Campus Inc agora é Company Hero! Nova marca e soluções para sua empresa, sempre simples, online e sem burocracia.

Gerenciamento de tempo: como manter a produtividade em momentos de crise

Saber gerenciar o tempo da melhor maneira é essencial nos dias atuais. Conheça as melhores ferramentas e práticas para te ajudar na sua gestão do tempo.
 Frederico Foini  |      12/04/2020gerenciamento-de-tempo

O gerenciamento de tempo é essencial para você e sua empresa, especialmente em momentos de crise econômica, social ou organizacional. É o que vai te ajudar a não perder produtividade e se manter organizado em qualquer situação.

Em outras palavras, podemos até dizer que alcançar objetivos sem gestão de tempo fica bem mais difícil.

Todos queremos aproveitar ao máximo as 24h de um dia, não é mesmo? Algumas pessoas conseguem alcançar mais felicidade, produtividade e sucesso sem adicionar nenhuma hora a mais no seu dia.

É uma verdadeira habilidade!

Neste artigo, vamos conversar sobre o que é fundamental você fazer para gerenciar bem o seu tempo e manter a produtividade.

E fica tranquilo: a gente já sabe que tem muito material por aí sobre o mesmo tema. A maioria desses materiais são muito repetitivos e queremos te dar uma alternativa a eles. Aqui, vamos te dar dicas que você pode aplicar agora mesmo.

Nossas dicas te ajudarão tanto para fazer home office quanto para gerenciar o tempo na empresa. Serão úteis no dia a dia e até em momentos de emergência!

O que é gerenciamento de tempo?

Gerenciamento de tempo é a forma como usamos o nosso tempo de forma a maximizar a produtividade e alcançar determinados objetivos de longo prazo.

Para gerenciar o seu tempo, busque o equilíbrio

A primeira e principal dica que temos para te dar tem muito a ver com a sua qualidade de vida. Encontrar o equilíbrio é fundamental! Mas como assim?

Um dos principais desafios dos empreendedores não é só como ser mais produtivo num mercado tão exigente como o de hoje. Mas também como fazer isso sem prejudicar a própria saúde.

Portanto, um primeiro passo rumo ao gerenciamento de tempo de sucesso tem a ver com como você encontra o equilíbrio entre a sua vida pessoal e profissional.

Outro fator que ajuda com isso é como você gerencia seus hábitos. Para ser eficiente nisso, existem algumas etapas.

4 hábitos para melhorar a produtividade e administrar o tempo

1. Tenha uma rotina

É importante ter uma rotina de trabalho e ser fiel a ela. Isso tem a ver com organizar seus hábitos. Busque definir quais são hábitos fundamentais e importantes e quais não são.

Outra dica que pode ajudar nisso é realizar as suas tarefas mais importantes pela manhã. Aproveite o descanso do corpo para realizar tarefas complexas e a partir daí se motivar a desenvolver suas outras atividades ao longo do dia.

2. Bloqueie distrações e não seja multitarefa

Isso inclui:

  • Desligar as notificações das redes sociais
  • Agendar um horário certo para responder e-mails
  • Priorizar o WhatsApp apenas para a sua equipe/colegas e emergências

As distrações podem acabar te atrapalhando e reduzindo a sua produtividade. Fique atento com elas!

Também é fundamental evitar cair na tentação de dividir tarefas. Procure focar em apenas uma tarefa por vez. Isso ajuda muito, principalmente se estiver em home office. Cuidado: ser multitarefa não é ser mais produtivo!

3. Faça pausas e exercícios

Tanto no escritório quanto em home office, fazer pausas é muito importante. Separe momentos do dia para relaxar a mente. E quando estiver trabalhando, faça pequenas pausas.

A técnica Pomodoro pode te ajudar nisso. Ela consiste em: 25 minutos de alta intensidade e 5 minutos de pausa, intercalados. A cada 4 pomodoros, faça uma pausa maior de 30 minutos.

Exercitar-se também te ajuda de muitas formas. E uma delas é no trabalho. Priorize a saúde do corpo, e isso te ajudará a encontrar o equilíbrio, diminuir o stress e aumentar a produtividade.

