MEI precisa de certificado digital para emitir nota fiscal? Entenda as regras
Se você é Microempreendedor Individual (MEI), a emissão de nota fiscal é uma obrigação importante para manter seu negócio regularizado, especialmente quando vende produtos ou presta serviços para outras empresas. Mas será que o MEI precisa de certificado digital para emitir nota fiscal? A resposta pode variar de acordo com o tipo de nota fiscal (produto ou serviço) e o município ou estado onde o profissional atua.
Para esclarecer essa dúvida, vamos detalhar em quais situações o certificado digital é necessário, quando ele pode ser dispensado e quais são as alternativas para que o MEI emita notas fiscais de maneira prática e segura. Continue lendo para entender o que é o certificado digital e como ele se aplica na rotina dos MEIs.
O que é certificado digital e qual é a sua importância?
O certificado digital é uma assinatura eletrônica que garante a autenticidade e segurança em operações realizadas pela internet. O item funciona como um “documento de identidade digital” do empreendedor, que permite a realização de diversos serviços, como assinar documentos e emitir notas fiscais, com validade jurídica.
No caso das notas fiscais, o certificado digital é utilizado principalmente para garantir que as informações enviadas à Receita Federal sejam confiáveis e que a identidade do emissor seja comprovada. Para quem é MEI, esse certificado pode ser uma exigência em alguns casos, mas nem sempre o documento é obrigatório.
MEI precisa de certificado digital para emitir nota fiscal?
A resposta é: depende. A obrigatoriedade do certificado digital para emissão de notas fiscais pelo MEI varia de acordo com dois fatores: o tipo de nota fiscal e onde está sendo emitida. Veja como funciona:
Emissão de nota fiscal de serviço (NFS-e)
Via de regra, o MEI que presta serviço não precisa de certificado digital para emitir suas notas fiscais. Isso porque a maioria dos municípios já exige a emissão de NFS-e no padrão nacional (obrigatório desde 2023). Nos sistemas que seguem esse padrão, incluindo o Emissor Nacional do governo, não é necessário o certificado digital para emitir nota fiscal.
Na emissão de notas fiscais de serviço no padrão nacional, o MEI faz seu cadastro utilizando outros dados como credencial (por exemplo: CPF, CNPJ, número do recibo do imposto de renda e título de eleitor). Depois de cadastrado, para acessar os emissores, só é exigida uma senha comum.
Vale lembrar que, embora a exigência do certificado digital não seja obrigatória para a maioria dos MEIs que prestam serviços, existem algumas cidades que ainda não aderiram à emissão de NFS-e no padrão nacional.
Por meio dessa lista do Ministério da Fazenda, é possível verificar quais municípios já utilizam o padrão nacional para emissão de notas fiscais. Se a sua cidade não estiver na lista, o ideal é consultar a sua prefeitura para ter certeza da obrigatoriedade ou não do certificado digital para emitir suas notas.
Cerca de 70% das capitais brasileiras aderem ao padrão nacional para as NFS-e – São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte estão na lista.
Emissão de nota fiscal de produto eletrônica (NF-e)
Se o MEI atua com a venda de produtos e emite a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o certificado digital é uma exigência, via de regra para a grande maioria dos emissores e estados.
Diferente da emissão de notas de serviço, que seguem um padrão nacional em grande parte dos estados, as notas fiscais de produto variam de acordo com o estado. Dessa forma, a depender da localidade do MEI, o estado irá recomendar a emissão de NF-e (nota fiscal de produto) ou NFA-e (nota fiscal avulsa), assim como a plataforma para a emissão.
No Portal da Nota Fiscal Eletrônica, é possível encontrar o Portal de NF-e de cada estado, no canto direito da tela, em “Portais Estaduais da NF-e”. Nos portais correspondentes, o MEI encontrará as informações exatas para a emissão de suas notas fiscais.
No estado de São Paulo, por exemplo, o MEI solicita o credenciamento para poder emitir notas fiscais no próprio portal do estado e também confere o passo a passo do processo.
O Portal do Empreendedor do governo recomenda o uso do emissor Sebrae para a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e), que exige o certificado digital.
Vale lembrar que, para os MEIs que vendem produtos, é necessário ter Inscrição Estadual, além do certificado digital.
Emissão de nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
A emissão de nota fiscal avulsa (NFA-e) é um processo da Sefaz (Secretaria da Fazenda) de cada estado. Em alguns estados, é possível realizar a emissão de NFA-e sem o uso de certificado digital sendo MEI.
Contudo, alguns estados não permitem mais a emissão de nota fiscal avulsa, como é o caso de São Paulo. Já outros estados exigem a NFA-e para a emissão de nota fiscal de produto, e não permitem que o MEI emita a tradicional NF-e para produtos.
