As 4 melhores dicas para realizar uma reunião produtiva

Confira dicas e etapas essenciais para realizar uma reunião produtiva com a sua equipe, clientes ou parceiros sem perder o foco! Coloque em prática agora mesmo.
 Lana Nascimento  |      21/02/2020
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Fazer reuniões está na rotina de empresas das mais diversas finalidades. No entanto, realizar uma reunião produtiva ainda é uma dificuldade para muitos gestores e líderes de equipes.

A pandemia de Covid-19 fez com que as pessoas migrassem para as reuniões virtuais. “Estão vendo a minha tela?”, é uma das frases mais ditas, não é mesmo?

Com a retomada dos encontros presenciais, é preciso se atentar às melhores práticas para extrair o que de melhor as pessoas têm e aproveitar ao máximo o tempo das reuniões com colaboradores, clientes e, enfim, qualquer reunião de empresa.

Quando se trata desses encontros, ter foco na produtividade é essencial para não perder o objetivo da reunião. Por isso, hoje vou te apresentar 4 dicas para realizar uma reunião produtiva e tornar o seu dia a dia e o da sua empresa mais eficiente.

Como fazer uma reunião produtiva?

Sem mais delongas, vamos logo às 4 dias para uma reunião produtiva. Papel e caneta em mãos? Então anote e comece a praticar a partir de seu próximo encontro. Valendo!

1. Defina o objetivo da sua reunião

Seu primeiro passo - e nossa primeira dica - é saber quando realizar uma reunião e se ela é realmente necessária. Se envolver pessoas do mesmo time, vale questionar se não pode ser resolvida em uma simples ligação ou troca de e-mails. Chegando à conclusão de que é preciso fazer a reunião, siga em frente.

A preparação e definição de objetivo da reunião é a primeira dica para realizar uma reunião produtiva, que ajudará você na coleta e repasse das informações que deseja, sem distrações e com maior foco.

No caso de uma reunião interna, com membros da sua empresa ou sócios, busque deixar a pauta de reunião o mais clara possível com todos antes ou no momento do agendamento, para que saibam priorizar os debates que devem acontecer e definições para atingir o objetivo desta reunião.

Responder às seguintes perguntas pode ajudar você a chegar a uma conclusão sobre o objetivo da reunião da empresa:

  • Qual problema desejo resolver?
  • O que eu desejo discutir nesta reunião?
  • Quais resultados e ações eu desejo ter claros ao fim da reunião?

No caso de uma reunião com clientes ou fornecedores, a lógica é a mesma: busque deixar bem claro o objetivo, seja o de apresentar um projeto, um produto ou indicadores de atuação específicos ao cliente. Informe desde o início qual o foco, para que todos estejam cientes e saibam exatamente as informações que receberão na reunião.

2. Planeje a reunião

Organizar, planejar e preparar a sua reunião com antecedência garante eficiência e produtividade. Vale seguir algumas regras básicas:

Como preparar uma reunião mais produtiva

Com o objetivo da sua reunião definido, agora chegou a hora de planejar quais serão as pautas e assuntos que nortearão a conversa para solucionar a questão principal. Ter os assuntos bem definidos e contextualizados deixa bem mais fácil todos manterem foco na discussão.

A etapa do planejamento é muito importante e começa a definir os rumos que a reunião tomará.

Escolha bem as pautas da reunião

As pautas da reunião devem ser estabelecidas com antecedência, assim como a ordem de importância dos subtemas a serem abordados - estabelecer essa sequência de discussão garantirá que os assuntos mais importantes sejam discutidos primeiro e não sejam esquecidos.

Uma boa dica é pontuar essas pautas antes mesmo da reunião começar, via e-mail ou no próprio convite do calendário, pois garante que os participantes já venham preparados para as discussões futuras. Para garantir ciência de todos sobre o rumo das discussões, durante a própria reunião, busque deixar a pauta visível, seja escrita em um quadro já montado, em uma lousa branca ou em uma apresentação na TV, por exemplo.

Defina o tempo para cada pauta

Com os subtemas da pauta definidos, você deve propor o tempo de discussão de cada um deles. Isso garantirá o foco e fará com que o tempo não seja desperdiçado com assuntos que não dizem respeito àquele encontro.

