As 5 melhores dicas para realizar uma reunião produtiva

Confira dicas e etapas essenciais para realizar uma reunião produtiva com a sua equipe, clientes ou parceiros sem perder o foco! Coloque em prática agora mesmo.
 Lana Nascimento  |      21/02/2020
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A aproximação com a equipe é um pilar importante na rotina de todas as empresas. É por isso que buscar dicas para uma reunião produtiva irá te ajudar a lidar com dificuldades que surgem no dia a dia de muitos gestores e líderes de equipes.

A pandemia de Covid-19 fez com que as pessoas migrassem para as reuniões virtuais. “Estão vendo a minha tela?”, foi uma das frases mais ditas dos últimos tempos, não é mesmo? Embora os encontros virtuais tenham se tornado comuns, muitas empresas estão retomando as atividades presenciais, o que faz surgir um novo formato de reuniões: o modelo híbrido.

Seja qual for o formato de reunião preferido da sua equipe, é preciso ficar atento às boas práticas para extrair o melhor das pessoas e aproveitar ao máximo o tempo reservado com colaboradores e clientes. Saiba que reuniões produtivas não são as mais longas, mas sim as mais assertivas!

Ter foco na produtividade é essencial para não perder o objetivo da conversa. Confira as recomendações para realizar uma reunião produtiva e analise o que pode ser melhorado para tornar o seu dia a dia e o da sua empresa mais eficiente.

Como fazer uma reunião produtiva?

Sem mais delongas, vamos logo às 4 dias para uma reunião produtiva. Papel e caneta em mãos? Então anote e comece a praticar já no próximo encontro. Valendo!

1. Defina o objetivo da sua reunião

O primeiro passo é saber se a reunião é realmente necessária. Caso envolva pessoas do mesmo time, reflita se o assunto pode ser resolvido em uma simples ligação ou troca de e-mails. Chegando à conclusão de que é preciso fazer a reunião, siga em frente.

Defina o objetivo da conversa, pois isso te ajudará na coleta e repasse das informações que deseja, sem distrações e com maior foco. Reuniões produtivas são aquelas em que os participantes entendem a importância de estarem ali.

No caso de uma reunião interna, com membros da sua empresa ou sócios, deixe a pauta de reunião o mais clara possível com todos antes ou no momento do agendamento, para que saibam priorizar os debates que devem acontecer para atingir o objetivo da reunião.

Responder às seguintes perguntas te ajudará a chegar a uma conclusão sobre o objetivo da reunião da empresa:

  • Qual problema desejo resolver?
  • O que eu desejo discutir nesta reunião?
  • Quais resultados e ações eu desejo ter claros ao fim da reunião?

No caso de uma reunião com clientes ou fornecedores, a lógica é a mesma: alinhe os objetivos, seja o de apresentar um projeto, um produto ou indicadores de atuação específicos ao cliente. Informe desde o início qual o foco, para que todos estejam cientes e saibam exatamente as informações que receberão na reunião.

2. Planeje a reunião

Organizar, planejar e preparar a sua reunião com antecedência garante eficiência e produtividade. Vale seguir algumas regras básicas:

Como preparar uma reunião mais produtiva

Com o objetivo da sua reunião definido, agora chegou a hora de planejar quais serão as pautas e assuntos que nortearão a conversa para solucionar a questão principal. Contextualize os assuntos para que todos mantenham foco na discussão.

Olhe para a etapa do planejamento com carinho, pois ela é muito importante para definir os rumos que a reunião tomará.

Escolha bem as pautas da reunião

As pautas da reunião devem ser estabelecidas com antecedência, assim como a ordem de importância dos subtemas a serem abordados - estabelecer essa sequência de discussão garantirá que os assuntos mais importantes sejam discutidos primeiro e não sejam esquecidos.

Uma boa dica é pontuar essas pautas antes mesmo da reunião começar, via e-mail ou no próprio convite do calendário, para que os participantes estejam preparados para as discussões futuras. Para garantir ciência de todos sobre o rumo das discussões, durante a própria reunião, busque deixar a pauta visível. Vale escrever em um quadro já montado, em uma lousa branca ou em uma apresentação na TV!

Defina o tempo para cada pauta

Com os subtemas da pauta definidos, proponha o tempo de discussão de cada um deles. Isso garantirá o foco e fará com que o momento não seja desperdiçado com assuntos que não dizem respeito àquele encontro.

