Nota fiscal denegada: o que é e solução em poucos cliques

Você emitiu uma nota fiscal e recebeu a mensagem de "denegação"? Essa situação pode ser frustrante e gerar dúvidas sobre o que fazer.

Apesar de uma nota fiscal denegada não ter mais “volta” nem validade, esse processo pode ser facilmente resolvido de outra forma.

Neste guia completo, vamos te explicar o que significa uma nota fiscal denegada, quais são as causas mais comuns e como resolver esse problema de maneira rápida e simples.

O que é nota fiscal denegada?

Uma nota fiscal denegada é aquela que, ao ser emitida, não é autorizada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) devido a irregularidades. Diferente da nota rejeitada, que pode ser corrigida e reemitida, a nota denegada é inválida e não pode ser utilizada para transações comerciais. Esse status significa que há um problema geralmente relacionado à regularidade fiscal do emitente ou do destinatário da nota.

Ainda que o documento esteja invalidado, é preciso arquivar a nota denegada por cinco anos na estrutura contábil da empresa.

Principais motivos de uma nota fiscal denegada

• Inscrição Estadual inválida: Seja do emitente ou do destinatário, uma inscrição estadual suspensa, cancelada ou com dados incorretos pode levar à denegação da nota.
• Informações inconsistentes: Dados como CNPJ, razão social, endereço ou valor da operação que não conferem com as informações cadastradas na SEFAZ podem gerar a denegação.
• Problemas com a chave de acesso: A chave de acesso da nota fiscal é um código único que identifica o documento. Qualquer erro nessa chave pode causar a denegação.
• Restrições fiscais: Se o emitente ou o destinatário estiver com alguma restrição fiscal, a nota fiscal pode ser denegada – como por exemplo, com o CNPJ suspenso, cancelado, baixado ou em processo de baixa.

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Como verificar o motivo da denegação?

Para identificar exatamente qual foi o motivo da denegação de uma nota fiscal, siga o passo a passo a seguir:

1- Acesse ao Portal da SEFAZ

A primeira ação é acessar o portal da SEFAZ do seu estado e consultar a situação cadastral do CNPJ envolvido na emissão da nota fiscal. Se algum dos CNPJs estiver irregular, este pode ser o motivo da nota fiscal ter sido denegada.

2- Consultar o XML da nota

No XML da nota fiscal denegada, será informado o código de denegação e uma breve descrição do motivo. Este documento pode ser consultado no sistema de emissão de notas do seu CNPJ. Se você utiliza a plataforma do governo, o sistema é o Portal Nacional de Emissão.

3- Sistema de emissão de notas

A maioria dos sistemas de emissão de notas fiscais eletrônicas permite a consulta detalhada dos motivos de rejeição e denegação. Se você utiliza a ferramenta gratuita do governo, o sistema é o Portal Nacional de Emissão.

Qual a diferença entre nota fiscal rejeitada e denegada?

Entender essa diferenciação é essencial para não cometer erros em relação à emissão de NF. Embora sejam termos parecidos, nota fiscal rejeitada e denegada têm significados diferentes.

A nota fiscal rejeitada é aquela com algum erro no preenchimento de seus campos. Pode ocorrer por algum erro no cadastro de empresa, como ausência de certificado digital ou numeração duplicada, entre outros motivos.

Contudo, a numeração da nota rejeitada pode ser utilizada posteriormente, se o erro que levou à rejeição for corrigido. O que não ocorre com a nota denegada: a numeração da nota denegada não pode ser reutilizada, portanto fica totalmente inválida.

Quais as consequências de uma nota fiscal denegada?

Uma nota fiscal denegada não possui validade fiscal, o que significa que:

• Não pode ser utilizada para comprovação de gastos: A nota não pode ser utilizada para deduzir custos em sua contabilidade ou para fins de reembolso.
• Pode gerar problemas fiscais: A emissão de notas fiscais denegadas pode gerar multas e outras penalidades por parte da SEFAZ.
• Atrasa o processo de pagamento: Se a nota fiscal for denegada, o pagamento da operação pode ser atrasado, impactando o fluxo de caixa da sua empresa.

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Como resolver o problema da nota fiscal denegada?

Como explicado anteriormente, uma nota fiscal denegada é como se estivesse totalmente invalidada, ou seja, não pode ser corrigida e autenticada depois. Será necessário fazer a emissão da nota fiscal novamente.

Mas de nada adianta emitir outra nota fiscal sem saber o que levou a denegação da anterior, caso contrário, as chances de isso acontecer novamente são altas. Portanto, siga o passo a passo para identificar o problema e depois emitir uma nova nota fiscal.

1- Regularização do CNPJ

Caso a denegação seja devido a irregularidades fiscais do CNPJ do emitente ou destinatário, é necessário regularizar a situação junto à SEFAZ. Em alguns casos, pode ser que exista a necessidade de pagamento de débitos pendentes ou a atualização cadastral.

No caso do Microempreendedor Individual (MEI), a denegação da nota pode ocorrer quando a empresa ultrapassa o limite anual de faturamento (R$ 81 mil por ano), por exemplo.

2- Correção da Inscrição Estadual

Se o seu CNPJ possui Inscrição Estadual, verifique e corrija qualquer pendência na IE do emitente e/ou do receptor. Saiba que isso pode envolver a atualização de informações ou o pagamento de taxas.

3- Faça a emissão da nota novamente

Após regularizar as pendências, será necessário emitir uma nova nota fiscal. Lembre-se de verificar todas as informações antes de reemitir para evitar novos problemas.

4- Consultoria

Se as pendências fiscais forem complexas, considere contar com o apoio de uma consultoria fiscal. Profissionais especializados podem agilizar a regularização e orientar sobre as melhores práticas para evitar problemas futuros. Caso você utilize uma plataforma para a emissão das notas, verifique com o suporte técnico se há a possibilidade de auxílio.

Como evitar que a nota fiscal seja denegada?

1- Manter regularidade fiscal

Estar em regularidade fiscal é fundamental. Para isso, o pagamento de tributos deve estar em dia, além da atualização cadastral e a verificação periódica da situação fiscal junto à SEFAZ.

2- Verificar CNPJ dos clientes

Antes de emitir notas fiscais para novos clientes, verifique a situação fiscal do CNPJ deles. O processo pode ser feito através do portal da SEFAZ gratuitamente e on-line.

3- Uso de sistemas de gestão

Utilizar sistemas de gestão e emissão de notas fiscais que possuem ferramentas de verificação automática pode ajudar a identificar problemas antes de enviar a nota para autorização.

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