Sistema contábil: tudo o que você precisa saber

Um bom sistema contábil é aquele que aumenta a sua produtividade e economiza seu tempo. Quer saber tudo sobre o assunto? Leia o nosso artigo!
 Otávio Hoffmann  |      28/10/2022
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Antes de escolher o sistema contábil para seu escritório, conheça as alternativas que o mercado oferece e as vantagens desse tipo de ferramenta para melhorar a sua rotina

Seja para quem está iniciando um escritório de contabilidade, seja para quem sente a necessidade de modernizar sua atuação, a implementação de um bom sistema contábil é fundamental.

Se você é contador ou é um advogado que trabalha na área paralegal, certamente já ouviu falar em sistema contábil, certo? O uso dessas ferramentas é cada vez mais constante no cotidiano das contabilidades, porque facilitam a vida do contador e do cliente. Um bom sistema é aquele que automatiza as principais ações, evita retrabalho e aumenta a confiança nos dados apresentados ao cliente e aos órgãos públicos.

“Como vou saber qual é o sistema contábil mais adequado para o meu escritório?", você pode estar se perguntando. Pois bem, é nisso que vamos te ajudar com o artigo de hoje.

Siga a leitura para conferir:

  • Sugestões de sistemas contábeis
  • Os tipos de sistemas mais adequados para seus clientes
  • As vantagens de ter um sistema contábil em seu escritório
  • Como implementá-lo e extrair o máximo do sistema

Sugiro que você pegue uma xícara de café - ou a bebida de sua preferência - feche as outras abas do seu navegador e concentre-se nas informações que traremos a seguir. Ao final, você sairá pronto para contratar o sistema contábil mais apropriado para você e saberá o que solicitar à empresa escolhida.

Importância da gestão contábil

A gestão contábil é um projeto maior, do qual os sistemas contábeis fazem parte. A gestão, como o nome supõe, é uma área estratégica de todas as empresas e envolve: planejamento, análise e estratégia. Com o sistema contábil você enxerga melhor os dados e informações fiscais do seu cliente e pode ajudá-lo a tomar as melhores decisões.

Assim, o serviço oferecido por sua contabilidade aos seus clientes se torna mais completo e é mais valorizado pelos clientes - ou seja, você também ganha mais dinheiro assim.

O que é um sistema contábil?

Pense em um sistema contábil como um software que serve para automatizar as tarefas do seu escritório. Além disso, ele integra as informações contábeis dos seus clientes à Receita Federal e demais órgãos públicos.

Ou seja, ele facilita a gestão contábil, através da união de diversos serviços em um único lugar e com armazenamento de dados na nuvem - mais seguros do que anos atrás, quando tudo ficava salvo no HD do seu computador..

Com tantas leis tributárias no país, ter um sistema contábil é ter a certeza de que o seu escritório não vai deixar passar nenhuma atualização. Dessa forma, atenderá ao cliente da melhor forma possível, já que os sistemas atuais atualizam automaticamente.

Por que é importante ter um sistema contábil?

Contratar um software para sua contabilidade não é um diferencial, esqueça isso. O sistema contábil é uma necessidade e talvez você até já saiba disso, mas vale reforçar. As informações concedidas à Receita Federal e outros órgãos já são conectadas, praticamente em tempo real. Não faz sentido que seu escritório ainda dependa do trabalho manual com papelada ou preenchimento de planilhas de excel.

Você já calculou o tempo e dinheiro que desperdiça por ter que contratar um funcionário exclusivamente para lidar com determinados clientes e preencher informações manualmente?

Muitos contadores, ao olharem o preço de um sistema contábil, não enxergam que o benefício está, principalmente, no médio e longo prazo, quando passam a economizar mais tempo e conseguem se dedicar à conquista de mais clientes.

Um dos principais benefícios de utilizar um software é ter mais tempo para outras funções do seu escritório. Se o principal serviço oferecido pelas empresas de contabilidade atualmente são serviços paralegais (66% das contabilidades do país), 50% delas ainda desejam oferecer serviços de consultoria nos próximos anos. E isso porque a consultoria aumenta seu ticket médio e diferencia o seu serviço da concorrência.

Sabe quem pode ser um bom aliado seu nessa hora? Um sistema contábil! Porque ele, junto com outros aliados, reduz o tempo dedicado a tarefas paralegais e permite que você cuide do negócio do seu cliente com cuidado, através do serviço consultivo.

