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Manual de uso das plataformas para entrega de conteúdo

Introdução

Um dos pilares do nosso trabalho com produção de conteúdo é a transparência. A grande verdade é que queremos incentivar o empreendedorismo e crescer junto com nossos parceiros! Para isso, nada melhor do que a parceria também se estender aos prazos e às metas comuns.

Uma meta já é compartilhada por nós todos: ajudar pequenas e médias empresas a consolidarem com seus negócios a partir de uma sólida presença digital.

Nosso processo foi pensado para facilitar ao máximo a sua experiência como parceiro, e você terá de se preocupar apenas com a produção, revisão e com uma comunicação efetiva conosco.

Por isso este breve manual é muito importante, para que você possa entender os detalhes das nossas plataformas.

Sua leitura em início de parceria é obrigatória. Em caso de dúvidas, comunique o nosso time por e-mail.

Com quais plataformas nós trabalhamos?

É bem necessário que você saiba nossos principais canais de comunicação: e-mail e WhatsApp. O primeiro, para formalizações, e o segundo, para avisos e contato mais imediato. Precisamos que disponibilize um ponto de contato da sua agência para que a gente não perca esse elo, beleza?

O armazenamento e compartilhamento de arquivos será feito pelo Google Drive. É importante se atentar aos seguintes detalhes em relação ao G Drive:

1 - Você pode subir sempre os arquivos na nossa pasta compartilhada no G Drive.

No Trello, não se esqueça de subir o link correto, que é o que permite a Qualquer pessoa com o link editar.

Veja este exemplo:

g-drive

2 - Entenda a organização das pastas compartilhadas.

Em primeiro lugar, é importante que, dentro da nossa pasta compartilhada, você crie subpastas para cada cliente.

g-drive-clientes

Além disso, dentro das pastas dos clientes, você deve fazer uma separação entre as artes e o template de entrega. Cuidado para não entregar tudo na mesma pasta. Você irá se confundir se fizer desta forma.

Modo ideal organizar a pasta de cada cliente:

organizar-pastas

Outra plataforma fundamental é o Trello, que você provavelmente já deve conhecer. Mas é importante esclarecer com mais detalhes como organizamos o nosso board. Sobre isso falaremos na seção a seguir!

O passo a passo do uso do Trello

Após preencher o seu formulário de cadastro, faremos uma triagem te repassaremos os projetos que tenham mais fit com o seu perfil.

O processo nosso processo está todo organizado em cards no Trello. Vamos te dar mais detalhes sobre cada um deles.

1 - “[Boas Práticas do Trello]” - Etapa de leitura das Orientações Obrigatórias:

Essa coluna tem o objetivo de servir como uma central de ajuda, com documentos e informações detalhadas sobre os nossos processos e orientações de produção. Aqui estarão todos os documentos necessários para que você possa só se preocupar em seguir o método e produzir o material.

central-de-ajuda

2 - “[Propostas Aprovadas | A Fazer]” - Etapa de recebimento e aceite do projeto:

Depois que você se cadastra, o nosso time faz toda uma triagem e separar o projeto que tem mais fit com a sua agência. É nessa hora que ele automaticamente cai na coluna e você já pode começar o quanto antes a produção!

propostas-aprovadas

3 - “[Em Produção | Fazendo]” - Etapa de produção:

Você pode colocar aqui todos os projetos que estiverem em andamento (atenção aos prazos!). Nosso time vai conferir diariamente o seu board e acompanhar cada um dos projetos, pronta para te ajudar no que precisar.

em-producao

4 - “[Controle de Qualidade | CQ1]” - Controle de qualidade

Para esta coluna você move o seu projeto assim que finalizá-lo, ok?. O nosso time entra aqui e fica responsável por fazer uma revisão criteriosa, garantindo alinhamento com a empresa do cliente. O time de controle de qualidade pode solicitar ajustes ou repassar diretamente ao cliente, se não tiver nada faltando.

👉 Você pode conferir na própria coluna o checklist de revisão seguido por esse time da Company Hero!

controle-de-qualidade

5 - “[Ajustes]” - Possibilidade de ajustes a pedido da Company Hero ou cliente:

O projeto vem para cá, primeiro, se o Controle de Qualidade solicitar ajustes.

Importante: se o projeto for aprovado, ele irá direto para a próxima coluna.

Ele ainda pode retornar para cá, se o cliente solicitar ajustes e não aprovar a primeira entrega. 🧐

ajustes

6 - “[Aprovado | Incluir projetos abaixo na NF até o dia 28]” - Sobre a emissão e upload da NF na plataforma:

Se o projeto estiver aqui, significa que o cliente aprovou tudo e que concluímos o job! 🎉

Essa coluna irá constar todos os projetos finalizados, com suas respectivas datas. Essa coluna te ajudará a saber quais projetos foram concluídos e que você pode incluir na próxima NF, ok?

Precisamos que você emita apenas uma Nota Fiscal somando todos os projetos feitos no mês até o dia 28.

Todas as informações sobre a Nota Fiscal estão na seção “Informações” desta coluna.

nota-fiscal

7 - “[Após NF mensal emitida | Aguardando Pagamento (1ª segunda do mês seguinte)]” - Aguardando pagamento:

Depois de emitir a nota, você deve criar um card nessa coluna aqui, que tenha o nome da sua agência e a data de emissão, e anexar a NF. Esse card criado será copiado automaticamente para controle interno da Company Hero.

Veja o exemplo:

nota-fiscal

Depois disso, é só aguardar o pagamento, que ocorre na 1ª segunda-feira do mês seguinte.

8 - “[Finalizados]” - Fim do projeto:

Passe para cá os cards de todos os projetos finalizados, após receber o pagamento do mês.

É importante para a Company Hero e para você ter um backup de todos os jobs finalizados, ok? 😉

finalizados

Orientações e detalhes adicionais importantes

*As seções que possuem “Processo | Company Hero”, indicam que é com a gente a tarefa de tocar a etapa.

processo-company

* Já se tiver com a indicação “Informações”, quer dizer que você deve seguir as instruções que estão explicadas no board.

processo-agencia

* Não esqueça de acompanhar o seu board constantemente, conferindo se chegaram novos projetos e todas as etapas dos que já estiverem em andamento, ok?

* Não deixe de entrar em contato com a gente se tiver qualquer dúvida ou impasse no meio de um projeto.

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