Por que escritório virtual é a solução ideal para pequenas empresas

É a solução porque escritório virtual é uma alternativa ágil, digital e que te poupa muita burocracia. Descubra mais aqui!
 Frederico Foini  |      21/02/2020
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O endereço virtual para empresas é a solução que facilita sua vida. Consegue imaginar por que ela é ideal para você? Vamos explicar: um negócio é feito de várias exigências. Tem que ter organização e planejamento estratégico, definição de um endereço comercial, necessidade de abrir CNPJ, entre outras coisas. Quem dera fosse apenas vender seu serviço, não é mesmo? Gerenciar um empreendimento requer muito esforço e dedicação, mas vale a pena!

Ninguém abre um negócio já sabendo o que fazer. A maioria das pessoas passa pela mesma situação, é comum se perder no meio de tantas informações novas. Você pode até ficar inseguro, porque a chance de errar na fase inicial existe, mas não precisa se desesperar. O mercado está cheio de soluções que vão te ajudar nessa etapa, como o escritório e o endereço virtual para empresas.

Antes de tudo: o planejamento

Se você está vivendo o processo de abrir uma empresa, precisa definir bem o plano de ação. Comece escolhendo o seu perfil de negócios e a imagem que quer passar.

No que pensar na hora de definir as características da sua empresa?

  • Verifique se ela terá uma abordagem mais formal ou informal com os clientes;
  • Decida como construirá a credibilidade a curto e longo prazo;
  • Escolha o modelo de trabalho. Muitas empresas estão optando pela flexibilidade, com atividades remotas, onde não é preciso estar presente todos os dias para desempenhar tarefas.

Essas decisões são importantes para que o ritmo de crescimento do seu negócio flua naturalmente. Aliás, negligenciar o planejamento inicial pode custar caro! O Ministério da Economia divulgou que 1,410 milhão de empresas foram fechadas em 2021.Você quer estar no grupo das que cresceram, não é? Então, conheça os caminhos para autogestão que te levam a fazer um planejamento bem feito.

Durante a abertura de empresa, uma série de decisões precisam ser tomadas a partir de algumas definições. Por exemplo, qual será o segmento de atuação? Será uma empresa de serviços ou um e-commerce? Você atenderá o mercado de tecnologia ou atuará no ramo da saúde? Deixe claro o que será feito pelo seu negócio e de que maneira ele atenderá as necessidades do público-alvo.

Como qualquer coisa na vida, uma escolha te levará a um caminho e te distanciará de outros. Esteja tranquilo para lidar com eventuais erros nessa primeira etapa, porque eles são parte do processo. Steve Jobs uma vez disse: “Você pode encarar um erro como uma besteira a ser esquecida, ou como um resultado que aponta uma nova direção”

Isso é a mais pura verdade! O caminho é aliar a consciência da incerteza com atitudes que dão a segurança necessária para abrir uma empresa. Contar com uma contabilidade e outros serviços que ajudam lidar com a burocracia nesse momento é uma maneira de preparar o terreno para o empreendimento se fortalecer.

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Estabelecer as prioridades da sua empresa é fundamental e o escritório virtual te ajuda nesse processo!

Depois de definir o planejamento, é hora de identificar os focos da empresa. Você pode, por exemplo, decidir que precisa funcionar com o menor custo possível. Isso deixará o caminho a ser seguido mais evidente, sendo mais fácil direcionar ações para o crescimento, entende?

Comece as definições por uma etapa que está muito relacionada com planejamento e com suas prioridades, a escolha do endereço do negócio, ou seja, o domicílio fiscal. Muitas empresas não dão a devida atenção a essa parte, mesmo sabendo que isso pode impactar na credibilidade do trabalho.

Imagine que você optou por utilizar seu próprio endereço residencial como endereço comercial. Nesse caso, está sujeito a imprevistos como: ter que receber contatos profissionais em casa ou arriscar perder alguns pontos no profissionalismo com um cliente importante. O escritório virtual está crescendo no mercado por ser uma alternativa para esses problemas.

O serviço foi projetado para ser uma referência e permitir que sua empresa fique registrada em um endereço diferente do seu. De uma maneira simples, você garante as vantagens de um escritório real, mas o seu negócio entra na parte “virtual”.

Alguns dos benefícios de optar pelo escritório virtual:

  • Não gastar com aluguel e condomínio, se seu negócio não necessita de um espaço físico como despesa essencial.
  • Contar com serviços de gestão de correspondências e de contato telefônico virtuais.