E preste atenção no dado a seguir: seus concorrentes já estão de olho nisso! A implementação de novas tecnologias e processos para aumentar a eficiência do escritório atinge mais de 90% das contabilidades atualmente no Brasil.

Se é possível integrar todos os dados, faça isso o quanto antes.

Com um sistema contábil você ganha em agilidade e praticidade no seu dia a dia. Ao implementá-lo, você sentirá na pele os benefícios, como:

  • Armazenamento de dados mais seguro, com utilização de nuvem e criptografia para lidar com as informações dos seus clientes.
  • Maior acerto em cálculos, porque os programas calculam de forma automática, evitando que você erre ao preencher dados na calculadora ou no excel.
  • Mais produtividade pela economia de tempo já citada, já que muitas informações são preenchidas de forma automática e padronizada.
  • Melhor controle de dados, com painéis de controle das informações dos clientes organizadas e hierarquizadas para você visualizar e analisar melhor.
  • Redução de custos, pois não precisa de uma grande equipe paralegal para cuidar de seus clientes.
  • Manejo de sua equipe para outras funções mais importantes, como análise fiscal e planejamento tributário dos clientes ou futuros clientes.

Estes benefícios são subjetivos, não dizem respeito às ferramentas que o sistema contábil oferece. São somente vantagens que você e outros contadores sentem na pele ao contratarem um bom software.

As principais funcionalidades de um sistema

No geral, você encontrará no sistema contábil tudo que envolve a sua rotina:

  • controle de estoque e vendas
  • emissão de notas fiscais
  • normas tributárias e societárias
  • lançamentos
  • protocolos
  • armazenamento de dados
  • contato e dados dos clientes

Isso em um âmbito geral, é claro. Alguns sistemas são mais apropriados para empresas maiores, outros para empresas menores. Além disso, em muitos casos você pode contratar as funcionalidades que você precisará de fato e pagar um valor diferente por isso.

Nós vamos falar um pouco mais sobre o assunto ao longo do texto. Por enquanto, queremos só que você compreenda que sem um sistema contábil está perdendo tempo - literalmente.

Tipos de sistema contábil

Você certamente é a pessoa que mais entende das demandas do seu escritório, certo? Seja você uma pessoa autônoma, seja parte de um escritório já em funcionamento.

Então, entender a complexidade de suas demandas e do seu dia a dia é fundamental para escolher o melhor sistema contábil para atender seus clientes.

Ah! Aqui vai um detalhe muito importante: não esqueça que o foco é em atender e entregar mais valor para o seu cliente também. Não adianta focar somente em você e nos demais contadores que vão utilizar o sistema. Até porque, de certa forma, o custo do software estará incorporado aos seus honorários.

As alternativas podem ser divididas em três grupos, conforme o porte das empresas que você atende.

Sistema básico

Recomendado para atender pequenas empresas, é mais simples e pode ser utilizado com tarefas básicas da contabilidade empresarial, como: cálculos, geração de guias, gestão da folha de pagamento.

Médio porte

Como o nome sugere, atende melhor empresas de médio porte. Oferece tecnologia mais avançada, com capacidade para automatizar processos - incluindo a integração com sistemas de gestão e bancos de dados.

Grande porte

São softwares mais complexos, destinados a atender demandas de grandes empresas, fazendo o que os anteriores fazem, mas com mais funcionalidades como, por exemplo, a gestão de créditos.

Quanto custa um sistema contábil?

Essa resposta é curta e, infelizmente, imprecisa. O preço do sistema contábil vai depender dos serviços que você necessita e da complexidade do sistema. Além do custo pela licença de uso, o valor pode aumentar conforme o número de usuários e alguns softwares cobram pela implementação também, que inclui treinamento de equipe e outros serviços.

Para ajudar você mais ainda, abaixo nós listamos alguns sistemas contábeis para você conhecer. Infelizmente, não conseguimos expor o preço, porque muitos pedem orçamento e possuem diversas versões.

Dessa forma, o mais indicado é você entrar em contato com o que mais lhe chamar atenção e fazer uma cotação.

Critérios para escolher o melhor

Antes de conhecer os sistemas contábeis que separamos para você, dê uma olhada nessas dicas do que você deve se atentar antes de bater o martelo.

