Como se preparar para uma reunião de negócios com 11 dicas

Se preparar para uma reunião de negócios é essencial se você quer garantir sucesso no encontro. Especialmente com clientes, a preparação possibilita que você aborde tudo que precisa com calma, objetividade e cativando quem te ouve.

Mas há várias coisas que devem ser pensadas para preparar uma reunião de sucesso. Desde a sua apresentação e comunicação até o espaço onde será o encontro, tudo precisa ser planejado com antecedência.

Para te ajudar nessa missão, neste artigo, vou te apresentar 11 dicas para se preparar para reuniões proveitosas:

• Conheça seu cliente;
• Aperfeiçoe sua imagem pessoal;
• Atente-se à sua comunicação;
• Prepare a ata da reunião;
• Abra espaço para perguntas;
• Apresente o programa da reunião;
• Prepare o material necessário;
• Destaque seus pontos fortes;
• Atente-se ao tempo programado;
• Se possível, encontre-se presencialmente;
• Garanta um espaço apropriado.

Continue a leitura e se prepare para suas próximas reuniões.

1- Conheça seu cliente

Para começar a se preparar para uma boa reunião de negócios, você precisa pesquisar seu cliente. Tanto informações sobre a empresa quanto sobre a pessoa com quem vai se encontrar são importantes.

Com informação, é muito mais fácil prever as possíveis objeções que seu cliente tenha quanto ao negócio. Além disso, facilita na criação de conexões. No mundo dos negócios, isso é essencial para garantir bons acordos.

Por isso, procure entender pelo menos o básico sobre a história da empresa, o momento atual dela e, se necessário, levantar perguntas importantes sobre o negócio do seu cliente. Além de te ajudar a ter mais compreensão sobre ele, isso mostrará seu interesse na parceria.

2- Aperfeiçoe sua imagem pessoal

Sabe a história de que a primeira impressão é a que conta? Numa reunião de negócios, essa primeira impressão pode ser construída pela sua imagem pessoal também.

Então, garanta que você está com uma roupa alinhada e apropriada para a ocasião. Isso não quer dizer que você precisa usar terno e gravata, por exemplo, mas peças que transmitem confiança e importância àquele momento.

Mesmo que você opte por uma reunião online, diante da câmera, é importante transmitir uma imagem receptiva e de confiabilidade, que transmita autoridade naquilo que você faz. E não se engane, isso não vai impactar somente a forma como seu cliente te percebe, mas na sua autoconfiança também.

3- Atente-se à sua comunicação

Numa reunião de negócios, é essencial dar atenção à sua comunicação. É por meio dela que você poderá apresentar suas ideias e ter certeza de que seu cliente entendeu o que você quis passar a ele.

Primeiramente, tenha certeza de que está falando em uma boa altura para garantir que todos presentes te ouçam. Além disso, fale com segurança, mostrando que você sabe todos os seus argumentos, ou seja, que não é algo decorado, mas um conhecimento que você tem.

Manter a objetividade também é importante, dessa forma, você evita que seu cliente fique com a sensação de que você não sabe do que está falando ou que só esteja tentando enrolá-lo.

A linguagem corporal também é importante, por isso, mantenha uma postura ereta e evite ficar de braços cruzados, isso pode passar a sensação de que você não está aberto à comunicação.

4- Prepare a pauta da reunião

Outra coisa para fazer ao se preparar para uma reunião de negócios é preparar a pauta de reunião. Isto é, montar um cronograma do que será discutido durante o tempo do encontro para garantir que será bem utilizado.

Nessa pauta, garanta que todos os temas a serem discutidos estejam contemplados. É interessante, se possível, delimitar o tempo que será disponibilizado para cada tópico. Isso ajuda a controlar a duração do encontro e evita que a reunião se prolongue.

5- Abra espaço para perguntas

Mesmo preparando a pauta da reunião e o que você precisa apresentar, é importante lembrar que uma boa comunicação é uma via de mão dupla. Assim, ao planejar as discussões a serem abordadas, deixe um tempo para que façam perguntas.

Afinal, é essencial que as pessoas esclareçam qualquer dúvida que fique sobre o que foi conversado e se sintam à vontade para isso.

Ao abrir um espaço para perguntas, ainda, você garante que as etapas planejadas aconteçam, pois todos vão saber que dúvidas específicas podem ser tiradas em um momento específico.