Para saber se o seu estado faz o processo, digite no Google: “nota fiscal avulsa XXXX (nome do estado). Se for possível, você verá o link em uma das primeiras opções da pesquisa, em um site governamental. Você também pode verificar a informação no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. Pesquise no Google da seguinte forma para encontrá-lo: “Secretaria da Fazenda (Sefaz) XXXX (nome do estado)”.
Como essas são regras bastante específicas para cada localidade, caso ainda esteja com dúvida, é válido procurar ajuda do atendimento da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado ou até mesmo de um contador, para ter certeza de que está realizando o processo corretamente.
👉 Leia mais: É possível emitir nota fiscal como pessoa física?
O MEI é obrigado a ter certificado digital?
O MEI, por regra geral, não é obrigado a ter um certificado digital para ter ou abrir o CNPJ. No entanto, como já dito anteriormente, o certificado pode ser exigido em situações específicas, como na emissão de notas fiscais eletrônicas de produto (NF-e).
Quando o certificado digital é recomendado para o MEI?
Embora o certificado digital não seja obrigatório para todos os MEIs, o documento pode ser uma escolha vantajosa em algumas situações. Veja quando ele é recomendado:
- Para MEIs que vendem para outras empresas: se o seu negócio envolve a venda de produtos frequente para outras empresas, especialmente em operações interestaduais.
- Para MEIs que querem mais segurança nas transações: o certificado digital oferece uma camada extra de proteção contra fraudes e falsificações.
- Para aqueles que planejam crescer: ter o certificado digital já pronto pode ser vantajoso para MEIs que planejam expandir suas operações e precisam de mais formalização nos processos.
Qual é o tipo de certificado digital para o MEI?
Em resumo, existem dois tipos principais de certificados digitais:
- A1: é armazenado no computador do usuário e tem validade de 1 ano.
- A3: é armazenado em um dispositivo físico (token) e tem validade de até 3 anos.
Veja no detalhe as características de cada um: o certificado digital A1 é armazenado no computador, celular ou nuvem, o que o torna prático para uso em um único dispositivo e para operações frequentes. Este modelo tem validade de até 1 ano e é indicado para MEIs que utilizam o certificado de forma esporádica ou têm um único ponto de acesso.
Por outro lado, o certificado digital A3 é armazenado em um token ou cartão com uso de senha, o que oferece uma camada extra de segurança. Esse modelo é ideal para quem realiza operações em múltiplos dispositivos ou em ambientes em que o certificado digital precisa ser transportado com segurança. Com validade de até 3 anos, o A3 é recomendado para MEIs que utilizam o certificado frequentemente e necessitam de mobilidade.
A escolha entre A1 e A3 depende das necessidades e do perfil de uso do MEI, mas ambos os tipos servem para diversas finalidades, como emissão de notas fiscais, assinatura digital de documentos e acesso a sistemas governamentais de forma segura.
Como adquirir o certificado digital para MEI?
Caso você decida que o certificado digital é necessário para o seu negócio, o processo de obtenção é simples. Você precisa procurar uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O processo de aquisição envolve a apresentação de documentos e o pagamento de uma taxa.
Existem várias empresas certificadoras autorizadas no Brasil, como Serasa Experian, Certisign, Valid, entre outras. Normalmente, o processo envolve os seguintes passos:
- Escolha do tipo de certificado: o tipo mais comum para o MEI é o e-CNPJ A1 ou A3.
- Compra e agendamento de validação: depois de adquirir o certificado online, é preciso agendar a validação presencial ou por videoconferência, para confirmar sua identidade.
- Instalação: Após a validação, você receberá as instruções para instalar e começar a usar o certificado digital no seu computador ou celular.
💡 Leia mais: Como conseguir um certificado digital?
Vantagens e desvantagens do certificado digital para MEI
Para muitos MEIs, o certificado digital pode representar um custo adicional, já que precisa ser renovado periodicamente. No entanto, também existem vantagens a depender do perfil do profissional. Entenda:
Vantagens
- Segurança: a utilização do certificado digital garante mais segurança para transações online, protegendo as informações do MEI.
- Validade jurídica: documentos assinados com certificado digital têm validade jurídica, o que é importante para empresas que desejam manter uma operação formal e segura.
- Flexibilidade: com o certificado, o MEI pode realizar diversas operações além da emissão de notas fiscais, como assinar contratos e enviar documentos oficiais.
Desvantagens
- Custo: o certificado digital não é gratuito, e o MEI precisa pagar uma taxa anual ou bienal para mantê-lo ativo.
- Nem sempre é necessário: para algumas operações e tipos de nota fiscal, o certificado digital pode ser dispensável, o que torna seu custo um ponto a considerar antes da aquisição.
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