4. Defina regras

Também é muito válido definir regras pessoais e para a sua equipe. Rafael Wild, especialista em Otimização de Performance Digital da Company Hero, destacou a importância disso:

rafael-wild

“As horas em frente ao computador não são sinais de eficiência. Um time remoto precisa trabalhar por objetivos compartilhados e alinhar as expectativas do que se espera de cada um.

Combine previamente com sua equipe os horários para começar e terminar o dia, realize calls de followup do trabalho e defina os diferentes canais onde a comunicação sobre avisos, pautas e projetos deve acontecer.”.

Como fazer gerenciamento de tempo?

Existem técnicas para melhorar a sua gestão de tempo. Queremos te passar algumas delas. Acompanhe a seguir:

1. Estabelecer objetivos

Um primeiro passo é reconhecer a relevância de ter objetivos claros, bem definidos e que te ajudarão a evoluir no trabalho.

Por exemplo, só 3% dos entrevistados de um estudo da Escola de Negócios de Harvard haviam estabelecido metas e objetivos para a sua carreira a longo prazo.

O resultado, 10 anos depois, foi que esses 3% estavam lucrando cerca de 10x mais do que 97% dos demais entrevistados.

Agora pense num ambiente organizacional, quão grande não seria a diferença positiva que isso poderia gerar!

Além de considerar o estabelecimento de objetivos, você precisa saber fazer isso. Quer dizer que existem as formas certas e erradas de estabelecer objetivos.

Para fazer isso, você pode se apoiar em métodos. Um deles é o SMART.

2. Método SMART

O método SMART pode ser uma opção para visualizar melhor os seus objetivos nesse momento de busca por gerenciar melhor seu tempo.

Trata-se de um acrônimo, que funciona como uma ferramenta para te ajudar a definir corretamente seus objetivos.

SMART significa que seu objetivo ou meta deve ser específica (specific), mensurável (measurable), alcançável (achievable), relevante (relevant) e temporal (time-based).

3. Encontre um sistema de gestão de tempo

Além do método para definição de objetivos, você também pode precisar de um sistema para gerenciar o seu tempo.

Eles te ajudam a saber priorizar e definir quais tarefas são mais e menos importantes no processo de alcançar esse objetivo.

Um sistema que faz isso é, por exemplo, o dos 4 quadrantes, criado por Stephen Covey. Ele propõe a divisão de atividades em 4 quadrantes, baseados em grau de urgência e importância:

  • Urgente (1) -> Importante (2) -> Ambos (3) -> Nenhum dos dois (4)

A sugestão é que você deve focar mais naqueles que não são tão urgentes, mas importantes (quadrante 2).

4. Faça auditorias

Outra dica é fazer uma auditoria de como você efetivamente gasta seu tempo durante o dia. Pode acontecer de ter uma diferença muito grande entre o que você se propõe a fazer e o que realmente faz.

Para quem trabalha como home office, essa é uma dica de ouro. Você pode fazer anotações ou ainda baixar aplicativos que te ajudam com isso. O ideal é que você anote por uma semana suas atividades e, ao final, se pergunte:

- O que foi feito?
- Houve desperdício de tempo com algo?
- O tempo foi bem aproveitado?

No final da semana, você vai conseguir observar onde gastou mais tempo e em quais quadrantes se dedicou mais!

Pronto(a) para administrar melhor o seu tempo?

Neste artigo, falamos sobre os principais pontos da gestão de tempo:

  • O que é
  • Mudança de hábitos para melhorar a produtividade
  • Técnicas para gerenciamento de tempo
  • Ferramentas para controle de tempo

Esperamos que tenha aproveitado as dicas, e possa gerenciar melhor o tempo na empresa ou no trabalho remoto.

Em tempos de crise, esse conhecimento é ainda mais necessário, não é?

Outra habilidade que pode te ajudar é saber monitorar os seus concorrentes. Você sabe o que é isso? Sabe como fazer, na prática?

Veja este outro artigo e conheça mais sobre como monitorar a concorrência!

foto_fred.png
Frederico Foini
Copywriter - Company Hero