  1. Pense em um sistema que atenda a sua demanda. Leve em conta os seus processos diários e considere se eles são de pequena, média ou grande complexidade.
  2. Um bom sistema deve ser online, contar com armazenamento em nuvem, transmitindo segurança para não se perder.
  3. Segurança para não haver vazamento de dados confidenciais dos seus clientes, como uma boa criptografia.
  4. Compatibilidade com o sistema do seu cliente.
  5. Facilidade no uso, sem complicações, para que toda a equipe se adapte bem.
  6. Suporte multicanal, onde você pode contar com ajuda por telefone, chat ou mesmo whatsapp, em qualquer horário do dia.

Com isso em mente, você já pode analisar com mais certeza os sistemas contábeis que indicamos abaixo.

Eles são os mais conceituados hoje no Brasil. É claro que existem outros. Então não deixe de pesquisar. Não precisa se restringir somente a essas opções.

5 sistemas contábeis que você precisa conhecer

1 - Domínio Sistemas

O Domínio traz facilidades para o atendimento dos escritórios contábeis e trabalha com um sistema de auxílio para pesquisas relacionadas à legislação.

  • Possui um sistema de integração online que ajuda no lançamento de notas, controla as contas a pagar e a receber, administra as retenções de ISS, PIS, COFINS, INSS, Contribuição Social e outros.

O interessante é que, por meio dele, você terá mais segurança em relação às alterações legislativas e conta com suporte técnico 24 horas.

2 - Mastermaq

Este software existe há 30 anos e está em conformidade com as alterações legislativas do país e oferece soluções que unem inovação e competitividade.

Assim como o domínio, possibilita que você cuide da folha de pagamento, faça gestão tributária e fiscal, controle de patrimônio, e outras funcionalidades.

O sistema da Mastermaq possibilita, inclusive, gerenciar os contratos dos seus clientes e os honorários, bem como a pontualidade do pagamento e outras obrigações previstas.

3 - Prosoft

O Prosoft está constantemente sendo atualizado, seguindo a legislação também. Com ele é possível fazer a escrituração do contrato social conforme as regras atuais e gerar demonstrativos e obrigações, como balanços, balancetes, impostos a recolher e declarações de forma simples, com rapidez e segurança.

4 - Fortes Contábil

Esse sistema é muito completo e resume todas as funcionalidades necessárias pelo seu escritório de contabilidade.

  • Conciliação bancária:
  • Diversos modelos de planos de contas
  • Importação automática dos arquivos de integração
  • Importação de planilha em arquivo CSV
  • Lançamentos contábeis sob as regras da contabilidade

5 - Eficiência Fiscal

Opera por meio do sistema de armazenamento em nuvem. Este sistema contábil conta com informações rápidas e precisa sobre cálculos de PIS, COFINS e ICMS nas operações de entrada e saída de mercadorias. Também contém demonstrativos dinâmicos relativos a estes tributos.

Usando inteligência artificial, reduz consideravelmente a necessidade de intervenção humana nas ações, o que facilita a rotina e elimina a burocracia.

Outras alternativas para sistemas contábeis

Além destes sistemas apresentados, que são bem específicos do dia a dia contábil, incluindo notas fiscais e guias de impostos, você encontra hoje no mercado sistemas que atendem a algumas etapas específicas das empresas - e que são, de fato, complementares.

Um exemplo é a Plataforma de Legalização da Company Hero. Com ela, contadores e advogados têm acesso a todos os serviços e etapas necessárias para abrir, alterar, encerrar e proteger CNPJs em todo o país. A Plataforma da Hero é a única no mercado nacional que possui esse propósito. Pode pesquisar, eu juro!

Através de um sistema muito intuitivo e simples, você dá andamento à regularização do CNPJ dos seus clientes e acelera a abertura, por exemplo. Com isso, a contratação ocorre de forma mais rápida e, aliado a um sistema contábil, o serviço oferecido por você se torna completo.

No artigo de hoje falamos muito sobre a automatização e benefícios dos escritórios de contabilidade com sistemas e plataformas que ajudam na sua inovação. Mesmo assim, vale ressaltar que o seu papel permanece sendo muito importante.

Quem analisa os dados, revisa-os antes de enviar para a Receita e para o cliente e tem o poder de sugerir melhorias, é você.

Portanto, dê o seu melhor e busque sempre se modernizar para se colocar à frente da concorrência e atender melhor ainda seus clientes.

Você pode começar pela Plataforma de Legalização da Company Hero! Fale com a gente no chat, solicite mais informações e surpreenda-se!

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Otávio Hoffmann
Redator

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