identificar, dia após dia, com quais de nossos objetivos cada iniciativa semanal está relacionada, o que nos ajuda a não perder o foco no microgerenciamento.

OKR não é a panaceia da gestão

Todo este treinamento sobre OKR faz com que cada novo Hero trabalhe mais engajado com o restante do time, sabendo priorizar tarefas e com foco claro de onde chegar. Por isso, o modelo de OKRs faz parte essencial de nossa cultura, hoje, e garante resultados que agregam valor ao nosso negócio.

Mas, que fique claro, os OKRs não são nenhuma panaceia ou mágica de gestão que resolverá todas as suas dificuldades na gestão de times interdependentes. Como John Doerr já destacou bem, os OKRs “não podem substituir o bom senso, a liderança forte ou a cultura criativa de um local de trabalho."

O aprendizado de ferramentas de gestão é algo constante aqui na Company Hero, não só do modelo OKR como de muitas outras metodologias que nos ajudam a ter uma melhor comunicação e desenvolvimento individual do time.


E você, como tem melhorado a gestão da sua empresa? Compartilhe sua experiência com a gente nas nossas redes sociais!

Rafael Wild
Rafael Wild
Agile Coach - Company Hero