6- Apresente o programa da reunião

Com a pauta de reunião pronta, é hora de enviá-la para todos que participarão do encontro. Dessa forma, todos saberão do que se trata e poderão se preparar para as discussões.

Além disso, eles vão estar a par do tempo reservado para cada assunto e, se por acaso alguém entender que o tempo de um tópico é curto, poderá te informar para que possa reorganizar o planejamento.

7- Prepare o material necessário

Se você precisar de algum material para a reunião, tenha a certeza de deixá-lo pronto. Seja ele físico ou impresso, tenha tudo certo e em mãos dias antes do encontro para que possa revisá-lo e adaptá-lo se necessário.

Além de produzir arquivos para impressão ou apresentações online, lembre-se do que precisará para apresentá-los durante o encontro. Projetor, computador, televisão, lousa… Tudo deve ser preparado antes, dessa forma, você não é pego de surpresa durante a reunião.

8- Destaque seus pontos fortes

Ao apresentar seus pontos durante a reunião, lembre-se de destacar os seus diferenciais, ou de sua empresa, o que fizer sentido no momento. Isso não significa se gabar ou nada assim, mas destacar os benefícios que só o seu produto ou serviço podem entregar ao seu cliente.

Tente incluir esses pontos junto aos argumentos que você vai apresentar. Ainda, coloque pontos que já foram comprovados, como aqueles que outros clientes mesmo citam ou que já foram avaliados de alguma forma.

Isso garante mais credibilidade durante a apresentação, dessa forma, se alguém questioná-los, você terá como comprová-los.

9- Atente-se ao tempo programado

Sejamos sinceros, ninguém gosta de reuniões extremamente longas, certo? Exceder o tempo programado pode prejudicar a agenda dos envolvidos e, pior ainda, pode não ser proveitoso.

Mesmo que as discussões continuem acontecendo, após um certo tempo, é muito mais difícil prestar atenção ou até ser flexível em alguns pontos. Portanto, caso perceba que um tópico está se prolongando, tente passar para o próximo de forma educada. Caso seja um assunto importante, sugira que ele prossiga em um novo encontro.

10- Se possível, encontre-se presencialmente

As reuniões online se tornaram comuns com a ascensão do home office e do trabalho remoto nos últimos anos, especialmente após a pandemia da Covid-19. De fato, esse é um recurso prático para falar com quem está distante de você.

No entanto, a depender do tipo de negócio que você está fazendo, encontrar-se

presencialmente com seu cliente pode fazer diferença no acordo a ser fechado. Pessoalmente é muito mais fácil criar conexão com outra pessoa.

Além disso, demonstra o interesse e a importância que aquele encontro tem para você, o que soma pontos no relacionamento com o cliente.

11- Garanta um espaço apropriado

Se for possível fazer a reunião presencialmente, a última coisa que você precisa para se preparar para sua reunião de negócios é o espaço.

O mais indicado é estar em uma sala de reunião apropriada, com os equipamentos, o espaço e o conforto que você precisa. Caso não tenha um espaço assim disponível, a solução é simples: você pode alugar uma sala de reunião.

Esse serviço é bastante popular e a solução perfeita para quem não quer ter custos com um escritório fixo. Funciona assim: você escolhe uma empresa que oferece o serviço, encontra a sala ideal na sua cidade, faz a reserva e o pagamento e, pronto, já pode usar.

Mas é muito importante que o espaço escolhido seja suficiente para todos que participarão do encontro, além de que tenha os recursos que você precisa. Imagine fazer uma reunião onde seus convidados precisam ficar em pé ou o espaço seja muito quente? Com certeza não passa uma boa imagem.

Aqui na Company Hero, por exemplo, todas as salas são climatizadas e há opções para até 15 pessoas. É possível fazer treinamentos, apresentações, atendimentos individuais e por aí vai.

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Além disso, você conta com wi-fi disponível, água e café fresquinho. As salas, também, podem ter projetor, quadro branco e outros recursos, basta você conferir na nossa seção de aluguel de salas de reunião.

E esse é um serviço barato, pois você pode alugar tanto por hora como por dia, sem precisar bancar uma sala que você não usa. Prático, não é?

Seguindo esse passo a passo, você estará preparado para uma reunião de negócios de sucesso. Coloque-os em prática e tenha encontros cada vez mais produtivos com seus clientes!