O planejamento da reunião em etapas:

  • Indique o tempo máximo da reunião
  • Divida o tempo por complexidade e importância dos subtemas:
    • Para assuntos relevantes que exigem mais participação dos convidados para a reunião, deixar mais tempo e abordar primeiro
    • Para temas mais pontuais e que não demandam tanta discussão, defina menos tempo e deixe para o final
  • Se for uma reunião com colaboradores, aumenta o risco de perderem o foco ao discutirem questões paralelas. Vale, nestes casos, que você (ou outra pessoa) seja o timekeeper (dono do tempo) com um relógio online marcando os minutos para cada fase. Assim, todos se concentram em cumprir as regras, sem beneficiar uma ou outra voz mais ativa na discussão.

Regra para uma reunião produtiva: escolha os participantes certos

Forme o time participante da reunião apenas com aqueles que agregarão real valor para as pautas em discussão. Caso você opte por membros que não estão envolvidos no projeto ou nas pautas, irá desperdiçar tempo do seu colaborador e, possivelmente, desfocar com contextualizações para quem não está por dentro do assunto.

O ideal é que cada participante tenha conhecimento prévio sobre os temas para contribuir com as discussões, mantendo o foco da reunião e uma participação ativa e significativa de todos os participantes.

Pessoas finalizando mais uma reunião produtiva.

3. Escolha o local ideal para sua reunião produtiva

Com objetivo e pautas definidos, agora é importante escolher o local ideal para a sua reunião acontecer. É importante fugir de distrações e escolher um modelo de sala que garanta a infraestrutura e comodidade ideais para o objetivo da sua empresa e para o seu número de participantes.

O que não pode faltar na sala de reunião

Algumas questões são básicas e devem ser observadas quando você buscar por salas de reunião para alugar, seja por hora ou diária:

  • Internet corporativa de alta velocidade
  • Televisão e cabo HDMI
  • Lousa para anotações
  • Iluminação adequada
  • Espaço amplo para circulação e conforto dos participantes.

Além disso, claro, não pode faltar a água geladinha e um bom café, certo?!

Para você entender a influência do espaço para uma reunião mais produtiva, pense comigo: caso você seja um profissional que trabalha home office, receber seus clientes e fornecedores em casa ou em locais abertos, sem controle de distrações e barulhos pode causar um desconforto e fazer com que a sua reunião perca potencial e não passe o profissionalismo adequado.

Há maneiras rápidas e simples de encontrar e utilizar sob demanda uma sala de reunião que auxilie você a realizar uma reunião produtiva, com uma boa localização e recursos para você e os demais participantes se encontrarem.

Uma delas é a busca e locação de sala de reunião em plataformas online, onde você tem várias opções de escolha, de acordo com o seu tipo de reunião, região e necessidades de acomodação.

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4. Finalize a reunião produtiva com um plano de ação

Com todos os pontos acima organizados e definidos, agora é hora de realizar a sua reunião produtiva, efetivamente, e concluir da melhor forma possível! Para isso, é importante definir: as pautas foram concluídas? Ou há próximas etapas e ações a serem realizadas?

Para controlar estas definições, nomeie as ações e defina a pessoa responsável a realizar cada tarefa discutida. Decidam juntos um prazo para o cumprimento do item e defina, verbalmente, o que será levado em consideração para que o item seja considerado como concluído com o responsável (deixar claro o KPI - Key Performance Indicator, para que a tarefa seja cumprida).

Assim, você define os prazos de entrega e ações para uma próxima reunião, já pautando o que será debatido. Para agendar o próximo encontro, aproveite o momento em que todos estão atentos e concilie as agendas; se todos estiverem disponíveis, vale já realizar uma nova reserva de sala de reunião online.

Fazer uma reunião produtiva requer ações simples de serem implantadas, mas que exigem organização, disciplina e capacidade de gerenciar pessoas.

Busque saber qual o objetivo da sua reunião: reunião interna, treinamentos, entrevistas e brainstorms são alguns dos tipos de reunião que podem acontecer.

Aqui na Hero temos salas de reunião para estes e outros tipos de encontro, com aluguel por hora ou diária. Será um prazer receber você!

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Lana Nascimento
Líder de Marketing Digital

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