O planejamento da reunião em etapas:

  • Indique o tempo máximo da reunião
  • Divida o tempo por complexidade e importância dos subtemas:
    • Comece pelos assuntos relevantes que exigem mais participação dos convidados para a reunião e deixe mais tempo para eles.
    • O tempo para temas mais pontuais e que não demandam tanta discussão pode ser menor, já no final do encontro.
  • Em uma reunião com colaboradores, o risco de perderem o foco ao discutirem questões paralelas é maior. Tenha um timekeeper (dono do tempo) com um relógio online marcando os minutos para cada fase, pode ser você ou outro colega. Assim, todos se concentram em cumprir as regras, sem beneficiar uma ou outra voz mais ativa na discussão.

Regra para reuniões produtivas: escolha os participantes certos

Forme o time participante da reunião apenas com aqueles que precisam mesmo estar ali. Convidar membros que não estão envolvidos no projeto ou nas pautas irá desperdiçar tempo do seu colaborador e aumentar a duração do encontro com contextualizações para quem não está por dentro do assunto.

O ideal é que cada participante tenha conhecimento prévio sobre os temas para contribuir com as discussões, mantendo o foco da reunião e uma participação ativa e significativa de todos os participantes.

3. Escolha o local ideal para sua reunião produtiva

Com objetivo e pautas definidos, escolha o local ideal para a sua reunião acontecer. É importante fugir de distrações e buscar um modelo de sala com a infraestrutura e comodidade ideais para o objetivo da sua empresa e o número de participantes.

O que não pode faltar na sala de reunião

Algumas questões são básicas e devem ser observadas quando você buscar por salas de reunião para alugar, seja por hora ou diária:

  • Internet corporativa de alta velocidade
  • Televisão e cabo HDMI
  • Lousa para anotações
  • Iluminação adequada
  • Espaço amplo para circulação e conforto dos participantes.

Não podemos esquecer do café e da água geladinha, que não podem faltar em uma boa reunião, não é mesmo?

Para entender a influência do espaço para uma reunião mais produtiva, pense da seguinte forma: caso você seja um profissional que trabalha home office, receber seus clientes e fornecedores em casa ou em locais abertos, sem controle de distrações e barulhos pode causar um desconforto. Isso prejudica o bom andamento da sua reunião, além de não passar o profissionalismo adequado.

Há maneiras rápidas de encontrar e utilizar sob demanda uma sala de reunião para realizar uma reunião produtiva, com uma boa localização e recursos úteis para o encontro. Uma delas é a busca e locação de sala de reunião em plataformas online, onde tem várias opções de escolha, de acordo com o seu tipo de reunião, região e necessidades de acomodação.

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4. Abra espaços para opiniões

Uma reunião em que só o gestor fica lá na frente falando por horas e horas pode ser cansativa e desmotivadora. É importante que todos os participantes sejam envolvidos nas conversas e, mais do que isso, sejam incentivados a falar. Entre todas as dicas para uma reunião produtiva, grave essa na cabeça: as pessoas querem se sentir pertencentes.

Se os convidados para a reunião sentem que sua presença ali faz diferença, eles colaboram mais, trazem informações valiosas e perdem menos o foco. Isso fará com que sua reunião seja mais curta e melhor aproveitada.

5. Finalize a reunião produtiva com um plano de ação

Se você seguir à risca as sugestões, suas reuniões serão melhores. Para fechar com chave de ouro, faça um fechamento, respondendo as perguntas: as pautas foram concluídas? Quais são os próximos passos?

Para controlar as definições, nomeie as ações e defina a pessoa responsável por cada tarefa discutida. Decidam juntos um prazo para o cumprimento do item e conversem sobre o que será levado em consideração para a conclusão da tarefa. Deixe claro o KPI - Key Performance Indicator, para que a atividade seja cumprida.

Assim, você define os prazos de entrega e ações para uma próxima reunião, já pautando o que será debatido. Para agendar o próximo encontro, utilize o momento em que os participantes estão atentos e conciliem as agendas. Se todos estiverem disponíveis, aproveite para agendar uma nova data na reserva de sala de reunião online.

Fazer uma reunião produtiva requer ações simples de serem implantadas, mas que exigem organização, disciplina e capacidade de gerenciar pessoas.

Busque saber qual o objetivo da sua reunião: reunião interna, treinamentos, entrevistas e brainstorms são alguns dos tipos de reunião que podem acontecer.

Aqui na Hero temos salas de reunião para estes e outros tipos de encontro, com aluguel por hora ou diária. Será um prazer receber você!

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Lana Nascimento
Líder de Marketing Digital

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