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4 dicas para realizar uma reunião produtiva

Dicas e etapas essenciais para realizar uma reunião produtiva com a sua equipe, clientes ou parceiros sem perder o foco! Leia mais aqui
 Lana Nascimento  |      21/02/20204 dicas para realizar uma reunião produtiva

Realizar uma reunião está na rotina de qualquer empresa para as mais diversas finalidades, mas realizar uma reunião produtiva ainda é uma dificuldade para muitos gestores e líderes de equipes.

E quando se trata de encontrar clientes ou parceiros, ter foco na produtividade é essencial para não perder o foco no negócio. Conheça 4 dicas para realizar uma reunião produtiva e tornar o seu dia a dia e o da sua empresa mais eficiente.

Como fazer uma reunião produtiva?

1. Trace o objetivo da sua reunião

O mais importante é saber quando realizar um reunião e se ela é realmente necessária, ou se pode ser resolvida com uma simples ligação ou troca de e-mails, quando se trata de reuniões internas. Se o ideal é se reunir, vão aí algumas dicas.

A preparação e definição de objetivo da reunião é a primeira dica para realizar uma reunião produtiva, que ajudará você na coleta e repasse das informações que deseja, sem distrações e com maior foco.

No caso de uma reunião interna, com membros da sua empresa ou sócios, busque deixar a pauta de reunião o mais clara possível com todos antes ou no momento do agendamento, para que saibam priorizar os debates que devem acontecer e definições para atingir objetivo desta reunião.

Responder às seguintes perguntas pode ajudar você a chegar a uma conclusão sobre o objetivo da reunião:

  • Qual problema desejo resolver?
  • O que eu desejo discutir nesta reunião?
  • Quais resultados e ações eu desejo ter claros ao fim da reunião?

No caso de uma reunião com clientes ou fornecedores, a lógica é a mesma: busque deixar bem claro o objetivo, seja o de apresentar um projeto ou produto ou indicadores de atuação específicos ao cliente - informe desde o início qual o foco, para que todos estejam cientes e saibam exatamente as informações que receberão na reunião.

2. Planeje a reunião

Organizar, planejar e preparar a sua reunião com antecedência garante a eficiência e produtividade. Vale seguir algumas regras básicas:

Defina as pautas da reunião

Com o objetivo da sua reunião definido, agora chegou a hora de planejar quais serão as pautas e assuntos que nortearão a conversa para solucionar a questão principal. Ter os assuntos bem definidos e contextualizados deixa bem mais fácil todos manterem foco na discussão.

As pautas da reunião devem ser estabelecidas com antecedência, assim como a ordem de importância dos subtemas a serem abordados - estabelecer essa sequência de discussão garantirá que os assuntos mais importantes sejam discutidos primeiro e não sejam esquecidos.

Uma boa dica é pontuar essas pautas antes mesmo da reunião começar, via e-mail ou no próprio convite do calendário, pois garante que os participantes já venham preparados para as discussões futuras. Para garantir ciência de todos sobre o rumo das discussões, durante a própria reunião, busque deixar a pauta visível, seja escrita em um quadro já montado, em uma lousa branca ou em uma apresentação na TV, por exemplo.

Defina o tempo para cada pauta

Com os subtemas da pauta definidos, você deve propor o tempo de discussão de cada um deles. Isso garantirá o foco e fará com que o tempo não seja desperdiçado com assuntos que não dizem respeito àquele encontro.

Em etapas:

  • Indique o tempo máximo de reunião
  • Divida o tempo por complexidade e importância dos subtemas:
    • Para assuntos relevantes que exigem mais participação dos convidados para a reunião, deixar mais tempo e abordar primeiro
    • Para temas mais pontuais e que não demandem tanta discussão, defina menos tempo e deixe para o final
  • Se for uma reunião interna, somente com integrantes da sua equipe, aumenta o risco de perderem o foco ao discutirem questões paralelas. Vale, nestes casos, que você (ou outra pessoa) seja o "timekeeper" (dono do tempo) com um relógio online marcando os minutos para cada fase. Assim, todos se concentrarão em cumprir as regras, sem beneficiar uma ou outra voz mais ativa na discussão.

Escolha os participantes certos

Forme o time participante da reunião apenas com aqueles que agregarão real valor para as pautas em discussão. Caso você opte por membros que não estão envolvidos no projeto ou nas pautas, irá desperdiçar tempo do seu colaborador e, possivelmente, desfocar com contextualizações para quem não está "por dentro" do assunto.

O ideal é que cada participante tenha conhecimento prévio sobre os temas para contribuir com as discussões, mantendo o foco da reunião e uma participação ativa e significativa de todos os participantes. 

3. Escolha o local ideal para sua reunião produtiva

Com objetivo e pautas definidos, agora é importante escolher o local ideal para a sua reunião acontecer. É importante fugir de distrações e escolher um modelo de sala que garanta a infraestrutura e comodidade ideais para o objetivo da sua empresa e para o seu número de participantes.

Pense bem, caso você seja um profissional que trabalha home office, receber seus clientes e fornecedores em casa ou em locais abertos, sem controle de distrações e barulhos pode causar um desconforto e fazer com que a sua reunião perca potencial e não passe o profissionalismo adequado.

Há maneiras rápidas e simples de encontrar e utilizar sob demanda uma sala de reunião que auxilie você a realizar uma reunião produtiva, com uma boa localização e recursos para você e os demais participantes se encontrarem.

Uma delas é a busca e locação de sala de reunião em plataformas online, onde você tem várias opções de escolha, de acordo com o seu tipo de reunião, região e necessidades de acomodação.

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4. Finalize a reunião produtiva com um plano de ação

Com todos os pontos acima organizados e definidos, agora é hora de realizar a sua reunião produtiva, efetivamente, e concluir da melhor forma possível! Para isso, é importante definir: as pautas foram concluídas? Ou há próximas etapas e ações a serem realizadas?

Para controlar estas definições, nomeie as ações e defina a pessoa responsável a realizar cada tarefa discutida. Decidam juntos um prazo para o cumprimento do item e defina, verbalmente, o que será levado em consideração para que o item seja considerado como concluído com o responsável (deixar claro o KPI - Key Performance Indicator, para que a tarefa seja cumprida). 

Assim, você define os prazos de entrega e ações para uma próxima reunião, já pautando o que será debatido.  Para agendar o próximo encontro, aproveite o momento em que todos estão atentos e concilie as agendas; se todos estiverem disponíveis, vale já realizar uma nova reserva de sala de reunião online.

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Fazer uma reunião produtiva requer ações simples, mas difíceis de serem implantadas, pois exigem organização, disciplina e capacidade de gerenciar pessoas.

Busque saber qual o objetivo da sua reunião: reunião interna, treinamentos, entrevistas e brainstorms são alguns dos tipos de reunião que podem acontecer.

Esperamos que você tenha aproveitado nossas dicas! Compartilhe nas redes sociais e contribua para mais reuniões produtivas! 😀

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Lana Nascimento
Product Owner - Company Hero