O segmento de escritório virtual já chegou a crescer de 15% a 20% ao ano, de acordo com uma pesquisa da Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais. Quais os motivos desse sucesso? A resposta está no apoio que a solução dá para empreendedores e profissionais autônomos.

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O Escritório Virtual: praticidade e custo-benefício a seu favor

Agora que você entendeu a importância da gestão de custos para a fase inicial da sua empresa, precisa conhecer mais sobre o escritório virtual, uma alternativa bastante popular entre os empreendedores. Algumas das grandes empresas que existem hoje se beneficiaram desse tipo de serviço em sua fase inicial. Um exemplo é o Instagram.

A marca deu seus primeiros passos num espaço chamado "Dogpatch Labs", na Califórnia. Foi lá que Kevin Systrom e Mike Krieger tiveram a ideia de um conceito diferente de mídia social, um segmento à época dominado pelo Facebook. O sucesso do Instagram tem muito a ver com um dos benefícios do escritório virtual, que é a possibilidade do networking. Mais do que isso, as grandes empresas apontam o ambiente como um “talent pool” (“piscina de talentos”), onde você pode ter contato com excelentes profissionais de uma maneira bem mais próxima e cotidiana.

Existem empresas que permitem que você faça parte de uma rede compartilhada por muitos outros empreendedores e em diversos endereços diferentes, como foi com a equipe do Instagram. A melhor parte é que os benefícios da contratação desse serviço não param por aí! A proposta do escritório virtual é te poupar do processo burocrático e reduzir muitos custos na fase inicial da empresa.

Na prática, o escritório virtual é um endereço compartilhado por empresas e prestadores de serviço, com a função de otimizar custos e alcançar ainda mais credibilidade para a sua empresa. Os escritórios virtuais normalmente estão situados num local valorizado comercialmente, por isso, agregam valor para sua marca e impressionam seus clientes.

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Com o serviço, sua empresa passa a ter um espaço físico de referência, com possibilidade de uso de salas de reunião e suporte administrativo numa região mais próxima do seu cliente, dependendo de onde está seu mercado potencial. Você também sai ganhando no quesito flexibilidade, já que é possível frequentar mais de um endereço.

Isso é vantajoso por dois motivos:

  1. Poder ter acesso a mais de um endereço, para abrir uma filial da sua empresa e atuar em mais de uma região, em locais que dão credibilidade para o seu negócio (ex.: Av. Paulista-SP, Ipanema-RJ e Brasília-DF);
  2. Conseguir alugar salas de reunião em diferentes endereços para facilitar o acesso do cliente até você.

O escritório virtual também traz uma redução de eventuais despesas de realocação da sua empresa, caso isso seja necessário em algum momento. Outra vantagem é a possibilidade de alugar salas de reunião por hora ou diária, para fechar os melhores negócios e ter encontros proveitosos com seus clientes, funcionários e colaboradores.

Por mais que seja bom não ficar preocupado com a reputação da empresa ao misturar sua atuação profissional com o local de residência, algumas perguntas podem surgir:

  • “Como será a gestão das minhas correspondências?”
  • “Devo contratar uma secretária?”.

A resposta para as duas é a mesma: não se preocupe. Você terá uma assistente virtual com DDD próprio, que cuidará das suas ligações e recados. A gestão de correspondências também é feita pela administradora. Suas cartas e pacotes ficam armazenados para retirada ou podem ser digitalizados, como for melhor para você.

Deu para ter uma noção de que os serviços oferecidos por um escritório virtual podem salvar a sua vida e te ajudar nesse momento tão importante da abertura de empresa?

Vantagens de contratar um escritório virtual e seus serviços

  • Agilidade para seu contador abrir CNPJ;
  • Endereço comercial e fiscal;
  • Redução de despesas desnecessárias para o seu tipo de negócio;
  • Possibilidade de estar alocado em endereços privilegiados e assim gerar credibilidade;
  • Secretária virtual e gestão de correspondências.

Pronto para fazer a sua empresa evoluir ainda mais?

Para não ficar perdido, você deve dar atenção às etapas importantes na fase inicial da empresa e definir quais são suas prioridades como empresário. Tendo planejamento e prioridades bem definidos, temos certeza de que você enxergará um mundo de oportunidades à sua frente!

Os serviços oferecidos pelo escritório virtual são importantes aliados com os quais você pode contar nesse momento. Eles vieram para salvar a sua vida e facilitar o crescimento inicial da sua empresa, sendo uma alternativa ágil, digital e que te poupará de muita burocracia.

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Frederico Foini
Frederico Foini
Especialista de Marketing

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